Por Lucas Zem

Por que começar a implementar Lean em sua Instituição?

Seja uma empresa ou um órgão governamental, a busca pela eficiência operacional é fundamental para se manter competitivo em um mercado em constante evolução. Uma abordagem amplamente adotada é a aplicação dos princípios Lean, que visa eliminar desperdícios e promover uma cultura de melhoria contínua. Neste artigo, exploraremos por que é importante implementar o Lean em sua instituição, como dar os primeiros passos, garantir a sustentação das melhorias iniciais e identificar possíveis próximos passos para o futuro.

Um dos motivos que pode causar dúvida sobre a implementação do Lean é a ausência de exemplos palpáveis, pois simplesmente explicar Lean e afirmar que a implementação do Lean traz inúmeros benefícios para uma organização, independentemente de seu setor ou tamanho, pode não ser o bastante para convencer, portanto, aqui estão algumas razões convincentes para iniciar a jornada Lean em sua instituição:

a) Eliminação de desperdícios: O Lean posssui ferramentas que permitirão identificar e eliminar atividades desnecessárias, reduzindo custos e aumentando a eficiência dos processos.

b) Melhoria da qualidade: Ao focar na redução de erros e defeitos, o Lean fornece substrato para promover a melhoria da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela instituição.

c) Aumento da produtividade: Através da otimização dos processos, o Lean permite que as equipes trabalhem de forma mais eficiente, aumentando a produtividade geral.

d) Engajamento dos colaboradores: A mentalidade Lean incentiva a participação ativa dos colaboradores, proporcionando um ambiente de trabalho mais colaborativo e estimulante.

e) Melhoria do atendimento ao cliente: Com processos mais eficientes, a instituição poderá oferecer um melhor atendimento ao cliente, resultando em maior satisfação e fidelidade.

Por onde começar?

Uma vez que a implementação Lean foi decidida, é muito comum olhar para a metodologia com confusão, porque são tantas nuances, nomes, ferramentas etc, que dificilmente alguém conseguirá identificar uma sequência lógica de ações. Assim, visando iniciar a implementação do Lean em sua instituição de maneira eficiente, é importante seguir algumas etapas essenciais para a implementação de um projeto de melhoria simples, inicialmente sem forte utilização das ferramentas Lean, visando entender as etapas dos projetos de melhoria:

a) Implementação gradual: Como mencionado, comece implementando melhorias em pequena escala, em um departamento ou processo piloto. Isso permite avaliar os resultados e ajustar o plano antes de expandir para outras áreas.

b) Educação e treinamento: Forneça treinamentos gerais sobre os princípios Lean e sua aplicação prática. Todos os colaboradores devem entender os conceitos e estar engajados nesse processo de mudança.

c) Identificação de oportunidades: Realize uma análise de um dos processos existentes para identificar desperdícios e gargalos. Envolva os colaboradores que estão diretamente engajados nesse processos e receba feedbacks para obter insights valiosos.

d) Criação de um plano de ação: Com base nas oportunidades identificadas, desenvolva um plano de ação que contemple, pelo menos, uma declaração do problema, o porquê é um problema, ações a serem tomadas, quem será responsável, e como mensurar os resultados (indicadores).

e) Análise: Após implementadas as ações, deve-se analisar o impacto real de melhoria olhando para os indicadores. Pode ser que nesse primeiro momento os projeto ainda não tenha tanto impacto, por ser um piloto.

Dado esse primeiro passo, a equipe estará habituada à sequência lógica das etapas de projetos de melhoria e terá mais facilidade para entender as ferramentas Lean. Assim, é nesse momento que VSM, KanBan, PokeYoke, 5S, PDCA, etc serão introduzidos para a equipe por um consultor ou especialista (interno ou externo), que estará a par dos planos da instituição, tornando possível entender como essas ferramentas poderiam ter ajudado no projeto piloto. Com a equipe habituada às etapas de projetos de melhoria e introduzida às ferramentas específicas do Lean, passa a ser possível implementar projetos Lean de melhoria, seguindo o mesmo passo-a-passo acima, porém introduzindo as novidades estudadas.

Garantindo a sustentação das melhorias iniciais

Uma das principais preocupações durante a implementação do Lean é garantir que as melhorias iniciais sejam sustentáveis ao longo do tempo, por isso, é necessário se atentar a algumas práticas que podem ajudar nesse aspecto:

a) Comunicação eficaz: Mantenha todos os colaboradores informados sobre as mudanças implementadas e os resultados obtidos. Crie um canal de comunicação dedicado para compartilhar o progresso, desafios superados e lições aprendidas. Isso manterá todos engajados e motivados para sustentar as melhorias.

b) Envolvimento dos colaboradores: Incentive a participação ativa dos colaboradores, ouvindo suas ideias e opiniões. Eles são a melhor fonte de conhecimento sobre os processos e podem contribuir significativamente com insights e soluções inovadoras.

c) Monitoramento e feedback contínuo: Estabeleça indicadores para medir o progresso e acompanhar os resultados. Realize revisões regulares para avaliar o impacto das mudanças implementadas e fornecer feedback aos colaboradores envolvidos.

d) Cultura de melhoria contínua: Promova uma cultura que valorize a busca constante por melhorias. Encoraje a experimentação, o aprendizado com os erros e a adaptação de processos para otimização contínua. A maneira mais consagrada de fazer isso é através de recompensas, que podem ser simples, como reconhecimento interno através da publicação dos feitos do funcionário nos canais internos da instituição, ou mais complexas, como o estabelecimento de um sistema de recompensas financeiras.

Possíveis próximos passos dentro da mentalidade Lean

Uma vez que as melhorias iniciais tenham sido implementadas e sustentadas, é hora de explorar possíveis próximos passos para aprimorar ainda mais a mentalidade Lean em sua instituição. Algumas opções podem incluir:

a) Expansão para outras áreas: Identifique processos semelhantes em diferentes áreas da organização e estenda a implementação do Lean a essas áreas. Compartilhe as melhores práticas e lições aprendidas para acelerar o progresso.

b) Envolvimento de fornecedores e parceiros: Colabore com fornecedores e parceiros para promover a adoção de práticas Lean em toda a cadeia de suprimentos e/ou relacionamentos da instituição. Isso ajudará a reduzir desperdícios e criar uma rede de colaboração eficiente.

c) Aplicação cultural de ferramentas Lean avançadas: Conforme a mentalidade Lean se torna mais sólida na organização, a aplicação de ferramentas e técnicas avançadas, como Six Sigma, Kanban ou Value Stream Mapping, passará a ser parte da cultura da instituição, de modo que será difícil pensar em um projeto de melhoria sem relacionar essas ferramentas. Essa cultura podem impulsionar ainda mais a eficiência e a qualidade dos processos.

d) Aprendizado externo: Busque benchmarking com outras organizações que já tenham uma cultura Lean consolidada. Participar de conferências, visitar instituições de referência e trocar experiências com profissionais do Lean pode trazer insights valiosos para aprimorar suas práticas.

Recapitulando

A implementação da mentalidade Lean em sua instituição pode trazer uma série de benefícios, como a eliminação de desperdícios, a melhoria da qualidade, o aumento da produtividade e o engajamento dos colaboradores. Ao começar a jornada Lean, é fundamental educar, identificar oportunidades, criar um plano de ação e implementar gradualmente. Para garantir a sustentação das melhorias, comunique-se efetivamente, envolva os colaboradores, monitore o desempenho e promova uma cultura de melhoria contínua.

Com o tempo, é possível explorar próximos passos, como expandir para outras áreas, envolver fornecedores, aplicar ferramentas avançadas culturalmente e aprender com organizações de referência. A mentalidade Lean é uma jornada contínua, e cada etapa traz parte de um processo de evolução e aprimoramento constante. Ao adotar o Lean Office ou Lean Manufacturing, sua instituição estará no caminho certo para se tornar mais eficiente, competitiva e orientada para o cliente.

Lembre-se de que a implementação do Lean requer comprometimento, perseverança e liderança efetiva. A mudança pode encontrar resistência, mas com uma abordagem cuidadosa e focada nos benefícios, é possível superar os desafios e colher os frutos de uma instituição Lean.

Portanto, com esse passo-a-passo, pode não ser mais tão difícil começar agora mesmo sua jornada Lean e transformar sua organização em um ambiente de trabalho mais eficiente, produtivo e voltado para o sucesso contínuo. O Lean é uma mentalidade poderosa que pode impulsionar sua instituição para o próximo nível de excelência operacional.

Referências

WILSON, L. How To Implement Lean Manufacturing. [s.l.] McGraw Hill Professional, 2009.

WOMACK, J. P.; JONES, D. T.; ROOS, D. The machine that changed the world. London Etc.: Simon & Schuster, 2007.

Artigo elaborado por Lucas Daniel Zem Berbert, graduando de Engenharia de Produção pela EESC-USP, e pesquisador Lean Healthcare. Atualmente engajado em projetos de melhoria Lean Healthcare junto à Evoluta Administração.