Por Lucas Zem

Por que gerir a rotina?

Visando operar com qualidade, todo empreendimento deve gerir projetos de melhoria contínua, seja esse empreendimento uma empresa, um escritório, ou uma Instituição Pública. Projetos de melhoria contínua demandam diversos recursos humanos e materiais, mas há algo que frequentemente passa despercebido: Gestão da Rotina. Segundo (L. C. R. Carpinetti, 2022), a Gestão de Melhoria está intrinsecamente relacionada à Gestão da Rotina, porque um ambiente despadronizado, desorganizado, e pouco visual não possibilitará a criação de um ambiente propício ao desenvolvimento de projetos de melhoria adequados. Nessa perspectiva, a norma de Gestão da Qualidade ISO 9001 proporciona 3 principais tópicos que devem ser levados em consideração para gerir a rotina adequadamente: 5S, POPs, e Gestão Visual. Embora 5S, que segundo Monden (2015) é uma metodologia que objetiva a sistematização das atividades de limpeza, arrumação e organização dos postos de trabalho com intuito de melhorar a qualidade e produtividade, e Gestão Visual, que garante um ambiente de trabalho intuitivo e à prova de erros, sejam igualmente importantes, este artigo focará na importância da elaboração adequada dos POPs (Procedimentos Operacionais Padrão), os quais segundo (Colenghi, 2007) têm uma importância capital dentro de qualquer processo funcional cujo objetivo básico é rastrear operações e, mediante uma padronização, os resultados esperados por cada tarefa executada.

POPs na Gestão de Rotina

Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) são documentos essenciais na Gestão da Rotina, uma vez que têm como objetivo comunicar, integrar, treinar e conscientizar os colaboradores, sejam eles recém contratados ou não, além de estabelecer e padronizar a forma de trabalho. Para garantir a eficácia, os POPs devem incluir passo-a-passo das atividades, instruções detalhadas, orientações para controle e registro de resultados, diretrizes para manutenção rotineira planejada e outras informações relevantes. É recomendado evitar a elaboração de POPs excessivamente textuais e complexos, priorizando a comunicação visual por meio de fluxogramas, fotos, gráficos e indicações, a fim de proporcionar clareza e simplicidade. A criação dos POPs requer praticidade e conformidade com os padrões, o que exige esforço de liderança. No entanto, é importante gerenciar a burocracia decorrente desse processo, a fim de evitar desperdício de tempo e recursos. Isso envolve a gestão adequada das emissões, revisões e controle de versões dos POPs, considerando a confidencialidade das informações e a facilidade de consulta.

Problemas comuns na elaboração de Instruções de Trabalho

Quando as instruções de trabalho são criadas sem considerar os aspectos mencionados anteriormente, ou seja, quando são pouco claras, complexas de entender e predominantemente textuais, podem surgir problemas e impactos significativos. A falta de clareza pode resultar em erros e retrabalho, acarretando atrasos e redução da produtividade. Além disso, a complexidade excessiva e a predominância textual dificultam a compreensão e execução das tarefas, o que pode levar a falhas, insatisfação, e confusão por parte dos colaboradores, além de tornar as instruções menos acessíveis, especialmente para aqueles que têm preferência por uma aprendizagem visual. Assim, visando uma gestão eficiente da rotina, mostra-se fundamental adotar a abordagem explicitada anteriormente, priorizando a clareza, a simplicidade e a utilização de recursos visuais, e garantindo a eficiência e a eficácia das instruções de trabalho.

Impactos a longo prazo da elaboração adequada de POPs

Ao implementar POPs eficazes, a organização estabelece uma base sólida para projetos de melhoria contínua e aprimoramento da qualidade. Os POPs bem elaborados fornecem uma estrutura clara e padronizada para as atividades, o que facilita a identificação de áreas de aprimoramento e a implementação de mudanças positivas. Com instruções detalhadas e orientações precisas, os colaboradores têm uma compreensão clara de como executar suas tarefas de forma consistente e eficiente, resultando em maior eficácia operacional, redução de erros e retrabalho, e aumento da produtividade. Além disso, a padronização e a clareza dos POPs permitem que novos funcionários se integrem mais rapidamente às equipes de trabalho, acelerando o processo de treinamento e adaptação.

Por fim, a implementação de POPs adequados também contribui para a cultura da organização, promovendo a busca contínua pela excelência e a adoção de práticas de trabalho eficientes, visto que os POPs bem elaborados têm um impacto positivo a longo prazo, proporcionando uma base sólida para a melhoria contínua, o crescimento e a qualidade nos trabalhos realizados pela empresa.

Referências

CARPINETTI, L. C. R, Gestão da Qualidade, 2022, disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=m2Rnpzoum54

COLENGHI, Vitor Mature. O&M e qualidade total: uma integração perfeita. Rio de
Janeiro: Qualitymark,2007.

MONDEN, Y. Sistema Toyota de Produção: Uma abordagem integrada ao just-in-Time. Porto Alegre: Bookman, 2015.

Artigo elaborado por Lucas Daniel Zem Berbert, graduando de Engenharia de Produção pela EESC-USP, e pesquisador Lean Healthcare. Atualmente engajado em projetos de melhoria Lean Healthcare junto à Evoluta Administração.