Nem todo problema na prefeitura se resolve do mesmo jeito. Alguns pedem um procedimento padrão, outros pedem um especialista, e outros exigem testar para descobrir o que funciona. O framework Cynefin ajuda o gestor a distinguir esses casos antes de decidir. Veja a origem, como aplicar e um modelo para preencher.
O que é o Cynefin
O Cynefin (palavra galesa pronunciada mais ou menos como "kuh-NEV-in") foi desenvolvido por Dave Snowden a partir de 1999, quando trabalhava na IBM, inicialmente ligado à gestão do conhecimento. Em 2003, Cynthia Kurtz e Snowden publicaram a descrição detalhada. Em 2007, Snowden e Mary Boone apresentaram o modelo a executivos em um artigo da Harvard Business Review chamado "A Leader's Framework for Decision Making".
A ideia central é que a relação entre causa e efeito muda de um contexto para outro, e a forma de agir precisa mudar junto. O modelo tem cinco domínios.
- Claro (ou simples): causa e efeito são conhecidos. Resposta: perceber, categorizar e aplicar a boa prática.
- Complicado: causa e efeito existem, mas exigem análise ou perícia. Resposta: perceber, analisar e aplicar uma boa prática escolhida por especialistas.
- Complexo: causa e efeito só se veem em retrospectiva. Resposta: experimentar com testes seguros, perceber o resultado e responder.
- Caótico: não há relação clara. Resposta: agir primeiro para estabilizar, depois perceber e responder.
- Desordem (confusão): não se sabe em qual domínio se está. Resposta: dividir a situação em partes e classificar cada uma.
Por que funciona no setor público
A administração pública mistura os quatro tipos de problema. Emitir uma certidão é claro: segue-se o procedimento. Dimensionar um sistema de abastecimento é complicado: depende de engenharia. Reduzir a evasão escolar é complexo: muitos fatores interagem, e o que funciona em um bairro pode não funcionar em outro. Responder a uma enchente é caótico no início: é preciso agir para proteger vidas antes de analisar.
O erro mais comum é tratar o complexo como complicado, contratando um estudo definitivo e uma solução fechada, quando o melhor caminho seria testar pequeno e ajustar. O Cynefin dá um vocabulário para essa discussão e ajuda a evitar o excesso de planejamento onde ele não adianta, e a falta dele onde é essencial.
Como aplicar na prefeitura, passo a passo
- Descreva a situação. Em duas ou três frases, diga o que está acontecendo e o que se espera.
- Pergunte sobre causa e efeito. Sabemos o que acontece se fizermos X? Qualquer pessoa sabe? Só um especialista? Ninguém tem certeza?
- Classifique o domínio. Escolha um dos quatro, ou desordem se a equipe discorda. Em caso de desordem, divida o problema em partes.
- Escolha o tipo de resposta. Procedimento, perícia, experimento ou ação imediata, conforme o domínio.
- Defina como monitorar. No complexo, desenhe testes pequenos, com critérios de sucesso e de parada.
- Reclassifique com o tempo. Problemas mudam de domínio. Um experimento bem-sucedido pode virar procedimento.
Modelo para preencher
Use uma linha para cada situação. Adapte à realidade do seu órgão.
| Situação | Sabemos causa e efeito? | Domínio | Resposta escolhida | Como vamos monitorar |
|---|---|---|---|---|
| Claro / Complicado / Complexo / Caótico | ||||
Exemplo prático
Exemplo hipotético. Uma secretaria de educação enfrenta o aumento de faltas em uma escola. A equipe primeiro tenta resolver com um procedimento (comunicação padrão às famílias), supondo que o problema seja claro. Não funciona. Em seguida, contrata um levantamento, tratando o tema como complicado; o relatório aponta várias causas possíveis, sem uma resposta única. A equipe então reconhece o domínio complexo e decide realizar três experimentos pequenos em turmas diferentes: contato por mensagem, reorganização de horários e visita de acompanhamento. Depois de um bimestre, mantém o que melhorou a frequência e descarta o resto.
Como usar o Cynefin em reuniões de decisão
Uma forma prática de usar o modelo é abrir reuniões importantes com uma pergunta: em que domínio estamos? Peça que cada participante escreva em um papel a sua resposta, sem conversar, e revele todos ao mesmo tempo. A divergência é informação valiosa: indica que o grupo não compartilha a mesma leitura do problema, o que provavelmente é a causa de decisões que não pegam. Depois, discutam o que sabemos com segurança e o que apenas supomos. Também vale combinar sinais de alerta: se uma rotina que sempre funcionou começa a falhar, é sinal de que o contexto mudou e o procedimento padrão pode não bastar.
Erros comuns
- Procedimento para tudo. Tratar o complexo como claro gera normas que não pegam.
- Estudo definitivo para o complexo. A análise longa atrasa a ação e perde o contexto.
- Experimentar o que já é conhecido. Se há procedimento, use-o.
- Ficar no caos. Após estabilizar a crise, passe a analisar e a organizar.
- Usar como rótulo. O valor está na conversa da equipe sobre o que se sabe e o que não se sabe.
Perguntas frequentes
Cynefin é uma matriz de duas por duas?
Não. Os domínios têm fronteiras e a passagem entre eles é parte do modelo, inclusive o risco de cair do claro para o caótico quando a rotina é seguida cegamente.
Como saber se um problema é complexo?
Se especialistas discordam, se o resultado só faz sentido depois e se pequenas mudanças geram efeitos inesperados, provavelmente é complexo.
O que são testes seguros?
Experimentos pequenos, reversíveis e com baixo custo de falha, feitos para aprender antes de ampliar.
Dá para usar em câmaras municipais?
Dá. Temas como mudança de regimento, relação com a comunidade e comunicação em crise envolvem domínios diferentes e podem ser classificados do mesmo modo.
