Solução GovTech Em operação
Protocolo e Tramitação de Processos
Módulo de protocolo, tramitação, prazos e arquivo digital de processos administrativos.
Em resumo
O sistema de protocolo e tramitação de processos da Evoluta registra a entrada de cada processo com número, acompanha a passagem entre setores com histórico completo, controla prazos e guarda os documentos em arquivo digital. O gestor vê onde os processos acumulam e o cidadão pode consultar o andamento.
- Formato
- Plataforma com implantação e suporte
- Para quem
- Prefeituras · Câmaras Municipais · Autarquias · Consórcios públicos · Setores de protocolo e gabinetes
O desafio
Ninguém sabe onde o processo está nem há quanto tempo parou
Processos em papel passam de mão em mão sem registro claro da data, do responsável e do prazo. O cidadão pergunta pelo andamento e a resposta depende de alguém procurar. Documentos se perdem, prazos legais passam e o gestor não enxerga os gargalos.
Onde está o processo e há quanto tempo ele parou?
Em muitos órgãos, o processo administrativo ainda anda em papel, de mesa em mesa. O registro de quem recebeu, quando e por quê depende de anotações manuais. Quando o cidadão pergunta pelo pedido, alguém precisa sair procurando, e nem sempre encontra. Em prefeituras e câmaras com muitos setores, um único processo pode passar por várias mesas antes de uma decisão.
Esse modelo esconde os gargalos. Processos ficam parados num setor por semanas sem que o gestor saiba. Prazos passam, documentos se perdem e a administração tem dificuldade de explicar a demora. Para o controle e para a defesa do órgão, a falta de histórico é um risco a mais. A equipe também perde tempo atendendo telefonemas de quem só quer saber em que setor o pedido está.
Um sistema de protocolo e tramitação de processos dá número e registro a cada entrada e grava cada movimentação com data e responsável. Os documentos ficam anexados ao próprio processo, e os alertas apontam o que está parado. O gestor passa a decidir com base no que vê, e o cidadão recebe uma resposta clara sobre o andamento. O papel diminui, e o arquivo digital facilita encontrar qualquer documento anos depois.
O que a Evoluta faz
Como a Evoluta atua
Protocolo digital com número e registro de entrada
Tramitação entre setores com histórico completo
Controle de prazos e alertas de processos parados
Anexação e arquivo digital dos documentos
Consulta do andamento pelo cidadão, quando aplicável
Passo a passo
Como o trabalho acontece
-
Demonstração e escopo
O órgão conhece o módulo e define os setores e tipos de processo que entram primeiro.
-
Mapeamento dos fluxos
Os caminhos que cada tipo de processo percorre entre os setores são configurados no sistema.
-
Treinamento por setor
Protocolo, secretarias, gabinetes e assessoria jurídica aprendem a registrar, tramitar e anexar documentos.
-
Início da operação
Os novos processos passam a entrar pelo protocolo digital, com prazos e alertas ativos.
-
Suporte contínuo
O suporte acompanha o uso e os ajustes de fluxo, com atendimento definido em contrato.
O resultado
O que muda para o seu órgão
- Rastreabilidade de cada processo, do protocolo ao arquivamento
- Identificação dos setores em que os processos acumulam
- Menos papel e menos perda de documentos
O que você recebe
- Protocolo digital com número e registro de entrada
- Tramitação entre setores com histórico completo
- Controle de prazos e alertas de processos parados
- Anexação e arquivo digital dos documentos
- Consulta do andamento pelo cidadão, quando aplicável
- Treinamento das equipes de cada setor
Para quem é
- Prefeituras
- Câmaras Municipais
- Autarquias
- Consórcios públicos
- Setores de protocolo e gabinetes
Prefeituras, câmaras, autarquias e consórcios; protocolo, secretarias, gabinetes e assessoria jurídica.
Solução · GovTech
Receba mais informações sobre protocolo e tramitação de processos
Deixe seu contato e a equipe da Evoluta envia escopo, etapas, prazo e formato de contratação para a realidade do seu órgão.
- Proposta sob medida, sem compromisso
- Atendimento direto com a equipe técnica
- Para prefeituras, câmaras, autarquias, entidades e empresas
O cidadão consegue acompanhar o processo pela internet?
O módulo prevê a consulta do andamento pelo cidadão, quando aplicável ao tipo de processo. O que fica disponível para consulta pública é definido com o órgão.
Como o sistema mostra processos parados?
O controle de prazos emite alertas para processos que ficam tempo demais num setor. O gestor identifica onde os processos acumulam e pode agir sobre o gargalo.
Os documentos ficam guardados no próprio sistema?
Sim. Os documentos são anexados ao processo e ficam em arquivo digital, com o histórico de cada movimentação do protocolo ao arquivamento.
É preciso digitalizar todos os processos antigos?
A forma de tratar o acervo existente é definida no escopo da implantação. O órgão pode começar pelos novos processos e decidir como incluir os anteriores.
Solicitar demonstração ou proposta
Solicite uma proposta de "Protocolo e Tramitação de Processos" para a sua prefeitura, câmara, autarquia, fundação ou consórcio. A equipe da Evoluta apresenta uma demonstração, o escopo da implantação e o prazo para a realidade do seu órgão.
Também em GovTech & Produtos Digitais
Ver toda a área
