Em muitos órgãos, o contrato de serviço contínuo é renovado todo ano porque trocar dá trabalho, e não porque o fornecedor entrega bem. O Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), documentou em 2021 como a cidade de Gilbert, no Arizona, quebrou esse hábito. O relato está no Project Feature sobre a avaliação de desempenho de fornecedores e é uma boa referência para quem quer decidir prorrogações com dados.
A ideia em resumo
Gilbert queria ser referência em serviços ao morador e investia em decisões baseadas em dados. Mas os departamentos sentiam que às vezes pagavam por serviços medíocres ou ruins. A cidade não tinha estrutura para acompanhar sistematicamente o desempenho dos fornecedores, então os contratos eram renovados por padrão, sem considerar o histórico. Em alguns casos, a equipe conhecia relatos informais de problemas, mas não se sentia equipada para agir; em outros, simplesmente não sabia como o fornecedor ia. O texto cita um caso em que, por anos, a cidade manteve um fornecedor de coleta de resíduos que, sem que ela soubesse, descartava lixo biológico de forma ilegal.
O contexto era de poucos recursos: cerca de mil contratos tocados por uma equipe de apenas quatro compradores. A saída foi um sistema simples para avaliar os contratos mais importantes.
O que a pesquisa mostrou
Com apoio do GPL, a equipe de compras definiu as dimensões essenciais do desempenho, como qualidade, eficiência e custo, e criou um formulário para os departamentos avaliarem cada contrato de serviços profissionais, serviços não profissionais e bens. O escritório de governo digital montou um painel alimentado automaticamente pelas respostas. A cada trimestre, a cidade avalia 25% dos contratos, de modo que cada um é revisado ao menos uma vez por ano. Contratos com desempenho fraco passam por revisões adicionais e por reuniões de melhoria com o fornecedor.
O piloto começou por contratos de serviços profissionais, que recebiam muitas reclamações, e por valores altos e críticos para os moradores. Uma consulta aos departamentos identificou cerca de quinze contratos com dificuldades. A equipe trabalhou com os fornecedores para melhorar o desempenho e, em três casos, a cidade decidiu não continuar. Depois o sistema foi estendido a todos os departamentos. Compras reúne-se a cada seis meses com especialistas das áreas para pedir o preenchimento das avaliações dos contratos críticos, e qualquer dimensão que precise melhorar vira item de discussão. Em um exemplo do painel, 22 de 121 fornecedores estavam sinalizados na dimensão de pontualidade.
Segundo o relato, os departamentos acompanham sobretudo três medidas: capacidade de resposta, qualidade do trabalho e cumprimento do cronograma. Os contratos deixaram de ser renovados por padrão e, até aquele momento, três não foram renovados com base nos dados do sistema. A cidade também treinou equipes e distribuiu modelos de avaliação. Os autores avisam que ainda era cedo após o lançamento.
Como aplicar no Brasil
A Lei 14.133/2021 já pede a lógica: nos contratos de serviços e fornecimentos contínuos, a prorrogação exige previsão no edital e atestado da autoridade de que condições e preços seguem vantajosos, com possibilidade de negociar ou encerrar sem ônus (art. 107). O art. 88, §3º, prevê que o contratante avalie a atuação do contratado e emita documento com indicadores objetivos e eventuais penalidades; o §4º condiciona a anotação no registro cadastral à regulamentação do cadastro de atesto. A fiscalização é dever do fiscal do contrato (art. 117). Como fazer:
- Liste os contratos críticos. Escolha de 10 a 20 contratos de maior valor ou de maior impacto direto no cidadão, como coleta, transporte escolar, vigilância, limpeza, sistemas.
- Crie um formulário curto. Três a cinco dimensões, como qualidade, prazo, atendimento e custo, com escala e campo para comentários, preenchido pelo fiscal.
- Defina o ritmo. Avaliação trimestral para os mais críticos e semestral para os demais, com um painel simples, mesmo que seja planilha.
- Use a avaliação antes de prorrogar. Inclua o resultado no processo de prorrogação como parte da justificativa de vantajosidade.
- Dê chance de melhora. Contratos mal avaliados entram em reunião de melhoria com prazo. Penalidade e rescisão seguem o devido processo previsto na lei e no contrato.
- Treine fiscais. Sem fiscais capacitados e com tempo, a avaliação vira formulário preenchido às pressas.
Cuidados e limites
O relato é do próprio laboratório, qualitativo e de um município com estrutura de dados e de governo digital; em contratos menores, a avaliação deve ser proporcional. A página da Gilbert não apresenta números de melhoria no serviço, apenas movimentos de processo. No Brasil, a avaliação não substitui o contraditório e a ampla defesa em sanções, e a anotação no cadastro depende de regulamentação. Além disso, o formulário precisa ser objetivo, para evitar avaliações pessoais. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
Para colocar em prática, veja o sistema de gestão de contratos e fiscalização, o curso de capacitação para fiscais e gestores de contratos e a gestão de indicadores e resultados.
