Muitos órgãos coletam dados dos serviços que contratam, mas poucos os usam para decidir. É o que mostra um relato do Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), publicado como Data Doesn’t Speak For Itself: Using Data and Partnerships to Better Support Families, em 9 de novembro de 2022, sobre uma apresentação de Megan Toohey, diretora da área de Crianças e Famílias do laboratório, e Octavia Shaw, gerente do programa Families First DC. É um bom caso para quem quer aprimorar a gestão de contratos de serviços sociais.
A ideia em resumo
O argumento é que dados não se interpretam sozinhos: transformar números de desempenho em mudança de programa exige trabalho deliberado e conversa. Como diz Toohey, “People often say that the data speaks for itself, but it doesn’t.” O GPL defende a gestão ativa de contratos, em que o órgão usa dados com frequência e foco na ação para melhorar os serviços contratados, de forma colaborativa e contínua, e não só para verificar conformidade. Um guia do laboratório sobre o tema, Orienting Toward Outcomes (novembro de 2022, de Elena Hoffnagle e Hope Patterson), critica reuniões com fornecedores que viram relatório de status de mão única e propõe passar da lógica de conformidade para a de melhoria de desempenho, com trabalho colaborativo da reunião de início ao encerramento.
O que a publicação mostra
O texto relata um treinamento de outubro de 2022, para cerca de 40 pessoas, em uma conferência sobre apoio a famílias. Numa enquete, menos de uma em cinco disse sentir confiança em usar dados de desempenho para decidir sobre programas, e um participante admitiu que o grupo coleta dados, mas raramente os analisa.
O caso apresentado é o de Families First DC, rede de centros de apoio a famílias em Washington. Em reuniões de aprofundamento sobre se as necessidades das famílias estavam sendo atendidas, a equipe percebeu que comida foi o serviço mais pedido por quase nove meses durante a pandemia. Com os prestadores, bancos de alimentos financiados pela cidade e outras organizações, ampliou o acesso a alimentos nos centros. Segundo o texto, os centros receberam 500 mil dólares para programas de nutrição e educação, e um filantropo anônimo doou 100 mil dólares em cartões de supermercado. Um centro que antes oferecia apenas lanches distribuiu 200 caixas com frutas, legumes e uma proteína. O distrito diz que ainda trabalha na segurança alimentar. O relato não traz indicadores de mudança na insegurança alimentar das famílias e foi escrito pelo próprio laboratório, que desenvolveu o método.
Como aplicar no Brasil
A Lei 14.133/2021, art. 117, determina que a execução do contrato seja acompanhada e fiscalizada por fiscais designados, que anotam em registro próprio todas as ocorrências e determinam o que for preciso para regularizar faltas ou defeitos, informando os superiores quando a situação ultrapassar sua competência. O registro é o primeiro dado; a reunião é o que o transforma em decisão. Um roteiro para serviços contratados ou conveniados (alimentação escolar, transporte, serviços de saúde ou de assistência social):
- Reúna os dados que já existem. Ocorrências do fiscal, atendimentos registrados, reclamações da ouvidoria, pedidos mais frequentes dos usuários.
- Procure padrões, não casos isolados. O que mais se repete? Quanto tempo? Em quais unidades?
- Faça uma reunião mensal de aprofundamento com fiscal, gestor e preposto do prestador, com uma pergunta central: as necessidades das pessoas estão sendo atendidas?
- Chame parceiros da rede. Se o dado mostrar que o pedido principal é comida, transporte ou documentação, convide a secretaria de assistência, o banco de alimentos ou o setor de transporte para ajudar na resposta.
- Registre em ata as decisões, os responsáveis e os prazos, e confira na reunião seguinte.
- Mantenha o rito formal separado. Falhas graves seguem o processo de apuração previsto no contrato e na lei; a reunião de aprendizado não substitui a sanção, nem a sanção substitui a conversa.
Um teste simples de maturidade: pergunte à equipe de fiscalização se sente confiança em usar os dados para mudar o serviço. Se menos da metade disser que sim, comece pela capacitação.
Cuidados e limites
O texto do GPL é promocional e baseado em um único caso; a enquete tem poucas respostas e os depoimentos são anedóticos. Reuniões próximas entre fiscal e prestador exigem regras de integridade: ata, participação da chefia e nenhum tratamento privilegiado. Dados de famílias atendidas são pessoais e devem ser tratados de forma agregada, conforme a LGPD. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
Para organizar essa rotina, veja o sistema de gestão de contratos, o curso de capacitação para fiscais e gestores de contratos e o serviço de gestão de indicadores e resultados.
