Quantos dias leva, em média, uma licitação no seu município? Quantas propostas ela recebe? Quantas são canceladas? Muitos setores de compras não conseguem responder a essas perguntas sem uma semana de planilhas. O Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), reuniu em uma ferramenta de 2022, escrita por Rebecca Graffy com colaboradores, um menu de indicadores essenciais de desempenho em compras. É um bom ponto de partida para quem quer indicadores de compras públicas sem criar um sistema novo.
A ideia em resumo
O documento classifica cada indicador por quatro critérios. O primeiro é o pilar do quadro de excelência em compras do GPL: processo eficiente e justo, foco em resultados, equidade e função estratégica. O segundo é o nível de maturidade: iniciante, intermediário ou avançado. O terceiro é a etapa do ciclo (elaboração, abertura, avaliação e adjudicação, contratação). O quarto é a fonte de dados mais comum. A recomendação é que governos novos nesse caminho comecem pelos indicadores iniciantes, que medem processos e costumam ser possíveis com dados que já existem, às vezes com alguma manipulação.
O que o documento traz
No nível iniciante, a lista é curta e prática: tempo de ciclo (dias médios por etapa, por licitação), cancelamentos (percentual de certames sem contrato), repetições de licitação por cancelamento ou fracasso, taxa de resposta (propostas recebidas por certame) e taxa de certames competitivos (percentual com mais propostas que uma meta, como duas ou três).
No nível intermediário, entram a experiência de servidores e fornecedores, medida por pesquisa (por exemplo, percentual que recomendaria trabalhar com o governo), novos fornecedores contratados por ano, qualidade dos editais (percentual com metas e indicadores para o fornecedor), compreensão do edital pelo vencedor, participação e gasto com pequenos, locais ou diversos negócios, e capacitação de servidores.
No nível avançado, os indicadores olham o efeito: tempo de servidores economizado, recursos economizados ou realocados por contratações estratégicas, percentual de contratos prioritários que atingem ou superam as metas do edital, entregas no prazo, contratos com avaliação anual satisfatória, satisfação no trabalho e valorização das compras como ferramenta estratégica. O texto avisa que esses indicadores são mais difíceis de medir, têm horizonte mais longo e exigem, para a maioria dos governos, mais do que dados administrativos de rotina.
Como aplicar no Brasil
A Lei 14.133/2021 atribui à alta administração a governança das contratações, com processos e estruturas, inclusive de gestão de riscos e controles internos, para monitorar licitações e contratos (art. 11, parágrafo único). Um painel de indicadores é parte natural dessa tarefa. Passo a passo:
- Comece por três indicadores. Tempo de ciclo, taxa de cancelamento e número médio de propostas por certame. Dê a cada um um responsável e uma fonte.
- Aproveite o que existe. O sistema de compras, o processo administrativo eletrônico, planilhas de controle e o próprio calendário dos processos já registram as datas de cada etapa.
- Separe por tipo e por área. Média geral engana. Compare por modalidade, por secretaria demandante e por etapa; o gargalo costuma estar em um lugar só.
- Avance ao nível intermediário. Faça uma pesquisa curta com fornecedores e com os setores demandantes e acompanhe a participação de microempresas e empresas de pequeno porte, que a lei complementar manda tratar de forma diferenciada.
- Ligue a lista ao plano anual. O plano de contratações anual, previsto no art. 12, VII, permite ver o que vem pela frente e escolher as compras prioritárias, para as quais valem os indicadores avançados.
- Reúna a equipe todo mês. Em meia hora, olhe o painel, escolha uma ação e registre. Compartilhe com o controle interno, que também tem papel nas linhas de defesa descritas no art. 169.
Cuidados e limites
Os indicadores foram desenhados para governos estaduais e locais dos Estados Unidos; algumas categorias, como o gasto com empresas de grupos historicamente marginalizados, dependem de como cada país define e classifica esses fornecedores. No Brasil, a leitura natural é por porte (ME e EPP), local ou segmento, nos termos da lei e da regulamentação do ente. O documento é uma lista de sugestões, não traz valores de referência nem resultados medidos. Além disso, indicadores de prazo devem convivir com os prazos mínimos legais e com a qualidade da contratação: reduzir dias não pode significar pular etapas. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
Para estruturar o painel, veja o serviço de gestão de indicadores e resultados, o diagnóstico de maturidade de processos e o sistema de gestão de contratos e fiscalização.
