Toda prefeitura tem mais problemas do que recursos para resolvê-los. A matriz GUT é uma ferramenta de priorização popular nas organizações brasileiras: com três critérios e uma conta de multiplicação, ela transforma uma lista longa em uma ordem de ataque. Veja a origem, como aplicar na prefeitura e um modelo para preencher.
O que é a matriz GUT
GUT é a sigla de gravidade, urgência e tendência. Na literatura brasileira, o método é atribuído a Charles Kepner e Benjamin Tregoe, consultores norte-americanos conhecidos por seus trabalhos sobre análise de problemas e decisões. Vale uma ressalva: a maior parte dos textos que repetem essa atribuição são apostilas e materiais didáticos que citam uns aos outros, e não foi possível localizar uma publicação original dos autores com a matriz sob esse nome. Por isso, é mais prudente dizer que a ferramenta é associada a eles e consolidada na prática brasileira de gestão da qualidade.
Os três critérios são:
- Gravidade: o impacto do problema sobre a organização, as pessoas ou os resultados, inclusive o custo que ele representa.
- Urgência: o tempo disponível para agir. Quanto menos tempo, mais urgente.
- Tendência: a evolução provável do problema. Piora rápido, fica estável ou melhora sozinho?
Cada critério recebe nota de 1 a 5, com uma legenda descritiva. A prioridade é o produto das três notas (G × U × T), o que dá resultados de 1 a 125. Quanto maior o valor, mais cedo o problema deve ser tratado. Alguns órgãos públicos publicam suas próprias escalas, com o nível 5 de urgência correspondente a "ação imediata" e o de tendência a "piora imediatamente".
Por que funciona no setor público
Em órgãos públicos, as demandas chegam de todos os lados: vereadores, população, órgãos de controle, a imprensa. A matriz GUT oferece critério comum para decidir e registrar por que um problema foi priorizado. Isso reduz o "problema de quem grita mais", melhora a transparência da decisão e facilita a conversa entre áreas.
Um estudo de gestão municipal descreve o uso da matriz para classificar demandas por gravidade, urgência e tendência, permitindo alocação mais eficiente de recursos, com exemplo na gestão de resíduos sólidos. A ferramenta é muito citada também como apoio à etapa de planejamento do ciclo PDCA.
Limites: as notas são subjetivas. Dois grupos podem dar valores diferentes ao mesmo problema. Por isso, o valor da matriz está na discussão que ela provoca, e o resultado deve ser revisto com bom senso e dados.
Como aplicar na prefeitura, passo a passo
- Liste os problemas. Em frases objetivas, por exemplo, "filas no pronto atendimento" ou "atraso na emissão de alvarás".
- Defina a escala. Escreva o significado de cada nota de 1 a 5 para os três critérios, adaptada à sua realidade.
- Dê as notas em grupo. Reúna pessoas de áreas diferentes. Discuta as divergências e registre os motivos.
- Multiplique. Calcule G × U × T para cada problema.
- Ordene. Coloque do maior para o menor valor.
- Revise. Considere dados, custos e restrições legais. A matriz orienta, mas não decide sozinha.
- Transforme em plano. Para os primeiros da lista, detalhe causas e ações, por exemplo com Ishikawa e 5W2H.
Modelo para preencher
Adapte as escalas à realidade do seu órgão.
| Problema | Gravidade (1-5) | Urgência (1-5) | Tendência (1-5) | G × U × T | Ordem |
|---|---|---|---|---|---|
Legenda sugerida: 1 = muito baixa, 2 = baixa, 3 = média, 4 = alta, 5 = muito alta (para urgência, 5 = ação imediata; para tendência, 5 = piora rapidamente).
Exemplo prático
Exemplo hipotético, com notas ilustrativas. Uma secretaria administrativa lista três problemas. O primeiro, a falta de backup dos arquivos digitais, recebe gravidade 5, urgência 4 e tendência 4, somando 80. O segundo, o atraso na digitalização de processos antigos, recebe 3, 2 e 3, somando 18. O terceiro, a pintura da sala de atendimento, recebe 2, 2 e 2, somando 8. A ordem de ação é clara: primeiro o backup. O resultado também deixa registrado, para qualquer pessoa, por que a pintura ficou para depois.
Como reduzir a subjetividade das notas
Por dependerem de julgamento, as notas da matriz GUT podem variar muito entre pessoas. Para reduzir o problema, escreva a escala com exemplos concretos do seu órgão: o que significa gravidade 5 (por exemplo, risco à saúde ou ao descumprimento de obrigação legal) e gravidade 1 (incômodo sem efeito relevante). Peça que cada participante dê a nota antes de ouvir os demais e depois discuta as divergências maiores. Registre as justificativas e use dados sempre que existirem. Se dois problemas ficarem com pontuação próxima, use critérios adicionais, como custo da solução e prazo legal, para decidir.
Erros comuns
- Dar nota sozinho. A visão de uma só pessoa distorce. Use grupos diversos.
- Escala sem definição. Sem legenda, cada um interpreta o número de um jeito.
- Lista vaga. Problemas amplos demais, como "saúde", não podem ser pontuados.
- Seguir o número cegamente. A matriz não considera custo, viabilidade ou obrigações legais.
- Não revisar. Urgência e tendência mudam. Reaplique periodicamente.
Perguntas frequentes
A matriz GUT é oficial?
Não. É uma ferramenta de gestão difundida no Brasil. Nenhuma norma obriga o seu uso.
Por que multiplicar e não somar?
A multiplicação dá mais peso a problemas que são altos em vários critérios ao mesmo tempo, e a escala resultante vai de 1 a 125.
Posso usar outra escala?
Pode. O importante é definir e manter a mesma legenda para todos os problemas avaliados.
Qual a diferença entre GUT e Eisenhower?
A matriz de Eisenhower separa tarefas por urgência e importância. A GUT ordena uma lista de problemas por uma pontuação.
