O Conarq, ou Conselho Nacional de Arquivos, é o órgão que orienta a política de arquivos no país. O art. 26 da Lei nº 8.159/1991 criou o Conarq, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que define a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). É presidido pelo diretor-geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. Para quem trabalha com arquivo em prefeitura, é a principal referência técnica nacional.
Relação com o município
O Conarq emite diretrizes e resoluções sobre classificação, temporalidade, digitalização e preservação. O Decreto nº 10.278/2020 (art. 12) manda que os entes públicos observem as tabelas de temporalidade aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, com as diretrizes do Conarq sobre temporalidade de guarda, destinação e preservação. O município não está subordinado ao Conarq, mas suas orientações são referência técnica para as normas locais e para a avaliação por órgãos de controle.
Na prática
Ao montar plano de classificação e tabela de temporalidade, o município costuma adotar modelos do Conarq e do arquivo estadual como ponto de partida, adaptando às suas atividades. Veja gestão documental.
Como usar as orientações do Conarq
- Consulte o site do Arquivo Nacional e do Conarq para localizar resoluções, recomendações e modelos.
- Compare as orientações com a legislação local e a realidade da prefeitura.
- Adapte e formalize a norma municipal.
- Treine as equipes e acompanhe atualizações.
- Registre no processo a referência às orientações usadas, para fundamentar decisões.
Exemplo ilustrativo e hipotético: ao elaborar a tabela de temporalidade, a comissão de avaliação parte do modelo para atividades-meio recomendado pelo Conarq, ajusta prazos para as peculiaridades locais e submete o resultado ao arquivo estadual e ao chefe do Poder.
Base legal
Art. 26 da Lei nº 8.159/1991; art. 12 do Decreto nº 10.278/2020.
Pontos de atenção
As orientações do Conarq são atualizadas com o tempo; verifique sempre a versão vigente antes de adotar modelos. Consulte também o arquivo estadual, que pode ter normas próprias para os municípios. Em casos de dúvida sobre digitalização, eliminação ou preservação digital, busque orientação técnica formal e registre-a no processo.
Como o tema aparece na rotina da prefeitura
- Na elaboração de tabelas de temporalidade e planos de classificação.
- Na contratação de serviços de digitalização, quando o termo de referência cita normas e recomendações.
- Em cursos e eventos de capacitação de servidores de arquivo e protocolo.
Erro comum
Tratar as orientações do Conarq como se fossem obrigatórias em todos os detalhes ou, no extremo oposto, ignorá-las. O ideal é usá-las como referência técnica, adaptando à realidade do município e formalizando as decisões em norma local. Veja também Lei de Arquivos.