A digitalização de documentos públicos é a conversão de documentos de papel em arquivos digitais com valor legal. O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta a técnica e os requisitos da digitalização para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos legais do original (art. 1º). Aplica-se a documentos físicos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público e, em certos casos, por particulares (art. 2º). Não se aplica a documentos nato-digitais, de microfilme, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório, entre outros (parágrafo único do art. 2º). Para a prefeitura, é o caminho para reduzir papel, ganhar espaço e agilizar a busca, desde que cumpra os requisitos técnicos.
Requisitos para uso perante o poder público
- Assinatura digital com certificação no padrão ICP-Brasil, para garantir autoria da digitalização e integridade (art. 5º, I). Veja ICP-Brasil e certificado digital.
- Padrões técnicos mínimos do Anexo I, como 300 dpi e PDF/A para textos, e 600 dpi para plantas e mapas.
- Metadados mínimos do Anexo II, como assunto, autor, data e local da digitalização, identificador, responsável, título, tipo documental e hash.
Cuidados
Avaliar o acervo antes, conforme a tabela de temporalidade (art. 7º). Assegurar rastreabilidade, integridade e interoperabilidade (art. 4º). O possuidor do documento físico responde perante terceiros pela conformidade do processo, mesmo com terceirização (art. 8º). Isso significa que, se a prefeitura contratar uma empresa para digitalizar, continua responsável pelo resultado.
Passo a passo
- Faça o diagnóstico do acervo e priorize o que será digitalizado, conforme uso, risco de deterioração e valor.
- Aplique a tabela de temporalidade para identificar o que pode ser descartado após a digitalização.
- Defina padrões técnicos, metadados e plano de classificação a usar.
- Escolha a execução: própria ou terceirizada, com licitação e especificações claras.
- Realize a digitalização, assine digitalmente os arquivos e valide a qualidade por amostragem.
- Armazene com segurança, com cópias de segurança e política de preservação digital.
- Elimine o físico somente conforme a lei, ressalvado o de valor histórico (veja eliminação de documentos públicos).
Exemplo ilustrativo e hipotético: uma prefeitura digitaliza prontuários funcionais de servidores para integrar ao sistema de pessoal. Avalia o acervo, classifica, digitaliza em PDF/A com metadados, assina com certificado ICP-Brasil e valida por amostragem. Os documentos físicos de valor histórico são recolhidos ao arquivo; os demais são eliminados com autorização.
Diferença entre digitalização e documento nato-digital
Digitalização transforma documento físico em digital. Documento nato-digital já nasce em meio eletrônico, com assinatura eletrônica. O decreto trata do primeiro caso; os nato-digitais seguem outras normas, como as de assinatura eletrônica e processo eletrônico. Veja assinatura eletrônica.
Base legal
Decreto nº 10.278/2020, arts. 1º, 2º, 4º, 5º, 7º, 8º, 9º e 11, e Anexos I e II.
Perguntas que o gestor costuma fazer
Qualquer scanner serve?
Deve atender aos padrões técnicos mínimos do Anexo I, como resolução e formato. O equipamento e o procedimento precisam permitir qualidade e legibilidade adequadas.
Posso terceirizar a digitalização?
Sim, mas o possuidor do documento físico continua responsável pela conformidade do processo (art. 8º). Exija da contratada cumprimento dos requisitos, controle de qualidade e confidencialidade.
Todo documento pode ser descartado após digitalizar?
Não. É preciso respeitar a tabela de temporalidade e a ressalva dos documentos de valor histórico (art. 9º). Documentos de identificação e de porte obrigatório estão fora do escopo do decreto.
Boas práticas
Comece por acervos de alto uso e alto retorno, como processos de pessoal e de obras. Faça piloto e meça produtividade e qualidade. Defina local seguro de armazenamento, com backup em mais de um lugar, e política de acesso por perfil. Considere a Lei Geral de Proteção de Dados para documentos com dados pessoais.
Pontos de atenção
Digitalizar é só uma etapa: o desafio é preservar o digital a longo prazo. Formatos, mídias e sistemas mudam, e documentos digitais exigem migração, backup e verificação periódica de integridade. Atenção ainda à segurança da informação e à proteção de dados pessoais, com controle de acesso e registro de consultas. Documentos sigilosos ou sensíveis exigem cuidados adicionais durante a digitalização terceirizada.
Como o tema aparece na rotina da prefeitura
- Na implantação do processo eletrônico, quando o acervo em papel precisa ser integrado.
- Na digitalização de plantas de obras e cadastros imobiliários.
- Na digitalização de prontuários e fichas funcionais.
Em resumo
Digitalizar com validade legal exige avaliação prévia, padrões técnicos, assinatura ICP-Brasil, metadados e preservação. Feita assim, a digitalização reduz papel, acelera a busca e protege a memória.
Digitalização e acesso à informação
Um acervo digitalizado e bem descrito facilita atender pedidos de acesso à informação e reduz o tempo de busca. Combine a digitalização com a política de transparência ativa, publicando documentos de interesse público sempre que possível.
Erros comuns
- Contratar digitalização sem exigir assinatura ICP-Brasil e metadados, o que torna as cópias frágeis perante o controle.
- Digitalizar sem avaliar o acervo.
- Descartar o físico sem observar a tabela e a ressalva de valor histórico.
- Não prever preservação digital e backup.
