O processo eletrônico é o processo administrativo conduzido integralmente em meio digital, com documentos nato-digitais (produzidos já em formato eletrônico) ou digitalizados, tramitação em sistema e assinatura eletrônica, em substituição ao papel. No lugar de pastas, carimbos e guias de remessa, o servidor produz, assina, encaminha e consulta documentos em uma plataforma, que registra cada ato com data, hora e responsável. Para o cidadão, significa poder abrir requerimentos e acompanhar o andamento pela internet.
Base normativa
No plano federal, o Decreto nº 8.539/2015 dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo nos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. O Decreto nº 11.946/2024 instituiu o Programa Nacional de Processo Eletrônico (ProPEN), voltado também a estados e municípios. A digitalização de documentos físicos e seu valor probatório são tratados na Lei nº 12.682/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, e em sua regulamentação (Decreto nº 10.278/2020). A Lei do Governo Digital (Lei nº 14.129/2021) estimula a oferta de serviços e processos em meio digital. Os decretos federais não obrigam diretamente o município, que deve ter sua própria regulamentação de processo administrativo; mas servem de referência. Confira os textos vigentes no Planalto.
Vantagens
- Acesso e rapidez: documentos disponíveis a vários setores ao mesmo tempo, sem deslocamento físico.
- Transparência e rastreabilidade: histórico completo de quem fez o quê e quando.
- Economia: menos papel, impressão, transporte e espaço de arquivo.
- Segurança: controle de acesso, assinatura eletrônica e cópias de segurança.
- Melhor atendimento: o cidadão peticiona e acompanha à distância.
- Dados para gestão: indicadores de prazos, gargalos e volume.
O que a prefeitura precisa estruturar
- Sistema: solução de gestão de processos e documentos, que pode ser adquirida, desenvolvida ou obtida por adesão a programas e softwares públicos (veja SEI e software público).
- Norma local: decreto ou lei que regule o processo eletrônico, a validade dos atos, a assinatura, a digitalização e a guarda.
- Assinatura eletrônica: definição dos tipos aceitos para cada ato (assinatura eletrônica).
- Digitalização: regras para converter documentos físicos, com conferência, controle de qualidade e descarte do original conforme legislação de arquivos.
- Gestão documental: plano de classificação, tabela de temporalidade, preservação digital.
- Segurança e proteção de dados: controles de acesso, logs, backups e conformidade com a LGPD.
- Atendimento externo: como cidadãos e empresas peticionam, com identificação segura e alternativas presenciais.
- Capacitação e gestão da mudança: treinamento, suporte e acompanhamento (gestão da mudança).
Um exemplo hipotético: a prefeitura implanta o processo eletrônico começando pelas secretarias de administração e de finanças. Em paralelo, redige decreto com regras de assinatura, digitalização e acesso externo, treina os servidores e mantém atendimento presencial para quem não tem acesso digital. Após três meses, mede o tempo médio de tramitação e o número de processos físicos remanescentes.
Transição do papel para o digital
A transição exige método: definir uma data de corte para novos processos, decidir o que fazer com processos em andamento (digitalizar ou concluir no papel), organizar o arquivo físico e criar rotinas de suporte. A implantação por etapas, começando por áreas piloto, reduz riscos. A transição também é oportunidade para simplificar fluxos: digitalizar um processo burocrático apenas transfere a burocracia para a tela.
Atenção à guarda e à validade
Documentos eletrônicos devem ser preservados com integridade, autenticidade e acessibilidade pelo tempo exigido pela tabela de temporalidade. Exigem formatos adequados, cópias de segurança, controle de versões e, em casos de longa guarda, uso de recursos como carimbo do tempo. A eliminação de originais físicos digitalizados deve seguir a legislação e as normas de arquivo aplicáveis, e não pode ser feita sem respaldo. Em caso de dúvida, consulte o arquivo público e a procuradoria.
Erros comuns
- Comprar o sistema e não regulamentar o processo eletrônico.
- Digitalizar sem controle de qualidade e sem regras de descarte.
- Não prever a participação do cidadão e a identificação segura.
- Esquecer a preservação digital e os backups.
- Não treinar nem apoiar os servidores.
- Manter um fluxo em papel “paralelo”, gerando duplicidade.
Atendimento ao público externo
Uma das maiores vantagens do processo eletrônico é permitir que o cidadão e as empresas abram requerimentos e acompanhem o andamento sem ir ao balcão. Para isso, a prefeitura precisa definir como identificar os usuários externos (por exemplo, com login gov.br ou cadastro validado), que tipos de petição são aceitos, quais documentos devem ser enviados e em que formato, e como serão tratadas as intimações e notificações eletrônicas. Documente tudo em orientações claras e mantenha um canal de suporte para dúvidas, inclusive presencial.
Indicadores
Acompanhe o percentual de processos novos abertos em meio eletrônico, o tempo médio de tramitação antes e depois, o número de processos físicos remanescentes, a satisfação dos usuários e os custos com papel e impressão. Esses números ajudam a demonstrar resultados e a corrigir falhas na implantação.
