Assinatura eletrônica: o que é

A assinatura eletrônica é o conjunto de dados em formato eletrônico que identifica o signatário de um documento e dá validade jurídica à sua manifestação de vontade. A Lei nº 14.063/2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde, classifica as assinaturas em três tipos: simples, avançada e qualificada, conforme o nível de segurança e a forma de comprovação da autoria. A escolha do tipo adequado depende do risco do ato e das regras do ente público.

Para que serve

A assinatura eletrônica substitui a assinatura de próprio punho e o reconhecimento de firma por meios digitais. Ela acelera processos, reduz custos de papel, deslocamento e correio, e dá rastreabilidade a documentos e contratos. Na prefeitura, é essencial para o processo eletrônico, a assinatura de contratos, convênios, atos de pessoal, pareceres e documentos enviados ao cidadão. Também permite que o cidadão e as empresas assinem requerimentos e declarações pela internet.

Os três tipos

Simples: identifica o signatário e associa dados a ele, como login e senha ou confirmação por e-mail. Serve a interações de baixo risco.
Avançada: está ligada de forma unívoca ao signatário, utiliza dados que ele pode manter sob seu controle exclusivo, com alto nível de confiança, e permite detectar qualquer alteração posterior no documento. Pode usar certificados não emitidos pela ICP-Brasil, se aceitos pelas partes. Veja assinatura avançada.
Qualificada: utiliza certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil, com o maior nível de segurança e presunção de veracidade prevista na MP 2.200-2/2001. Veja assinatura qualificada.

Plataformas como o gov.br oferecem assinaturas eletrônicas nos níveis simples e avançado, a depender do nível da conta (conta gov.br).

Quem define o nível exigido

O ente público define, em ato próprio, o nível de assinatura aceito para cada tipo de interação, considerando o risco. Em regra, quanto maior o risco, maior o nível exigido. A própria lei estabelece algumas hipóteses em que a assinatura qualificada é obrigatória, entre elas atos assinados por chefes de Poder e titulares de órgãos constitucionalmente autônomos, a emissão de notas fiscais eletrônicas (salvo por pessoas físicas e microempreendedores individuais) e os atos de transferência e de registro de bens imóveis (art. 5º, § 2º). Confira o texto vigente da lei e a regulamentação local.

Como implantar na prefeitura

Faça um inventário dos documentos assinados com frequência: contratos, atos de pessoal, requerimentos, pareceres, termos.
Classifique-os por risco e defina o tipo de assinatura adequado para cada categoria.
Publique um decreto com a tabela de níveis aceitos, para uniformizar critérios entre secretarias.
Escolha ferramentas que ofereçam trilha de auditoria, integridade do documento e verificação por terceiros, e verifique a conformidade com a lei.
Guarde as evidências: data, hora, identificação do signatário e registro de integridade (log, hash), de preferência em sistema de gestão documental, com carimbo do tempo quando necessário (carimbo do tempo).
Capacite os servidores para verificar a validade de assinaturas recebidas de terceiros.
Revise periodicamente a tabela, à medida que a tecnologia e a legislação evoluem.

Um exemplo hipotético: uma prefeitura define em decreto que requerimentos de baixo risco aceitam assinatura simples via login gov.br, que contratos e termos de parceria utilizam assinatura avançada ou qualificada, e que atos de nomeação e portarias assinadas pelo prefeito exigem assinatura qualificada com certificado ICP-Brasil. Os documentos são arquivados no sistema documental com registro de integridade.

Base legal

Lei nº 14.063/2020 (assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos); Medida Provisória nº 2.200-2/2001 (ICP-Brasil); Lei nº 14.129/2021 (governo digital). A lei também alcança a área de saúde, com regras para atos como prescrições e atestados. Consulte os textos no Planalto.

Erros comuns

Exigir assinatura qualificada para todos os atos, sem análise de risco, criando custos e barreiras.
Aceitar assinatura simples em atos que a lei exige nível mais alto.
Não guardar as evidências de assinatura.
Usar ferramentas sem verificar a conformidade com a legislação.
Esquecer de definir quem pode assinar o quê e com qual nível.
Confundir assinatura eletrônica com mera digitalização de assinatura em imagem, que não tem a mesma segurança.

Validade e prova em caso de questionamento

Se a autenticidade de uma assinatura for contestada, a prefeitura precisará demonstrar quem assinou, quando e que o documento não foi alterado. Por isso, armazene o documento original assinado, o relatório de assinatura e as evidências técnicas em local seguro, com cópias de segurança. Para documentos de longa guarda, considere formatos e práticas de preservação digital. Revise a política de guarda de acordo com as tabelas de temporalidade dos documentos públicos.

Assinatura por particulares perante a prefeitura

Cidadãos e empresas que enviam documentos assinados eletronicamente à prefeitura devem ter orientações claras sobre quais tipos de assinatura são aceitos. Disponibilize em seu portal a lista de documentos e o nível exigido para cada um, com tutoriais simples. Se aceitar assinaturas de plataformas privadas, defina critérios de verificação e a forma de validar os documentos recebidos.

Perguntas frequentes sobre Assinatura eletrônica

O que é assinatura eletrônica?

É o conjunto de dados em formato eletrônico que identifica o signatário de um documento e dá validade jurídica à sua manifestação. A Lei nº 14.063/2020 a classifica em simples, avançada e qualificada, conforme o nível de segurança e a forma de comprovação da autoria.

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

Simples, que identifica o signatário por meios como login e senha; avançada, que se liga de forma unívoca ao signatário e detecta alterações posteriores; e qualificada, que usa certificado digital ICP-Brasil e tem o maior nível de segurança e presunção de veracidade.

Quando a assinatura qualificada é obrigatória?

A Lei nº 14.063/2020, art. 5º, § 2º, a exige, entre outros casos, em atos assinados por chefes de Poder e titulares de órgãos constitucionalmente autônomos, na emissão de notas fiscais eletrônicas (salvo por pessoas físicas e MEIs) e em atos de transferência e registro de imóveis. Confira o texto vigente.

Quem define qual assinatura a prefeitura aceita?

O próprio ente público, em ato normativo, considerando o risco de cada interação e as hipóteses em que a lei exige o nível qualificado. Recomenda-se publicar decreto com tabela que associe cada tipo de documento ao nível de assinatura, para uniformizar critérios entre as secretarias.

Assinatura eletrônica é o mesmo que certificado digital?

Não. O certificado digital é um documento eletrônico que identifica uma pessoa ou organização e pode ser usado para assinar. Assinatura eletrônica é o gênero, com três tipos; só a qualificada exige certificado ICP-Brasil. As assinaturas simples e avançada podem ser feitas por outros meios.