O carimbo do tempo (em inglês, *timestamp*) é um documento eletrônico emitido por uma autoridade de carimbo do tempo que comprova que determinada informação digital existia em uma data e hora específicas e não foi alterada desde então. Ele funciona como uma “certidão de existência” do conteúdo. Para isso, a autoridade recebe uma impressão digital (hash) do documento, associa a ela a data e a hora obtidas de fonte confiável e assina o conjunto com sua própria chave, de modo que a informação de tempo não possa ser modificada sem que a fraude seja detectada. Existem padrões técnicos internacionais para esse serviço, adotados por autoridades de diversos países.
Para que serve
O certificado digital tem prazo de validade. Uma assinatura feita com certificado válido continua legítima depois que o certificado vence, mas é preciso provar que ela foi feita enquanto o certificado era válido. O carimbo do tempo fornece essa prova. Além disso, é útil para:
- preservar documentos de longo prazo, como contratos, atos de pessoal, laudos e prontuários;
- provar a anterioridade de um documento ou de uma versão (por exemplo, a data de um edital ou de uma proposta);
- dar segurança a processos eletrônicos, em que a ordem dos eventos importa;
- proteger-se contra contestações de datas em auditorias e em litígios.
Como é emitido no âmbito da ICP-Brasil
Na ICP-Brasil, o carimbo do tempo é emitido por autoridades de carimbo do tempo credenciadas, que operam com relógios sincronizados com a hora legal brasileira e submetidas às regras e auditorias da infraestrutura. Seu uso é, em regra, facultativo, ou seja, a lei não obriga a incluir o carimbo em toda assinatura. Cabe ao regulamento do ente, ao sistema e à natureza do documento definir quando usar. Veja ICP-Brasil e certificado digital.
Quando a prefeitura deve usar
- Documentos de guarda permanente ou de longo prazo, como atos de nomeação, contratos de longa duração e processos que servem de prova por muitos anos.
- Assinaturas qualificadas em documentos que precisam durar mais que o certificado, com formatos que incorporem o carimbo e os dados de validação.
- Sistemas de processo eletrônico, para garantir a cronologia dos atos.
- Registros críticos, como atas de licitação, propostas e recursos, em que a data é determinante.
Passo a passo
- Identifique os documentos que exigem prova de data a longo prazo.
- Defina por ato interno quais tipos de documento receberão carimbo.
- Escolha a solução: muitos sistemas de assinatura já integram serviços de carimbo do tempo contratados junto a autoridades credenciadas.
- Verifique o custo: o carimbo costuma ser cobrado por unidade ou pacote.
- Configure o sistema para aplicar o carimbo automaticamente no momento da assinatura.
- Defina política de preservação: formato do arquivo, guarda e renovação de provas ao longo do tempo.
- Teste a validação periodicamente, com ferramentas de verificação.
Um exemplo hipotético: uma prefeitura assina digitalmente um contrato de concessão com vigência de vinte anos, com assinatura qualificada e carimbo do tempo. Quinze anos depois, os certificados utilizados já expiraram, mas as partes conseguem demonstrar, por meio do carimbo, que as assinaturas foram feitas quando eram válidas.
Carimbo do tempo e gestão documental
O carimbo é um componente da preservação digital, ao lado de formatos adequados, cópias de segurança, migração periódica e controle de acesso. A prefeitura que adota processo eletrônico deve prever, na política de gestão documental, quais documentos serão preservados com prova de tempo, observando as tabelas de temporalidade e as normas de arquivo aplicáveis. Isso se liga ao tema de processo eletrônico.
Erros comuns
- Achar que o carimbo é obrigatório para toda assinatura, ou, ao contrário, ignorá-lo em documentos de longa guarda.
- Confundir o carimbo do tempo com a simples data exibida na tela ou no sistema, que pode ser alterada.
- Não guardar as provas necessárias à validação futura.
- Não prever custos recorrentes.
- Usar serviços de carimbo de origem desconhecida e sem credenciamento, quando se necessita de valor jurídico no âmbito da ICP-Brasil.
Limites do carimbo do tempo
O carimbo comprova que o conteúdo existia naquele momento, mas não garante, por si só, que o conteúdo seja verdadeiro ou legal. Também não substitui a assinatura: ele atesta o tempo, enquanto a assinatura atesta a autoria. Para ter força probatória plena, os dois elementos costumam ser usados em conjunto. Por fim, a validade técnica dos algoritmos e certificados envolvidos pode ser afetada com o passar das décadas, o que exige renovação periódica das provas de integridade em acervos de guarda muito longa.
Perguntas para o responsável pelo arquivo
Quais documentos digitais da prefeitura precisam ser conservados por mais de dez anos? Eles têm assinatura eletrônica com carimbo? O sistema armazena os dados de validação junto ao arquivo? Há plano de migração de formatos? Quem acompanha a obsolescência tecnológica? Responder a essas perguntas é o primeiro passo de uma política de preservação digital que proteja o patrimônio documental do município.
