A tabela de temporalidade e destinação de documentos (TTD) é a “regra do jogo” do arquivo: diz, para cada tipo de documento, por quanto tempo deve ser guardado e o que fazer depois. Indica, para cada tipo documental, quanto tempo ele deve ser guardado nas fases corrente e intermediária e qual será seu destino final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Ela decorre do conceito de gestão de documentos da Lei nº 8.159/1991 (art. 3º). Sem TTD, o gestor não consegue descartar com segurança nem sabe o que deve guardar.
O que diz o decreto de digitalização
O Decreto nº 10.278/2020 exige que a digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público seja precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme as tabelas de temporalidade e destinação, para identificar o que deve ser descartado (art. 7º). O art. 12 manda observar a Lei nº 8.159/1991 e as tabelas aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, com as diretrizes do Conarq. Ou seja, a TTD é pré-requisito para digitalizar e eliminar com segurança. Veja digitalização de documentos públicos.
Como elaborar
- A comissão de avaliação levanta as séries documentais e consulta as áreas produtoras.
- Define prazos conforme valor administrativo, fiscal, legal, probatório e histórico.
- Aprova por ato do prefeito ou do presidente da Câmara e submete à instituição arquivística competente.
Estrutura da tabela
Normalmente, a tabela traz: código da classe (do plano de classificação), descrição do tipo documental, prazo de guarda na fase corrente, prazo na fase intermediária, destinação final (eliminação ou guarda permanente) e observações, como a base legal do prazo. Os prazos devem considerar normas específicas, como prazos fiscais, trabalhistas, previdenciários e de prescrição.
Passo a passo de implantação
- Crie a comissão de avaliação de documentos, com representantes das principais áreas.
- Levante as séries documentais, com volume, datas e responsáveis.
- Pesquise as normas que fixam prazos de guarda, como as de natureza fiscal, previdenciária e de pessoal.
- Proponha prazos e destinação para cada série, com justificativa.
- Submeta a tabela à aprovação formal e à instituição arquivística competente.
- Divulgue e aplique, treinando os servidores.
- Revise periodicamente, incorporando novas séries e mudanças legais.
Exemplo ilustrativo e hipotético: a comissão avalia os processos de licitação e define guarda corrente por poucos anos e guarda intermediária até prazos de prescrição e auditoria, destinando ao arquivo permanente apenas os de interesse histórico, como obras emblemáticas. Os demais ficam sujeitos a eliminação autorizada.
Diferença entre tabela de temporalidade e plano de classificação
O plano de classificação organiza os documentos por função e atividade; a tabela de temporalidade associa a cada classe um prazo e um destino. Um complementa o outro: classificar permite identificar; a tabela permite decidir o que fazer.
Base legal
Art. 3º da Lei nº 8.159/1991; arts. 7º e 12 do Decreto nº 10.278/2020. As diretrizes do Conarq orientam a elaboração.
Perguntas que o gestor costuma fazer
Posso usar a tabela de outro município?
Pode servir de ponto de partida, mas deve ser adaptada às atividades e à legislação local, e aprovada formalmente. Copiar sem adaptar é arriscado.
Quem aprova a tabela?
Em geral, ato do chefe do Poder (prefeito ou presidente da Câmara), com parecer da comissão de avaliação e da instituição arquivística competente, conforme a legislação local.
Os prazos podem ser alterados?
Sim, por revisão formal da tabela, quando houver mudança legal ou administrativa. A alteração deve ser documentada e comunicada aos setores.
Boas práticas
Comece pelas séries mais volumosas e de maior risco, como processos de compras, folha de pagamento e prontuários, e avance gradualmente. Registre na tabela a base legal de cada prazo, para que ele seja defensável. Publique a tabela no portal e inclua-a nas orientações aos servidores. Revise-a a cada dois ou três anos, ou quando houver mudanças legais relevantes.
Pontos de atenção
Documentos que embasam direitos individuais, como os de pessoal e de previdência, costumam exigir guarda longa. Documentos de obras podem ter prazos ligados à garantia e à responsabilidade pela solidez. Antes de reduzir prazos, consulte a procuradoria e a área técnica. Não elimine documentos que estejam sob litígio ou investigação.
Como o tema aparece na rotina da prefeitura
- Na limpeza do arquivo, quando se decide quais caixas podem ser eliminadas.
- Na digitalização de acervos, quando se define o que digitalizar.
- Na resposta a órgãos de controle que pedem documentos de exercícios anteriores.
Em resumo
A tabela de temporalidade e destinação é o instrumento que permite guardar o que importa e descartar o que não importa, com segurança jurídica. Elaborada pela comissão de avaliação, aprovada formalmente e aplicada com listagem e termo de eliminação, protege o gestor e a memória do município.
Erros comuns
- Copiar tabela de outro município sem adaptar às atividades locais.
- Eliminar sem listagem e sem termo de eliminação.
- Definir prazos sem pesquisar normas fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
- Não revisar a tabela depois de reformas administrativas.