Quase todo órgão público já tem algum painel de desempenho. O problema é que muitos viram quadro para olhar em reunião, sem nenhuma decisão depois. O Government Performance Lab (GPL), laboratório da Harvard Kennedy School (HKS), publicou um roteiro curto sobre o que um painel precisa ter para provocar mudança de verdade. O texto, Five Elements to Include in Every Performance Dashboard, saiu em julho de 2020 e foi atualizado em novembro de 2023.
A ideia em resumo
O GPL parte de uma observação feita no trabalho com dezenas de agências estaduais e locais de serviço social: o desenho típico do painel leva a reuniões passivas, em que todos olham os números e poucos saem com uma ação. A tese central cabe numa frase do próprio laboratório: “Data alone is often necessary but not sufficient to drive performance.” Ou seja, dado é condição, não solução. Quem transforma número em melhoria é a conversa entre o órgão e quem executa o serviço.
Os cinco elementos propostos são estes:
- Horizonte longo: mostrar a tendência mensal ou trimestral, de preferência por pelo menos dois anos, para enxergar sazonalidade e problemas que estão nascendo;
- Referência: uma meta, um padrão ou uma linha de comparação, para saber se o resultado é bom e com que urgência agir;
- Quebra por subunidades: separar por unidade, território ou prestador, o que revela práticas que merecem ser copiadas e unidades que precisam de apoio;
- Ligação com o resultado para o cidadão: explicar por que a medida importa para quem recebe o serviço, para que a conversa seja sobre efeito, e não apenas sobre cumprimento;
- Perguntas de discussão: deixar escritas as perguntas que levam a equipe a falar de mudanças operacionais.
O que a publicação mostra
O texto traz um exemplo ilustrativo, e não um estudo com dados reais. Uma agência pública de proteção à infância acompanha três prestadores contratados que oferecem apoio a famílias. O indicador é a proporção de famílias encaminhadas que de fato se matriculam no serviço, com meta de 60%. Na série histórica, vê-se se a matrícula melhora ou piora; ao separar por prestador, um deles aparece bem acima dos outros dois. As perguntas sugeridas já orientam a reunião: o que o prestador de melhor resultado faz que os demais poderiam aprender? O que explica a queda de janeiro nos outros dois?
O GPL lembra ainda que as boas perguntas dão trabalho: exigem análise prévia por quem conhece o programa. O painel serve tanto para acompanhar contratados quanto para gerir as operações internas do órgão.
Como aplicar no Brasil
A lógica casa com o que a Lei 14.133/2021 já pede. O art. 117 manda que a execução do contrato seja acompanhada por fiscais designados, e o parágrafo único do art. 11 atribui à alta administração a tarefa de implementar processos e estruturas para avaliar, direcionar e monitorar licitações e contratos. Um painel bem feito é a ferramenta para isso. Um caminho prático:
- Escolha um serviço e um indicador. Por exemplo, a proporção de pessoas encaminhadas pelo CRAS que chegam a ser atendidas, o tempo entre o pedido de um alvará e a resposta, ou o percentual de entregas da merenda no horário.
- Reúna pelo menos 24 meses de dados. Se o histórico estiver em planilhas ou em sistemas diferentes, o primeiro ganho é só juntar tudo.
- Defina uma referência. Pode ser a meta do plano de governo, uma norma técnica, o desempenho médio da rede ou a melhor unidade.
- Separe por escola, unidade de saúde, bairro ou fornecedor. A comparação interna costuma ser a parte mais produtiva, desde que feita para aprender, não para punir.
- Escreva uma frase sobre o resultado para o cidadão ao lado de cada indicador, para evitar que o número vire fim em si mesmo.
- Prepare duas ou três perguntas antes de cada reunião e registre em ata as providências, os responsáveis e os prazos.
- Repita todo mês. A rotina vale mais do que a sofisticação da ferramenta; uma planilha bem usada supera um painel bonito esquecido.
Nos contratos terceirizados, o mesmo painel serve de pauta para a reunião entre fiscal, gestor e preposto da empresa. Nas parcerias com organizações da sociedade civil, ajuda a conversar sobre resultado antes da prestação de contas final.
Cuidados e limites
A publicação é um texto prático, sem avaliação do quanto essas práticas melhoram os resultados, e o exemplo é ilustrativo. Indicadores mal escolhidos geram distorção: se o painel só premia o número, as equipes passam a perseguir o número. Comparar unidades exige cuidado, porque algumas atendem públicos mais difíceis; por isso a quebra deve vir acompanhada de contexto. Também convém proteger dados pessoais, usando indicadores agregados. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
