Editais costumam nascer de editais anteriores. O texto vai sendo reaproveitado, ajustado e reaproveitado de novo, enquanto as prioridades do órgão, o mercado e as alternativas tecnológicas mudam. O Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), publicou em julho de 2019 um guia de facilitação para um exercício que ele chama de “assumption busting”, ou teste de premissas antes do edital: uma conversa estruturada em que colegas questionam as ideias iniciais da contratação antes de o documento ser escrito.
A ideia em resumo
O GPL parte de uma observação: com prazos apertados, programas complexos e pouca gente, as áreas raramente reavaliam de forma sistemática o que precisam comprar. O resultado são licitações que atraem poucas propostas inovadoras e poucos fornecedores novos. O exercício serve para colocar à prova, em pouco tempo, as primeiras hipóteses de um grupo pequeno de pessoas do próprio órgão, e funciona melhor quando já há ideias preliminares, mas o edital ainda não foi redigido.
O que o roteiro propõe
Objetivos. A sessão deve identificar premissas não testadas, ideias incompletas e exigências desnecessárias; levantar o conjunto de perguntas que precisam de resposta antes da redação; e imaginar como obter essas respostas.
Quem participa. Um ou dois facilitadores, dois a três apresentadores (as pessoas que mais vão influenciar ou escrever o escopo) e dois a oito respondentes, como usuários do serviço e dirigentes que precisam ser envolvidos na decisão. A duração sugerida vai de uma hora e meia a duas horas e meia, e mais tempo é indicado para compras complexas. O material é simples: notas adesivas, canetas, quadro ou parede e cópias do resumo.
Leitura prévia. Três dias úteis antes, os apresentadores enviam um texto de até duas páginas. O guia sugere seis perguntas para escrevê-lo: qual é o problema; quais são até três metas que desenham o sucesso; como o progresso será medido, com ao menos um indicador e fonte de dados por meta; quais elementos do escopo são obrigatórios e onde o fornecedor pode ter liberdade; que incentivos serão usados; e como será a gestão do contrato.
Na sala. A agenda ilustrativa começa com dez minutos de apresentações e regras e dez minutos de exposição pelos apresentadores, cronometrados, porque o valor está na reação do grupo, não na apresentação. Depois, cada pessoa escreve em cinco minutos três perguntas ou comentários, um por nota adesiva. O grupo cola as notas na parede, agrupa por temas, prioriza os três mais importantes e, para cada um, define que informação é necessária, como obtê-la, quem faz e até quando, e como a resposta entrará na contratação. O fechamento, de cerca de quinze minutos, sintetiza cinco a sete “grandes perguntas”.
Regras do jogo. O grupo é dono do resultado da compra; a conversa gira em torno de perguntas, não de respostas (as respostas vão para um “estacionamento”); não há pergunta boba; todas as vozes valem o mesmo, e a experiência de quem está na linha de frente pode ser mais valiosa do que a da chefia; e o nível de sigilo precisa ser combinado, já que editais costumam ser reservados antes da publicação.
Como aplicar no Brasil
- Marque a oficina antes do estudo técnico preliminar de uma contratação relevante, quando já existe uma ideia, mas não um documento fechado.
- Convoque quem não costuma ser ouvido: o servidor que usa o serviço, o fiscal do contrato anterior, a área jurídica, o financeiro e a ponta do atendimento.
- Peça a leitura prévia com as seis perguntas. Elas se encaixam no estudo técnico preliminar: o art. 18, § 1º, da Lei 14.133/2021 pede, entre outros itens, a descrição do problema, o levantamento de mercado, as justificativas sobre parcelamento e o demonstrativo de resultados pretendidos.
- Transforme os três temas em tarefas com responsável e prazo: uma visita a outro município, uma conversa com o fornecedor atual, a análise dos dados do contrato anterior.
- Registre a ata e anexe-a ao processo, ligando as decisões às justificativas do estudo.
Cuidados e limites
Não é uma ferramenta de decisão: ela gera perguntas e um plano de pesquisa, não respostas. O guia não descreve resultados de uso em órgãos específicos; apresenta o método. A conversa deve ficar entre servidores e usuários internos e não pode favorecer fornecedores. A Lei 14.133 trata de governança das contratações na alta administração (art. 11, parágrafo único), e a oficina é uma forma prática de exercer essa responsabilidade, mas sua adoção como rotina deve ser formalizada pelo órgão e acompanhada pela procuradoria no que tocar a sigilo. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
