O que é certidão negativa de débitos
A certidão negativa de débitos (CND) é o documento oficial que atesta que determinada pessoa, física ou jurídica, não tem débitos tributários vencidos e exigíveis perante o ente que a emite. É o “nada consta” tributário. No município, a CND mostra que o contribuinte está em dia com IPTU, ISS, taxas e outros créditos municipais. É um dos documentos mais solicitados nas prefeituras, porque serve de prova de regularidade fiscal em muitas situações da vida civil e empresarial.
O que diz o CTN
O art. 205 do CTN estabelece que a lei poderá exigir que a prova da quitação de determinado tributo, quando exigível, seja feita por certidão negativa, expedida à vista de requerimento do interessado, que contenha todas as informações necessárias à identificação de sua pessoa, domicílio fiscal e ramo de negócio ou atividade, e indique o período a que se refere o pedido. A certidão negativa será sempre expedida nos termos em que tenha sido requerida e será fornecida dentro de 10 dias da data da entrada do requerimento na repartição (parágrafo único).
O art. 207 prevê uma exceção: independentemente de disposição legal permissiva, será dispensada a prova de quitação de tributos, ou o seu suprimento, quando se tratar de prática de ato indispensável para evitar a caducidade de direito, respondendo, porém, todos os participantes no ato pelo tributo porventura devido, juros de mora e penalidades cabíveis, exceto as relativas a infrações cuja responsabilidade seja pessoal ao infrator.
Responsabilidade do servidor
O art. 208 do CTN dispõe que a certidão negativa expedida com dolo ou fraude, que contenha erro contra a Fazenda Pública, responsabiliza pessoalmente o funcionário que a expedir, pelo crédito tributário e juros de mora acrescidos. Esse dispositivo não exclui a responsabilidade criminal e funcional que no caso couber. Em outras palavras: o servidor que emite uma CND com fraude ou erro intencional em prejuízo da Fazenda responde pelo valor devido.
Em que situações a CND é exigida
Na rotina municipal, a CND costuma ser exigida em situações como:
- licitações e contratações com o poder público, para comprovar a regularidade fiscal do fornecedor;
- venda e transferência de imóveis, para comprovar a quitação de tributos do imóvel;
- concessão ou renovação de alvarás e licenças;
- obtenção de benefícios, incentivos e parcerias com o município.
Cada exigência depende da lei aplicável à situação, seja federal, estadual ou municipal, e é a lei que define a necessidade da certidão. O município deve manter regras claras sobre em que casos a exige.
Para que serve
A certidão dá segurança a quem contrata ou compra: sabe que a outra parte está regular. Para o município, é também um instrumento de incentivo ao pagamento, já que o contribuinte em débito não obtém a certidão e, em consequência, fica impedido de realizar certos atos. Por outro lado, a certidão não deve ser negada de modo arbitrário, nem emitida sem a conferência adequada.
Como funciona na prática
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que quer melhorar a emissão de certidões. Um roteiro:
- disponibilizar a emissão online, com validação por código, para reduzir filas e erros;
- integrar o sistema de certidões ao cadastro de contribuintes, ao lançamento, à dívida ativa e ao controle de parcelamentos;
- definir as regras de emissão: débitos exigíveis impedem a certidão negativa; créditos com exigibilidade suspensa podem dar lugar à certidão positiva com efeitos de negativa;
- atender ao prazo de 10 dias do CTN para os pedidos que não sejam emitidos automaticamente;
- manter rotina de baixa rápida dos pagamentos, para que o contribuinte que acabou de pagar consiga obter a certidão;
- registrar quem emitiu cada certidão, para fins de responsabilização e controle.
Base legal
- Código Tributário Nacional, arts. 205 a 208;
- lei municipal que discipline a emissão e os casos em que a certidão é exigida.
Diferença entre CND e certidão positiva com efeitos de negativa
A CND é emitida quando não há débitos exigíveis. A certidão positiva com efeitos de negativa é emitida quando existem débitos, mas eles não estão vencidos, estão em cobrança executiva com penhora efetivada ou têm a exigibilidade suspensa. Ambas produzem o mesmo efeito prático: servem de prova de regularidade fiscal. Veja ainda o verbete sobre CND, que trata da certidão no contexto das contratações públicas.
Erros comuns
- Emitir certidão negativa para quem tem débito exigível, por falha na integração dos sistemas.
- Negar ou demorar a emitir a certidão a quem está em dia ou com débito suspenso.
- Não respeitar o prazo de 10 dias do CTN para atendimento dos requerimentos.
- Não baixar com rapidez os pagamentos e parcelamentos, impedindo o contribuinte de obter a certidão.
- Emitir certidões em nome da pessoa errada por falta de identificação adequada.
- Não registrar o responsável pela emissão e não controlar a autenticidade.