O que é a Certidão Negativa de Débitos (CND)
A CND é o documento oficial que atesta que a pessoa física ou jurídica não tem débitos em aberto com determinado ente ou órgão. Há certidões federais, estaduais, municipais e, em outros contextos, certidões do FGTS e trabalhistas. Em licitações, ela serve para comprovar a regularidade fiscal do licitante, requisito de habilitação que protege a Administração de contratar com quem não cumpre suas obrigações.
Base legal da certidão
O Código Tributário Nacional, no art. 205, dispõe que a lei poderá exigir que a prova da quitação de determinado tributo seja feita por certidão negativa, expedida à vista de requerimento do interessado, que contenha todas as informações necessárias à identificação de sua pessoa, domicílio fiscal e ramo de negócio ou atividade e indique o período a que se refere o pedido. A certidão é fornecida no prazo de dez dias da data da entrada do requerimento na repartição.
O art. 206 dá os mesmos efeitos de certidão negativa à certidão de que conste a existência de créditos não vencidos, em curso de cobrança executiva em que tenha sido efetivada a penhora, ou cuja exigibilidade esteja suspensa. É a chamada certidão positiva com efeitos de negativa (CPEN).
A CND na licitação
Na Lei nº 14.133/2021, as certidões de regularidade fiscal são exigidas na habilitação, que, em regra, é verificada em relação ao licitante mais bem classificado (art. 63, III, e art. 68, III e IV). O edital deve indicar quais certidões serão exigidas, de acordo com a legislação específica de cada tributo e cadastro: federal, estadual, municipal e FGTS. Os documentos de regularidade podem ser substituídos ou supridos por outros meios hábeis, inclusive eletrônicos (art. 68, § 1º).
Como proceder na prática
- Liste no edital as certidões exigidas, com referência à legislação correspondente.
- Verifique a validade: cada certidão tem prazo de validade definido pelo órgão emissor.
- Confira a autenticidade: consulte o sistema do órgão emissor, em vez de aceitar apenas cópia.
- Aceite a CPEN: a certidão positiva com efeitos de negativa produz os mesmos efeitos da negativa.
- Verifique o enquadramento: microempresas e empresas de pequeno porte têm regras próprias de regularização tardia.
- Registre no processo as consultas e a análise feitas.
Exemplo ilustrativo (hipotético)
Em um pregão, a empresa mais bem classificada apresenta certidão federal negativa, certidão estadual e certidão municipal. A certidão estadual está positiva, mas com efeitos de negativa, porque o débito está com exigibilidade suspensa. O agente de contratação confere a autenticidade no sítio do órgão emissor, registra a análise e considera a empresa habilitada, pois a CPEN produz os mesmos efeitos da certidão negativa.
Microempresas e empresas de pequeno porte
ME e EPP podem apresentar a documentação de regularidade fiscal com restrição e ter prazo para regularizar depois. Veja regularização fiscal tardia. Esse benefício se aplica à regularidade fiscal e trabalhista, e não a outros documentos de habilitação.
Diferença entre CND, CPEN e CRF
A CND comprova a inexistência de débitos. A CPEN comprova que há débitos, mas em situação que não impede a emissão com efeitos de negativa. Já o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) é específico para as contribuições ao fundo. Cada documento tem emissor e finalidade próprios. Veja ainda regularidade fiscal, social e trabalhista.
Erros comuns
- Exigir certidões não previstas em lei ou sem relação com o objeto.
- Recusar a CPEN, que tem os mesmos efeitos da negativa.
- Aceitar certidão vencida ou sem conferência de autenticidade.
- Inabilitar ME ou EPP sem conceder o prazo de regularização previsto em lei.
- Não registrar no processo a conferência feita.
- Exigir a certidão de todos os licitantes na abertura, quando a lei prevê verificação do mais bem classificado.
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Checklist de conferência das certidões
- O nome e o CNPJ da certidão são os mesmos do licitante?
- A certidão está dentro do prazo de validade na data da habilitação?
- O edital pedia essa certidão? Ela cobre o ente e o tributo corretos?
- A autenticidade foi conferida no sítio do órgão emissor?
- Há restrição que possa ser sanada, no caso de ME ou EPP?
- O resultado da análise foi registrado em ata ou em documento do processo?
Quando a certidão é emitida eletronicamente
A lei admite a verificação por meio eletrônico, e muitos entes disponibilizam consulta e emissão pela internet. Isso reduz custo e burocracia, mas exige atenção: a consulta deve ser feita na data da análise, e o resultado deve ser guardado no processo (por exemplo, com cópia do documento ou registro da consulta). Se a Administração usa o sistema de cadastro de fornecedores, é prudente verificar quais certidões estão cobertas por ele e quais precisam ser apresentadas à parte. Veja SICAF.
Base legal: Código Tributário Nacional, arts. 205 e 206; Lei nº 14.133/2021, arts. 63 e 68.