O que é a regularização fiscal tardia
É um benefício concedido a microempresas e empresas de pequeno porte nas licitações. Elas devem apresentar toda a documentação de regularidade fiscal e trabalhista, mesmo que haja alguma restrição (por exemplo, uma certidão positiva). A restrição, porém, não leva à inabilitação imediata: a empresa ganha um prazo para regularizar a situação, desde que seja declarada vencedora. O objetivo é evitar que pequenas empresas sejam excluídas por pendências sanáveis em pouco tempo.
Base legal
As ME e EPP devem apresentar toda a documentação exigida para a comprovação de regularidade fiscal e trabalhista, mesmo que esta apresente alguma restrição (Lei Complementar nº 123/2006, art. 43, caput). A comprovação da regularidade só é exigida, para efeito de assinatura do contrato, nos termos do art. 42.
Havendo restrição, o § 1º assegura o prazo de cinco dias úteis, cujo termo inicial corresponderá ao momento em que o proponente for declarado vencedor do certame, prorrogável por igual período, a critério da Administração, para a regularização da documentação, o pagamento ou parcelamento do débito e a emissão de certidões negativas ou positivas com efeito de negativa.
O que acontece se a empresa não regulariza
A não regularização no prazo implica decadência do direito à contratação, sem prejuízo das sanções legais. O § 2º do art. 43 cita o art. 81 da Lei nº 8.666/1993, hoje revogada, de modo que se aplicam as sanções da Lei nº 14.133/2021. Nesse caso, a Administração pode convocar os licitantes remanescentes, na ordem de classificação, para a assinatura do contrato, ou revogar a licitação.
Como proceder na prática
- Receba a documentação da ME ou EPP, mesmo com restrição.
- Verifique o enquadramento: a empresa é de fato ME ou EPP, e declarou essa condição?
- Declare a empresa vencedora e comunique o prazo de cinco dias úteis para regularizar.
- Acompanhe o prazo: registre a data inicial e a data final no sistema ou na ata.
- Decida sobre a prorrogação: a Administração pode prorrogar por igual período, a seu critério, desde que haja solicitação fundamentada.
- Verifique a regularização: confira as certidões apresentadas, inclusive as positivas com efeito de negativa.
- Decida: se a empresa regularizou, siga para a contratação; se não, aplique as consequências legais.
Exemplo ilustrativo (hipotético)
Uma microempresa vence um pregão e apresenta certidão estadual com restrição. O agente de contratação comunica o prazo de cinco dias úteis. A empresa quita o débito e emite a certidão regular dentro do prazo. A Administração confere a certidão, registra no processo e assina o contrato. Se a empresa não regularizasse, perderia o direito à contratação, e o próximo licitante seria convocado.
Diferença entre regularização fiscal tardia e empate ficto
A regularização fiscal tardia trata de documentos de regularidade fiscal e trabalhista. O empate ficto trata de preço: dá à ME ou EPP a chance de cobrir a proposta do melhor classificado quando a diferença é pequena. São benefícios distintos, previstos na mesma lei complementar. Veja também CND.
Erros comuns
- Inabilitar ME ou EPP com restrição sem conceder o prazo legal.
- Contar o prazo a partir de momento diferente da declaração de vencedor.
- Conceder prazo a empresa que não é ME ou EPP.
- Aplicar a regra a documentos que não são de regularidade fiscal e trabalhista, como atestados técnicos.
- Esquecer de registrar as datas e a decisão sobre a prorrogação.
- Não aplicar as consequências quando a empresa não regulariza.
Veja também o curso Licitações para empresas fornecedoras, que explica os benefícios às pequenas empresas.
Por que a lei criou esse benefício
Pequenas empresas costumam ter fluxo de caixa mais apertado e estrutura administrativa menor. Uma pendência pontual, como um débito parcelável ou uma certidão a ser reemitida, poderia excluí-las de licitações que elas têm plenas condições de executar. A regularização tardia equilibra essa situação: a Administração mantém a exigência de regularidade para assinar o contrato, mas permite que a empresa resolva a pendência sem perder a vaga conquistada na disputa.
Cuidados na prática
- Defina no edital e no sistema como será comunicada a abertura do prazo.
- Registre a data inicial e a final em ata ou no sistema.
- Fundamente a decisão sobre a prorrogação, seja deferindo ou indeferindo.
- Exija a prova da regularização: certidão negativa, positiva com efeitos de negativa ou comprovante de parcelamento, conforme o caso.
- Trate as empresas que estejam em situação semelhante de maneira igual.
Fechamento
A regularização fiscal tardia é um direito da ME e da EPP e, ao mesmo tempo, uma regra de segurança para a Administração: o contrato só é assinado com regularidade comprovada. Entender o prazo, o termo inicial e as consequências evita decisões equivocadas, impugnações e perda de tempo no andamento da licitação. Um modelo de comunicação padronizado, que informe claramente o prazo e o que deve ser apresentado, ajuda a equipe e dá segurança às empresas.
Base legal: Lei Complementar nº 123/2006, arts. 42 e 43; Lei nº 14.133/2021, art. 4º.