O que é o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)
O CRF é o documento que mostra que o empregador está em dia com os depósitos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço de seus empregados. Como o FGTS é direito do trabalhador, a regularidade da empresa com o fundo é um indicador de que ela cumpre encargos sociais básicos. Por isso, a lei exige o certificado de quem quer contratar com o poder público.
Base legal
O art. 27 da Lei nº 8.036/1990 diz que a apresentação do CRF, fornecido na forma do regulamento, é obrigatória, entre outras situações, na habilitação e licitação promovida por órgão da Administração federal, estadual e municipal, direta, indireta ou fundacional, ou por entidade por eles controlada. A Lei nº 14.133/2021 exige a regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS, que demonstre cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei (art. 68, IV).
Como o CRF é emitido e conferido
Na prática, o CRF é emitido eletronicamente, com prazo de validade definido pelo emissor. O órgão que habilita deve conferir a data e a autenticidade do documento. A lei admite que a comprovação seja substituída ou suprida por outros meios hábeis, inclusive eletrônicos (art. 68, § 1º). Muitos órgãos usam sistemas de cadastro de fornecedores, que fazem a consulta automática, e isso reduz custo e erros.
Microempresas e empresas de pequeno porte
ME e EPP têm prazo para regularização se houver restrição na comprovação da regularidade fiscal e trabalhista (Lei Complementar nº 123/2006, art. 43, § 1º). Isso não dispensa a apresentação do documento: a empresa o apresenta, ainda que com restrição, e ganha tempo para regularizar. Veja regularização fiscal tardia.
Como proceder na prática
- Inclua o CRF no edital como documento de habilitação social, com referência à lei.
- Solicite ao licitante mais bem classificado ou consulte o cadastro de fornecedores.
- Confira a autenticidade no sítio do emissor e a validade na data da análise.
- Registre a consulta no processo, anexando cópia do documento ou comprovante.
- Trate a restrição conforme o enquadramento do licitante, aplicando a regra especial das ME e EPP, quando cabível.
- Decida com fundamento: habilite ou inabilite, explicando o motivo.
Exemplo ilustrativo (hipotético)
Em uma concorrência, o agente de contratação analisa a documentação da empresa mais bem classificada e percebe que o CRF venceu dois dias antes da sessão. Em vez de inabilitar de imediato, consulta se o edital prevê diligência para atualizar documentos vencidos e verifica a possibilidade de consulta direta ao sistema do emissor. Registra o resultado e decide conforme o edital e a lei.
Diferença entre CRF, CND e CNDT
O CRF comprova a regularidade perante o FGTS. A CND trata de tributos e contribuições. A CNDT trata de débitos perante a Justiça do Trabalho. Todas fazem parte da regularidade fiscal, social e trabalhista, mas cada uma tem emissor e base legal diferentes.
Erros comuns
- Aceitar CRF vencido sem diligenciar conforme o edital.
- Não conferir a autenticidade do documento.
- Exigir o CRF de todos os licitantes logo na abertura.
- Não aplicar a regra de regularização tardia a microempresas e empresas de pequeno porte.
- Esquecer que contratos de execução continuada também precisam acompanhar a regularidade ao longo da vigência.
- Não guardar a prova da consulta.
Fornecedores e gestores podem aprofundar o tema no curso Licitações para empresas fornecedoras e no serviço de assessoria para empresas licitantes.
Por que o FGTS importa para a Administração
O depósito do FGTS é obrigação do empregador e direito do trabalhador. Um fornecedor que atrasa os depósitos tende a ter problemas financeiros ou de gestão, o que aumenta o risco de inexecução do contrato. Além disso, em contratos com mão de obra, a inadimplência pode se refletir em reclamações trabalhistas, que a Administração acaba tendo de acompanhar. Exigir o CRF na habilitação é uma forma simples e barata de reduzir esse risco no início da contratação.
Acompanhar durante o contrato
A lei fixa a exigência na habilitação, mas boas práticas e as regras de cada contrato podem prever a apresentação periódica da regularidade durante a execução, especialmente em serviços contínuos. Verifique o que o seu edital e o seu contrato dizem a respeito, e considere inserir cláusulas claras sobre a periodicidade, o prazo para regularizar e as consequências do descumprimento. O fiscal administrativo é a figura natural para acompanhar esse ponto. Veja fiscal técnico, administrativo e setorial.
Fechamento: simples de pedir, importante de conferir
O CRF é um dos documentos mais simples da habilitação, mas também um dos que mais geram erro quando a conferência é feita às pressas. Validade, autenticidade e tratamento correto de microempresas e empresas de pequeno porte resolvem a maior parte dos problemas. Um modelo de checklist de habilitação, com campos para a data da consulta e o responsável, ajuda a padronizar a rotina e a documentar a análise, protegendo o agente de contratação e a Administração diante de recursos e de auditorias.
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Base legal: Lei nº 8.036/1990, art. 27; Lei nº 14.133/2021, art. 68.