Entender como fazer a pesquisa de preços é uma das tarefas mais sensíveis de quem trabalha com compras públicas. O valor estimado orienta a escolha da modalidade, a reserva de recursos, a aceitabilidade das propostas e, depois, a defesa do processo perante o controle. A Lei 14.133/2021 trata do tema no art. 23 e deixa claro que o preço de referência deve refletir o mercado, não a conveniência.
O que o art. 23 determina
O caput do art. 23 estabelece que o valor previamente estimado da contratação deve ser compatível com os valores praticados pelo mercado, considerando os preços de bancos de dados públicos, as quantidades a contratar, a economia de escala e as peculiaridades do local de execução.
Para bens e serviços em geral, o § 1º manda definir o valor com base no melhor preço aferido por meio dos seguintes parâmetros, adotados de forma combinada ou não:
- composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item no painel de preços ou no banco de preços em saúde do Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP);
- contratações similares da administração pública, em execução ou concluídas no período de um ano anterior à pesquisa, com atualização por índice de preços;
- pesquisa publicada em mídia especializada, tabela de referência formalmente aprovada pelo Executivo federal e sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que com data e hora de acesso;
- pesquisa direta com no mínimo três fornecedores, com solicitação formal de cotação, justificativa da escolha dos fornecedores e orçamentos obtidos com menos de seis meses de antecedência da divulgação do edital;
- pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, na forma de regulamento.
Passo a passo para a pesquisa de preços
1. Parta do objeto bem descrito
Pesquisa de preço só é confiável quando compara coisas iguais. Use a descrição do ETP e do termo de referência, com especificação, unidade de medida e quantidade. Itens descritos de forma vaga geram preços incomparáveis.
2. Comece pelas fontes públicas
O inciso I do § 1º coloca em primeiro lugar o painel de preços do PNCP. Consulte-o, anote a data da consulta e guarde a tela ou o relatório. Em seguida, busque contratações similares de outros órgãos, observando o prazo de um ano e atualizando os valores.
3. Complemente com outras fontes
Mídia especializada, tabelas de referência e sítios de domínio amplo são aceitos desde que o registro traga data e hora de acesso. Imprima ou salve a página. Sem o registro, a pesquisa não pode ser conferida depois.
4. Faça cotação direta com critério
Se usar a pesquisa com fornecedores, peça cotação formal a no mínimo três, justifique a escolha deles e verifique que os orçamentos têm menos de seis meses. Cotação enviada por um único fornecedor, com preço sem composição, é a fonte mais frágil.
5. Trate os preços discrepantes
Preços muito acima ou muito abaixo dos demais merecem análise. Como boa prática, registre o critério usado para excluí-los ou mantê-los (por exemplo, diferença de especificação, de quantidade ou de local de entrega). A lei fala em “melhor preço aferido” e exige compatibilidade com o mercado; o relatório precisa mostrar o raciocínio.
6. Defina o valor e registre a memória
Monte um mapa comparativo com todas as fontes, o método usado (menor valor, mediana, média, conforme o seu regulamento) e o valor final. O inciso VI do art. 18, § 1º, pede estimativa de valor acompanhada de preços unitários referenciais, memórias de cálculo e documentos de suporte.
7. Decida sobre o sigilo do orçamento
O art. 24 permite, desde que justificado, que o orçamento estimado seja sigiloso, sem prejuízo da divulgação dos quantitativos e demais informações para as propostas. O sigilo não vale para os órgãos de controle. No critério de maior desconto, o preço estimado ou o máximo aceitável consta do edital.
O que o TCU orienta sobre método e documentação
O manual de licitações e contratos do TCU reproduz a regra federal da Instrução Normativa Seges/ME 65/2021 (art. 6º): a média, a mediana ou o menor dos preços pode servir de referência, desde que o cálculo incida sobre pelo menos três preços. Essa IN vale para a administração federal; o município aplica o seu próprio regulamento ou, se o adotar expressamente, a norma federal. O manual também recomenda documentar a pesquisa: descrição do objeto, responsáveis, fontes, série de preços, método estatístico e justificativa. O mesmo manual, ao tratar da estimativa do valor da contratação, registra que o Acórdão 3224/2020-Plenário afirma que a pesquisa não deve se limitar a cotações com fornecedores, podendo usar contratações similares, sistemas referenciais, sites especializados e contratos anteriores do próprio órgão.
Em termos práticos, vale montar uma “cesta de preços” com fontes de naturezas diferentes. Quanto mais variada e documentada, mais fácil sustentar o valor estimado diante de um questionamento.
Casos específicos
Obras e serviços de engenharia. O § 2º manda usar, em ordem, composições de custos unitários menores ou iguais à mediana do Sicro (infraestrutura de transportes) ou do Sinapi (demais obras), depois mídia especializada e tabelas, contratações similares e base de notas fiscais, acrescentando BDI e encargos sociais de referência.
Municípios. O § 3º permite que municípios, estados e Distrito Federal definam o valor por outros sistemas de custos adotados pelo ente, desde que a contratação não envolva recursos da União. Se há recursos federais, confira as regras do repasse.
Contratação direta. Pelo § 4º, quando não for possível estimar pelos parâmetros anteriores, o contratado deve comprovar previamente que os preços são compatíveis com os de contratações semelhantes, por notas fiscais emitidas a outros contratantes no período de até um ano anterior, ou por outro meio idôneo.
Erros comuns
- Só três cotações por e-mail: a lei lista outros parâmetros e coloca a pesquisa direta entre as opções.
- Fontes sem data e hora de acesso: invalidam o registro dos sítios e da mídia especializada.
- Orçamentos antigos: cotações com mais de seis meses não atendem ao inciso IV.
- Comparar itens diferentes: especificações diferentes não são comparáveis.
- Sem justificativa da escolha dos fornecedores: a lei exige essa justificativa na pesquisa direta.
- Não guardar a memória de cálculo: o controle vai pedir.
Checklist final da pesquisa de preços
- Objeto descrito com especificação, unidade e quantidade.
- Painel de preços do PNCP consultado e registrado.
- Contratações similares do último ano pesquisadas e atualizadas.
- Fontes da internet com data e hora de acesso.
- Cotações diretas com no mínimo três fornecedores e justificativa da escolha.
- Preços discrepantes tratados com critério registrado.
- Mapa comparativo e método de cálculo documentados.
- Decisão sobre sigilo do orçamento justificada.
- Regras específicas de obras, recursos federais e contratação direta conferidas.
