O TR traduz o estudo técnico em regras de contratação. É dele que saem o objeto descrito no edital, as obrigações do contratado e a forma como o contrato será fiscalizado e pago.
O que é o termo de referência
É o documento que descreve com precisão o que a Administração quer contratar e sob quais condições. Funciona como o “manual” da contratação: quem lê o TR deve entender o que será entregue, em que prazo, com quais exigências, como será conferido e quando será pago.
Para que serve
- Dar clareza ao fornecedor sobre o que será exigido, reduzindo dúvidas e impugnações.
- Servir de base para a estimativa de preços e para o edital.
- Orientar a fiscalização e o recebimento do objeto.
- Definir critérios de medição e pagamento, prevenindo disputas depois.
Elementos do art. 6º, XXIII
- Definição do objeto: natureza, quantitativos, prazo do contrato e possibilidade de prorrogação.
- Fundamentação, com referência ao ETP.
- Descrição da solução como um todo, considerando o ciclo de vida do objeto.
- Requisitos da contratação.
- Modelo de execução do objeto, ou seja, como o contrato produzirá resultados do início ao fim.
- Modelo de gestão do contrato, que descreve como a execução será acompanhada e fiscalizada.
- Critérios de medição e de pagamento.
- Forma e critérios de seleção do fornecedor.
- Estimativas do valor, com preços unitários referenciais e memórias de cálculo, em documento separado e classificado.
- Adequação orçamentária.
Como elaborar na prática
- Parta das conclusões do ETP: solução escolhida, quantidades e requisitos.
- Descreva o objeto de forma objetiva, sem direcionar a marca sem justificativa técnica.
- Defina como o contrato será executado e como será fiscalizado, indicando perfis e responsabilidades.
- Estabeleça critérios de medição, recebimento e pagamento, inclusive prazos.
- Inclua obrigações das partes, sanções e condições de habilitação proporcionais ao objeto.
- Revise com área jurídica e, se possível, com alguém que não participou da elaboração.
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que contrata serviço de limpeza de prédios públicos. O TR precisa indicar áreas, frequência, produtos, equipe, forma de conferir a qualidade e critério de pagamento. Sem esses elementos, a fiscalização improvisa, e surgem conflitos sobre o que foi ou não cumprido.
TR, projeto básico e anteprojeto
Para bens e serviços em geral usa-se o TR. Para obras e serviços de engenharia, o objeto é definido por projeto básico, anteprojeto ou projeto executivo, conforme o regime (art. 18, II).
Erros que mais geram impugnação
Descrição do objeto que aponta marca sem justificativa; exigências de habilitação desproporcionais; quantitativos sem base no ETP; ausência de critério de medição e de recebimento; e prazos de entrega incompatíveis. Antes de publicar, peça a revisão de alguém que não participou da elaboração.
Checklist de revisão do termo de referência
- O objeto está descrito de forma clara, sem direcionar a marca sem justificativa?
- As quantidades batem com o ETP e com o plano de contratações?
- O modelo de execução diz como, onde e quando o serviço ou a entrega ocorrem?
- Há critérios objetivos de medição, recebimento e pagamento?
- As exigências de habilitação são proporcionais ao objeto?
- Estão previstas as obrigações das partes e as sanções aplicáveis?
- Está definido se o orçamento estimado será público ou sigiloso (art. 24)?
Relação com a fiscalização
O TR é o documento que o fiscal e o gestor do contrato vão consultar todos os dias. Se ele não diz como conferir a entrega, a fiscalização improvisa e abre brecha para discussão. Por isso, vale a pena envolver quem vai fiscalizar na elaboração do modelo de gestão, o que também reduz o risco de pedidos de aditivo para corrigir o que ficou vago.
Base legal
Lei nº 14.133/2021, arts. 6º (XXIII) e 18 (II). Observação: a lei trata o orçamento como documento separado e classificado, o que não impede que o orçamento seja divulgado quando a Administração optar por não o manter sigiloso.
Erros comuns
- Especificação que aponta marca ou restringe a competição sem justificativa técnica.
- Modelo de gestão genérico, sem indicar quem fiscaliza e como.
- Critérios de medição vagos, que geram disputa na hora de pagar.
- Prazo e quantitativos sem relação com o ETP.
- Não prever sanções e condições de recebimento.
