Sem boa pesquisa de preços não há orçamento confiável, e sem orçamento confiável a licitação corre o risco de sobrepreço, de ficar deserta ou de contratar inexequível.
O que é pesquisa de preços
É a coleta e a análise de preços de bens, serviços ou obras semelhantes ao que se quer contratar, para chegar a um valor de referência. Esse valor alimenta o orçamento estimado, o critério de aceitabilidade de preços e a verificação de disponibilidade orçamentária. É uma das etapas que mais geram apontamentos dos órgãos de controle.
Parâmetros para bens e serviços em geral
O art. 23, § 1º, manda definir o valor estimado pelo melhor preço aferido por meio destes parâmetros, usados de forma combinada ou não:
- composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item no painel de preços ou no banco de preços em saúde do PNCP;
- contratações similares da Administração, em execução ou concluídas no período de 1 ano anterior à pesquisa, inclusive por registro de preços, com atualização;
- dados de pesquisa em mídia especializada, tabela de referência aprovada pelo Poder Executivo federal e sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, com data e hora de acesso;
- pesquisa direta com no mínimo 3 fornecedores, com solicitação formal e justificativa da escolha, sem orçamentos com mais de 6 meses de antecedência da divulgação do edital;
- pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, na forma de regulamento.
Obras e serviços de engenharia
O § 2º determina parâmetros em ordem, com destaque para o Sicro (infraestrutura de transportes) e o Sinapi (demais obras), acrescidos de BDI e encargos sociais. Veja SINAPI e BDI.
Municípios, Estados e DF
Quando não houver recursos da União, o valor estimado pode ser definido por outros sistemas de custos adotados pelo respectivo ente (art. 23, § 3º).
Contratação direta
Se não for possível estimar pelos parâmetros anteriores, o contratado deve comprovar previamente que seus preços conferem com os de contratações semelhantes, por notas fiscais emitidas a outros contratantes no último ano ou outro meio idôneo (§ 4º). Veja justificativa de preço na contratação direta.
Como fazer na prática
- Defina com precisão o objeto, as quantidades e o local de entrega, que afetam o preço.
- Combine mais de uma fonte, priorizando as oficiais e as contratações públicas recentes.
- Registre cada consulta: fonte, data e hora, quantidade, local.
- Elimine valores inconsistentes, com justificativa, e calcule a mediana ou média.
- Documente a metodologia no processo e atualize o valor se a pesquisa envelhecer.
- Use o resultado para formar o orçamento estimado e o critério de aceitabilidade.
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que pesquisa o preço de merenda escolar com três orçamentos de empresas locais. Se esses valores são muito mais altos que os praticados em contratações recentes de outros órgãos no PNCP, a pesquisa fica frágil. A combinação de fontes protege o preço de referência.
Diferença entre pesquisa de preços e orçamento estimado
A pesquisa é o procedimento de coleta e análise. O orçamento estimado é o resultado, ou seja, o valor de referência que consta do processo e orienta a licitação.
Boas práticas para uma pesquisa defensável
- Priorize fontes públicas e contratações recentes de objeto semelhante, que são mais fáceis de comprovar.
- Evite depender de uma única fonte, principalmente de um único fornecedor.
- Registre critérios de exclusão de preços muito altos ou muito baixos.
- Considere frete, garantia, prazo de pagamento e local de entrega, que alteram o preço.
- Guarde prints, e-mails e documentos das cotações no processo.
Cotação com fornecedores: como fazer direito
Quando a pesquisa inclui cotações diretas, a solicitação deve ser formal, com a descrição completa do objeto, as quantidades e as condições de entrega, enviada a fornecedores do ramo. A justificativa da escolha dos fornecedores consultados evita a impressão de combinação de preços. Cotações com data antiga, sem identificação do fornecedor ou com especificação diferente do objeto são frágeis diante do controle.
Base legal
Lei nº 14.133/2021, art. 23. O município deve conferir se há regulamento local que detalhe a metodologia.
Erros comuns
- Usar só três orçamentos de fornecedores, sem justificar a escolha.
- Pesquisar valores antigos ou sem atualização.
- Ignorar quantidades e local de entrega, que afetam o preço.
- Não registrar data e hora das consultas na internet.
- Não descartar valores discrepantes com motivo registrado.
