O que é a fase preparatória da licitação
A fase preparatória, também chamada de fase interna, é onde a licitação é pensada, antes de ser anunciada ao mercado. É a primeira das fases do processo licitatório (art. 17, I, da Lei nº 14.133/2021) e, segundo o art. 18, é caracterizada pelo planejamento. Ela deve compatibilizar-se com o plano de contratações anual, sempre que elaborado, e com as leis orçamentárias, e abordar todas as considerações técnicas, mercadológicas e de gestão que podem interferir na contratação.
Por que ela é decisiva
É nessa fase que se evitam aditivos desnecessários, impugnações, licitações desertas ou fracassadas, preços fora do mercado e contratos que não atendem à necessidade. Um bom planejamento reduz riscos e retrabalho; um planejamento ruim aparece depois, na forma de aditivos, atrasos e questionamentos de controle. Em municípios pequenos, com equipes enxutas, dedicar tempo à fase preparatória costuma ser o melhor investimento do processo.
O que compreende (art. 18)
- A descrição da necessidade da contratação, fundamentada em estudo técnico preliminar (ETP) que caracterize o interesse público envolvido.
- A definição do objeto, por termo de referência, anteprojeto, projeto básico ou projeto executivo, conforme o caso.
- As condições de execução e pagamento, as garantias exigidas e ofertadas e as condições de recebimento.
- O orçamento estimado, com as composições dos preços utilizados para sua formação.
- A elaboração do edital e da minuta de contrato, quando necessária.
- O regime de fornecimento de bens, de prestação de serviços ou de execução de obras e serviços de engenharia, observados os potenciais de economia de escala.
- A modalidade de licitação, o critério de julgamento, o modo de disputa e a adequação e eficiência da combinação desses parâmetros, considerado todo o ciclo de vida do objeto.
- A motivação circunstanciada das condições do edital, como justificativa de exigências de qualificação técnica e de qualificação econômica.
- A análise dos riscos que possam comprometer o sucesso da licitação e a boa execução contratual (inciso X).
- A motivação sobre o momento da divulgação do orçamento da licitação, observado o art. 24 (inciso XI).
Passo a passo da fase preparatória
- Documento de formalização da demanda. A área requisitante registra a necessidade. Veja DFD.
- Estudo técnico preliminar. Analisa a necessidade, o mercado, as soluções e a viabilidade.
- Análise de riscos e matriz, quando couber. Identifica o que pode dar errado e as respostas.
- Termo de referência (ou projeto). Define o objeto, as condições e as obrigações.
- Pesquisa de preços e orçamento. Estima o valor da contratação. Veja pesquisa de preços.
- Escolha da modalidade, do critério e do modo de disputa. Com justificativa.
- Edital, minuta de contrato e anexos. Com revisão técnica.
- Parecer jurídico e aprovação. Análise jurídica prévia e decisão da autoridade competente.
Exemplo ilustrativo: uma prefeitura de pequeno porte precisa contratar a manutenção da frota. A área de transportes registra a demanda, o ETP compara contratar oficina por serviço, registro de preços ou contratação por maior desconto sobre tabela, a equipe pesquisa preços, define o termo de referência com indicadores de atendimento, analisa riscos (como dependência de poucas oficinas na cidade), escolhe o critério de julgamento, redige o edital e submete tudo ao jurídico.
Fase preparatória e plano de contratações anual
O art. 18 manda compatibilizar a fase preparatória com o plano de contratações anual, quando elaborado. Isso significa que, em tese, a contratação já foi prevista no planejamento do exercício, o que facilita a consolidação de demandas e a economia de escala. Veja plano de contratações anual.
Diferença entre fase preparatória e fase externa
A preparatória ocorre dentro do órgão e antecede a divulgação do edital; a externa começa com a divulgação do edital e vai até a homologação. Veja fase externa da licitação e licitação.
Base legal
Lei nº 14.133/2021, arts. 17 e 18.
Como organizar o processo para não perder informação
A fase preparatória gera muitos documentos, e a lei exige que os atos do processo licitatório sejam produzidos por escrito, com data e local de sua realização e assinatura dos responsáveis (art. 12, I). Padronize a ordem de juntada: DFD, ETP, mapa de riscos, pesquisa de preços, termo de referência, minuta de edital, minuta de contrato, parecer jurídico e autorização. Numeração de folhas, índice e nomes padronizados de arquivos ajudam a equipe e facilitam o controle. Em processos eletrônicos, utilize o sistema do órgão para assegurar rastreabilidade e assinatura digital.
Papel do assessoramento jurídico e do controle interno
O parecer jurídico sobre o edital, a minuta de contrato e o enquadramento da modalidade deve ser anterior à publicação. Já o controle interno pode orientar sobre riscos, conformidade e rotinas. Quando essas áreas participam desde o início, o processo ganha qualidade e os ajustes são feitos antes da divulgação, quando custam menos. Veja linhas de defesa nas contratações.
Erros comuns
- Copiar ETP e termo de referência de outros órgãos sem adaptar à realidade local.
- Pesquisa de preços superficial, com poucas fontes.
- Não analisar riscos nem registrar a motivação das exigências do edital.
- Escolher a modalidade e o critério por hábito, e não por análise.
- Ignorar o plano de contratações anual e a disponibilidade orçamentária.
