O que é a fase externa da licitação
Depois de pronta a fase preparatória, a licitação “sai” do órgão e vai ao mercado. A fase externa é essa etapa pública do processo: começa com a divulgação do edital e termina com a homologação. É nela que os licitantes apresentam propostas, a Administração julga, habilita o vencedor, recebe recursos e decide. O art. 17 da Lei nº 14.133/2021 prevê as fases em sequência: preparatória; divulgação do edital; apresentação de propostas e lances, quando for o caso; julgamento; habilitação; recursal; e homologação.
As etapas da fase externa
- Divulgação do edital. O edital e seus anexos são divulgados no PNCP, em sítio oficial, e eventualmente em outros meios. Veja PNCP.
- Prazo para propostas. Respeitam-se os prazos mínimos do art. 55, que variam conforme o objeto e o critério de julgamento.
- Esclarecimentos e impugnações. Qualquer pessoa pode pedir esclarecimento ou impugnar o edital até 3 dias úteis antes da abertura (art. 164).
- Propostas e lances. A sessão pública é preferencialmente eletrônica e, se presencial, gravada em áudio e vídeo (art. 17, §§ 2º e 5º).
- Julgamento. Classificação e desclassificação, desempate e negociação. Veja julgamento das propostas.
- Habilitação. Exigência de documentos do licitante mais bem classificado. Veja habilitação.
- Fase recursal. Prazo para recursos. Veja recurso administrativo em licitação.
- Encerramento. Adjudicação e homologação. Veja adjudicação e homologação.
Inversão de fases
A habilitação pode anteceder as fases de propostas e julgamento, mediante ato motivado com explicitação dos benefícios decorrentes, desde que expressamente previsto no edital (art. 17, § 1º). É a chamada inversão de fases, útil em objetos de maior complexidade. Na regra geral, os documentos de habilitação são exigidos apenas do licitante vencedor.
Forma eletrônica e presencial
As licitações serão realizadas preferencialmente sob a forma eletrônica, admitida a presencial desde que motivada, com sessão registrada em ata e gravada em áudio e vídeo (art. 17, § 2º). Na hipótese excepcional de licitação presencial, a gravação será juntada aos autos depois do encerramento (§ 5º). Nos procedimentos eletrônicos, a Administração poderá determinar que os licitantes pratiquem seus atos em formato eletrônico (§ 4º).
Análise de conformidade da proposta
Se previsto no edital, na fase de julgamento o órgão pode, em relação ao licitante provisoriamente vencedor, realizar análise e avaliação da conformidade da proposta, mediante homologação de amostras, exame de conformidade e prova de conceito, entre outros testes de interesse da Administração (art. 17, § 3º). Veja amostra e prova de conceito.
Exemplo ilustrativo: uma prefeitura de pequeno porte publica pregão eletrônico para compra de uniformes. Divulga o edital no PNCP, respeita o prazo mínimo para propostas, responde a um pedido de esclarecimento, conduz a sessão com lances, negocia com o primeiro colocado, analisa a amostra, habilita a empresa, abre prazo de recurso e, sem recursos, adjudica e homologa.
Prazos mínimos para propostas
O art. 55 fixa prazos mínimos, contados da divulgação do edital, que variam conforme o objeto e o critério de julgamento: por exemplo, 8 dias úteis para aquisição de bens por menor preço ou maior desconto e 10 dias úteis para serviços comuns e obras e serviços comuns de engenharia, com prazos maiores para objetos mais complexos. Alterações relevantes no edital exigem nova divulgação e reabertura de prazo. Veja prazos mínimos para apresentação de propostas.
Diferença entre fase externa e fase preparatória
A fase preparatória ocorre dentro do órgão, sem contato formal com licitantes, e produz os documentos que sustentam a licitação. A externa é pública e submete tudo ao escrutínio do mercado e dos órgãos de controle. Veja fase preparatória da licitação e edital de licitação.
Base legal
Lei nº 14.133/2021, arts. 17, 55 e 164.
Modificações no edital durante a fase externa
Se for necessário alterar o edital depois da divulgação, a regra do art. 55, § 1º, é clara: eventuais modificações implicam nova divulgação na mesma forma da divulgação inicial, além do cumprimento dos mesmos prazos dos atos e procedimentos originais, exceto quando a alteração não comprometer a formulação das propostas. Por isso, a Administração deve avaliar o efeito de cada mudança: retificação de erro material sem impacto nas propostas dispensa reabertura de prazo, mas mudança de especificação, de critério ou de exigência de habilitação costuma exigir.
Registro e transparência na fase externa
Todos os atos da fase externa devem ser registrados e divulgados: ata da sessão, decisões sobre propostas e habilitação, respostas a esclarecimentos e impugnações, recursos e decisões. Em licitações eletrônicas, o sistema mantém boa parte desse registro; ainda assim, o agente de contratação deve juntar ao processo os documentos necessários e garantir que as informações estejam acessíveis no PNCP e no sítio do órgão.
Erros comuns
- Publicar edital sem cumprir os prazos mínimos do art. 55.
- Alterar o edital sem nova divulgação e reabertura do prazo, quando a alteração afeta as propostas.
- Exigir documentos de habilitação de todos os licitantes, e não só do vencedor, fora da inversão de fases.
- Não gravar a sessão presencial.
- Não responder pedidos de esclarecimento e impugnações no prazo.
