Contratar sem licitação não significa contratar sem processo. A dispensa e a inexigibilidade exigem justificativa, documentos e publicidade, e é nelas que costumam aparecer apontamentos dos tribunais de contas. Saber como instruir a contratação direta reduz o risco do gestor e acelera a compra legítima. Este guia segue o roteiro da Lei 14.133/2021.
O que a lei pede na instrução
O art. 72 da Lei 14.133 determina que o processo de contratação direta, que compreende os casos de inexigibilidade e de dispensa, seja instruído com:
- documento de formalização de demanda e, se for o caso, estudo técnico preliminar, análise de riscos, termo de referência, projeto básico ou executivo;
- estimativa de despesa, calculada na forma do art. 23;
- parecer jurídico e pareceres técnicos, se for o caso, que demonstrem o atendimento dos requisitos;
- demonstração da compatibilidade da previsão de recursos orçamentários com o compromisso a ser assumido;
- comprovação de que o contratado preenche os requisitos de habilitação e qualificação mínima necessária;
- razão da escolha do contratado;
- justificativa de preço;
- autorização da autoridade competente.
O parágrafo único acrescenta que o ato que autoriza a contratação direta, ou o extrato do contrato, deve ser divulgado e mantido à disposição do público em sítio eletrônico oficial. E o art. 73 prevê que, na contratação direta indevida ocorrida com dolo, fraude ou erro grosseiro, o contratado e o agente público responsável respondem solidariamente pelo dano causado ao erário, sem prejuízo de outras sanções.
Passo a passo da instrução
1. Formalize a demanda
Comece pelo documento que descreve a necessidade, o setor solicitante e a justificativa. Se a contratação estiver prevista no plano de contratações anual, faça a referência. A demanda delimita o objeto e evita contratações genéricas.
2. Escolha o enquadramento legal com cuidado
As hipóteses de dispensa e inexigibilidade são de lei nacional; o regulamento municipal pode detalhar o procedimento (por exemplo, o aviso prévio das dispensas de pequeno valor).
A dispensa está no art. 75; a inexigibilidade, no art. 74. A inexigibilidade ocorre quando a competição é inviável, em especial nos casos de fornecedor exclusivo, artista consagrado, serviços técnicos especializados de natureza predominantemente intelectual com notória especialização (vedada para publicidade e divulgação), objetos que podem ser contratados por credenciamento e imóvel cujas características tornem necessária a escolha. O enquadramento precisa ser demonstrado, não apenas citado.
3. Verifique os limites e o fracionamento
Nas dispensas por valor, o § 1º do art. 75 manda considerar o somatório do que for despendido no exercício pela respectiva unidade gestora e o somatório da despesa com objetos de mesma natureza, entendidos como contratações no mesmo ramo de atividade. Fracionar para ficar abaixo do limite compromete o processo. Os valores dos incisos I e II do art. 75 são atualizados todo dia 1º de janeiro por decreto federal (art. 182) e divulgados no PNCP; confira o decreto do ano antes de enquadrar.
4. Estime o valor conforme o art. 23
A estimativa deve seguir os parâmetros do art. 23. O § 4º prevê que, quando não for possível estimar o valor do objeto, o contratado deve comprovar previamente que os preços estão em conformidade com os de contratações semelhantes, por notas fiscais emitidas a outros contratantes nos últimos 12 meses ou por outro meio idôneo.
5. Reúna a prova da inexigibilidade
Para fornecedor exclusivo, o § 1º do art. 74 pede atestado de exclusividade, contrato de exclusividade, declaração do fabricante ou outro documento idôneo, vedada a preferência por marca específica. Para serviço técnico, o § 3º define notória especialização por desempenho anterior, estudos, experiência, publicações, equipe técnica e outros requisitos; documente o currículo e os trabalhos anteriores. O § 4º veda a subcontratação ou a atuação de profissionais distintos dos que justificaram a inexigibilidade.
6. Confirme habilitação e regularidade
Verifique os requisitos mínimos de habilitação do contratado, regularidade fiscal e trabalhista e eventuais impedimentos. O inciso V do art. 72 exige a comprovação.
7. Justifique a escolha do contratado
Explique por que aquele fornecedor foi escolhido: única empresa que atende, melhor proposta entre as consultadas, único com a especialização exigida. Sem a razão da escolha, o processo fica incompleto.
8. Colha pareceres e autorização
Encaminhe o processo ao jurídico e às áreas técnicas e confirme a compatibilidade orçamentária. Só então a autoridade competente autoriza.
9. Divulgue
Publique o ato de autorização ou o extrato do contrato em sítio oficial. Nas dispensas de baixo valor, o § 3º do art. 75 prevê, preferencialmente, aviso prévio no sítio oficial por no mínimo três dias úteis, com manifestação de interesse em obter propostas adicionais.
Como distinguir dispensa, inexigibilidade e credenciamento
A diferença está no motivo. Na dispensa, a competição seria possível, mas a lei autoriza a contratação direta em hipóteses listadas, como as de baixo valor. Na inexigibilidade, a competição é inviável, por exclusividade, singularidade ou outro fator. O credenciamento aparece no inciso IV do art. 74 como hipótese em que o objeto pode ou deve ser contratado por esse meio: a administração abre o cadastro e contrata todos os interessados que atendam às regras.
Essa distinção muda a instrução. Para a dispensa, o foco está em provar que o caso se enquadra nos limites e condições do art. 75 e em obter o melhor preço. Para a inexigibilidade, o foco é demonstrar a inviabilidade da competição, com documentos idôneos. Para o credenciamento, o foco é o regulamento do chamamento, os critérios objetivos e a divulgação.
Uma dica prática: antes de escolher o enquadramento, pergunte-se se a competição realmente não é viável e se não há outro caminho mais simples, como o credenciamento ou uma licitação enxuta. Registrar essa reflexão no processo ajuda a mostrar que o gestor ponderou as alternativas.
Erros comuns
- Enquadramento só de fachada: citar o inciso sem provar a hipótese.
- Fracionamento: várias compras do mesmo ramo no exercício para ficar abaixo do limite.
- Preço sem justificativa: falta o inciso VII do art. 72.
- Exclusividade sem atestado: o § 1º do art. 74 pede documento idôneo.
- Escolha sem razão registrada: o inciso VI exige.
- Esquecer a divulgação: o parágrafo único do art. 72 impõe a publicidade.
Checklist final da contratação direta
- Demanda formalizada e, se for o caso, ETP, riscos e termo de referência.
- Enquadramento no art. 74 ou 75 demonstrado.
- Limites e fracionamento verificados.
- Estimativa de despesa pelo art. 23 ou comprovação de preços de mercado.
- Prova de exclusividade ou notória especialização, quando for o caso.
- Habilitação e regularidade do contratado comprovadas.
- Razão da escolha e justificativa de preço registradas.
- Compatibilidade orçamentária demonstrada.
- Parecer jurídico e pareceres técnicos anexados.
- Autorização da autoridade competente e divulgação em sítio oficial.
