Contratos de sistemas de informática costumam ser caros, longos e difíceis de avaliar. Muitos gestores só percebem o problema quando chega a hora de renovar ou refazer a licitação. Em Indianápolis, capital de Indiana (Estados Unidos), a cidade fez as perguntas certas antes disso. O Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), registrou o trabalho em um Project Feature de outubro de 2018, que mostra como acompanhar o desempenho do fornecedor em um contrato de TI e usar isso na renovação.
A ideia em resumo
O projeto fez parte da iniciativa What Works Cities, da Bloomberg Philanthropies, em que o GPL deu apoio técnico voluntário. A cidade queria responder a quatro perguntas: como está o desempenho do atual fornecedor de serviços de aplicações; como elevar o valor obtido e melhorar o serviço; como se preparar para refazer a licitação; e como obter o melhor valor na próxima contratação de suporte de TI. O objetivo geral era ampliar a concorrência, reduzir custos, melhorar a qualidade e fortalecer a capacidade interna de tecnologia.
O que a pesquisa mostrou
Segundo o GPL, o trabalho teve quatro frentes:
- Medir antes de decidir. A cidade criou indicadores para acompanhar o contrato: pontualidade dos projetos, pesquisas de satisfação dos departamentos usuários depois de cada projeto e a cada trimestre, e um resumo das análises de causa raiz dos problemas.
- Licitação competitiva e frequente. O GPL recomendou escolher o fornecedor por concorrência com mais frequência, o que pode gerar economia e ampliar a especialização disponível. A estrutura de preços deveria separar serviços mensais recorrentes de projetos especiais de curta duração.
- Piloto com parte dos serviços separada. Compras e a agência de serviços de informação rascunharam um edital para um recorte do escopo maior. Para entender como os candidatos planejam, comunicam e implementam, as finalistas teriam de fazer um pequeno projeto de demonstração com as habilidades exigidas.
- Redução de custos futuros. Após reuniões com servidores e líderes do fornecedor, o GPL fez recomendações para melhorar a gestão do contrato e separar serviços do contrato principal. Em 2017, a agência negociou uma renovação que reduziu os custos anuais em cerca de US$ 900 mil, quase US$ 3,6 milhões ao longo da vigência restante.
O relatório conclui, em tom de próximos passos, que a cidade pode ganhar valor analisando indicadores e marcando reuniões regulares com o fornecedor, e que compras pretendia incluir resultados desejados em outros contratos. Não traz avaliação da qualidade dos serviços depois da renegociação.
Como aplicar no Brasil
- Faça um diagnóstico do contrato vigente antes da prorrogação. A Lei 14.133/2021, art. 107, permite prorrogar serviços contínuos, se previsto no edital e se a autoridade atestar que condições e preços seguem vantajosos, e admite negociar com o contratado.
- Monte três indicadores simples: entregas no prazo, satisfação da área usuária e registro das causas dos incidentes. Use o próprio fiscal do contrato (art. 117) para registrar.
- Separe o recorrente do eventual. Suporte mensal e projetos pontuais têm natureza e preço diferentes, e misturá-los dificulta a comparação. Justifique no estudo técnico preliminar o parcelamento ou não (art. 18, § 1º, VIII).
- Considere prova de conceito. O art. 17, § 3º, permite, desde que previsto no edital, avaliar a proposta do licitante provisoriamente vencedor por meio de amostras, exame de conformidade e prova de conceito. Note que a regra brasileira alcança o provisoriamente vencedor, e não várias finalistas.
- Reúna-se com o fornecedor regularmente, com dados, e registre as decisões.
- Ouça as áreas usuárias (saúde, educação, tributos) sobre como o sistema atende ao trabalho diário.
Cuidados e limites
O caso trata de um contrato específico de uma cidade americana, e a redução de custos veio da renegociação, não de nova licitação. A página do GPL não informa se a qualidade se manteve, e a decisão de refazer o certame ou renovar depende de condições locais e de prazos legais. Sistemas de informática trazem questões de propriedade dos dados, portabilidade e proteção de dados pessoais; elas precisam estar no contrato e ser revistas pela procuradoria e pelo encarregado de proteção de dados. Em municípios pequenos, a medição pode começar por planilha e por uma conversa trimestral com o fornecedor. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
