O Lean no governo aplica ao serviço público uma lógica nascida na indústria: enxergar o processo como o cidadão o vive e eliminar o que não agrega valor. Uma ficha da agência ambiental dos Estados Unidos (EPA) resume a experiência de cerca de 30 estados e de vários órgãos federais com Lean e Six Sigma, e traz números de redução de prazo que ajudam a entender o potencial. O material não traz data na página consultada (o endereço do arquivo indica abril de 2014), e os resultados são relatados pelas próprias agências, não por avaliação externa. Ainda assim, o conteúdo é uma boa porta de entrada para o tema.
O que é Lean, segundo a EPA
A ficha define Lean como um conjunto de princípios, métodos e ferramentas que melhoram a velocidade e a eficiência de qualquer processo ao eliminar desperdícios. Apesar de ter nascido na manufatura, afirma a EPA, as ferramentas têm sido aplicadas com sucesso em organizações de todos os setores, inclusive governos, em processos que vão de elaboração de normas ao processamento de convênios e contratos.
Duas ferramentas aparecem em destaque. O mapeamento do fluxo de valor (value stream mapping) cria uma representação visual do fluxo do processo para identificar atividades que não agregam valor e priorizar melhorias. O evento kaizen reúne uma equipe multifuncional por dois a cinco dias para estudar um processo específico e implantar mudanças logo em seguida. A ficha lista ainda tipos de desperdício administrativo: estoque de trabalho acumulado, defeitos, complexidade, esperas (como ciclos de aprovação), movimentação desnecessária e roteamento de relatórios.
Os resultados documentados
- O Departamento de Recursos Naturais de Iowa realizou mais de 30 eventos kaizen. Entre os resultados, o prazo para decisões sobre ações corretivas de tanques subterrâneos caiu de 38 para 3 meses, e o tempo médio para emitir licenças padrão para construção de fontes de emissão atmosférica (air construction permits), de 62 para 6 dias.
- Na Região 6 da EPA, um evento de mapeamento do processo de fiscalização de pesticidas reduziu o tempo total do processo em 53%.
- O Escritório de Água da EPA, a Região 7 e quatro estados (Iowa, Kansas, Missouri e Nebraska) relatam reduções expressivas no número de etapas de revisão de processos de padrões de qualidade da água.
Esses números não garantem que o mesmo ocorrerá em um município brasileiro. Mostram o que é possível quando o processo é examinado com método, e confirmam que o ganho costuma vir da eliminação de esperas, retrabalho e etapas desnecessárias, não de esforço extra das pessoas.
O que a lei brasileira dá de apoio
A Lei 14.129/2021 (Lei do Governo Digital) lista, no art. 3º, a simplificação dos procedimentos de solicitação, oferta e acompanhamento de serviços (inciso X), a eliminação de formalidades e exigências cujo custo econômico ou social seja superior ao risco envolvido (inciso XI) e o uso da tecnologia para otimizar processos de trabalho (inciso VIII). É uma boa referência para rever etapas que ninguém sabe mais por que existem. Atenção: essa lei vale diretamente para a União; estados e municípios só ficam obrigados a seus comandos se os adotarem por ato normativo próprio (art. 2º, III). No município, ela serve de referência e pode ser adotada por lei ou decreto local.
Como aplicar no seu município
- Escolha um processo com dor visível. Alvará de funcionamento, licença de obras, autorização de pagamento, aprovação de projeto, análise de requerimento. Meça o prazo atual de ponta a ponta.
- Monte o mapa do fluxo. Siga um processo real do protocolo ao fim, anotando cada passo, quem faz, quanto tempo leva e quanto tempo espera parado. Quase sempre o tempo de espera supera o tempo de trabalho.
- Identifique os desperdícios. Aprovações redundantes, documentos pedidos duas vezes, idas e vindas entre setores, pilhas de pedidos aguardando.
- Faça um evento kaizen de poucos dias. Reúna quem faz o trabalho, mais um representante do jurídico e do controle interno, e implante as mudanças possíveis na hora.
- Padronize e meça. Documente o novo fluxo, treine a equipe e acompanhe o prazo por alguns meses para ver se o ganho permanece.
- Respeite a legalidade. Eliminar etapa só é possível se ela não for exigida por lei. Quando for, o caminho é propor a mudança da norma.
A própria EPA ressalta que implantar Lean exige trabalho duro e comprometimento, e que, com isso, os resultados podem ser expressivos. Sem continuidade, o evento vira ação isolada.
