Em muitas prefeituras, o setor de compras funciona como um guichê de conferência: recebe o edital pronto da secretaria, manda ao jurídico e verifica o cumprimento das regras. A cidade de Little Rock, capital do Arkansas (Estados Unidos), vivia assim, e pagava o preço: certames que precisavam ser refeitos, menos competição e escolha de fornecedores sem histórico de desempenho. O Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), relatou a mudança em um Project Feature de setembro de 2018. Ficam duas lições práticas: um modelo de edital orientado a resultados e uma avaliação de fornecedores simples.
A ideia em resumo
Segundo o GPL, a divisão de compras historicamente cumpria funções de conformidade. Contratos eram frequentemente relançados por falta de respondentes ou por editais mal construídos, a competição e a diversidade de fornecedores pareciam cair, e a ausência de avaliações de desempenho levava as secretarias a escolher, às vezes, empresas com mau histórico. A cidade acreditava que centralizar o processo, dar consistência aos editais e dar atenção ao desempenho poderia aumentar a concorrência e o valor para o contribuinte. O trabalho, com apoio voluntário no âmbito da iniciativa What Works Cities, teve quatro partes.
O que a pesquisa mostrou
- Onze entrevistas com secretarias. Os servidores achavam as regras difíceis, as práticas inconsistentes e hesitavam em procurar compras, vista como gargalo. Como cada área seguia seu caminho, nem sempre as pessoas certas eram consultadas, e fornecedores e a própria área de compras eram pegos de surpresa com a publicação. A divisão de compras escreveu roteiros dizendo quem deve participar em cada etapa.
- Conversa com fornecedores novos ou recém-rejeitados. Entrevistas com empresas que tinham ganhado um contrato pela primeira vez ou perdido uma disputa mostraram etapas confusas e que desencorajavam novos participantes.
- Modelo de edital por desempenho. A partir dessas informações, o GPL ajudou a criar um modelo com instruções para cada seção e formato uniforme. Houve teste-piloto com os servidores para ajustá-lo.
- Ficha de avaliação de desempenho. Um formulário curto passou a registrar, pela primeira vez, o desempenho do fornecedor ao longo do contrato e entre vários contratos com a mesma empresa, para influenciar contratações futuras.
O relatório informa que, em 2016, a cidade migrou 100% de seus editais para o modelo e manteve a prática. Desde então, diz o GPL, observou redução de recontratações e de aditivos e maior controle de custos. As primeiras avaliações de desempenho foram produtivas, e fornecedores de mau desempenho começaram a ser substituídos. A cidade criou ainda uma força-tarefa de compras entre secretarias para propor mudanças na legislação, que seguem para aprovação do prefeito e do conselho. O texto não traz números dessas reduções.
Como aplicar no Brasil
- Entreviste secretarias e licitantes. Pergunte aos servidores onde o processo trava e a empresas que não participaram ou perderam por que não vieram ou o que não entenderam.
- Padronize minutas. A Lei 14.133/2021, art. 25, § 1º, determina que, sempre que o objeto permitir, a Administração adote minutas padronizadas de edital e de contrato com cláusulas uniformes. Um modelo com guia de preenchimento atende ao comando e economiza retrabalho.
- Escreva o roteiro de quem participa de cada etapa (demandante, planejamento, jurídico, controle interno), no âmbito da regulamentação municipal.
- Crie uma ficha de avaliação do contratado com poucos campos: prazo, qualidade, comunicação e ocorrências. O art. 88, § 3º, prevê avaliação com base em indicadores objetivos e registro no cadastro, e o § 4º condiciona a anotação à regulamentação do cadastro de atesto de cumprimento de obrigações.
- Acompanhe o relançamento de licitações e os aditivos como indicadores de qualidade do planejamento.
- Institua um grupo de trabalho de compras entre secretarias para propor melhorias na norma local.
Cuidados e limites
A página do GPL não explicita como os números de redução foram medidos, e o caso é de uma cidade média americana com regras próprias; portanto, é um relato de prática, e não um estudo comparado. No Brasil, o modelo deve respeitar a lei e as regulamentações do ente, e a ficha de avaliação precisa de critérios objetivos, contraditório e uso cuidadoso, para não se tornar instrumento de perseguição ou de favorecimento. Municípios pequenos podem começar com um modelo de termo de referência e uma ficha para os contratos mais relevantes. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
