Em quase toda prefeitura, a opinião é a mesma: licitação demora. O que quase ninguém sabe é onde. O Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), publicou o guia Using Data to Improve Procurement Operations and Outcomes, de Kailey Burger Ayogu e Rebecca Graffy, que mostra como transformar a impressão de lentidão em números e ações. Dois casos chamam atenção para quem quer reduzir o tempo de licitação: Long Beach e Memphis, nos Estados Unidos.
A ideia em resumo
O guia parte de uma tese simples: sem dados, o gestor que quer reformar as compras só tem impressões. Com dados, é possível diagnosticar gargalos, saber onde os contratos podem render mais e priorizar problemas. A frase central do texto é que os dados de compras são a base de um setor eficiente, eficaz, proativo e estratégico. Para começar, ele propõe uma lista de perguntas de diagnóstico em três níveis, como quantas licitações são abertas por ano, quanto tempo leva cada etapa e quantas propostas cada uma recebe, e, mais adiante, se os contratos estão cumprindo seu objetivo.
O que a pesquisa mostrou
O método tem quatro passos. Primeiro, entender a meta: reduzir prazo, aumentar propostas, conhecer a experiência de fornecedores. Segundo, escolher poucos indicadores: comece com um ou dois, que sejam importantes e viáveis, e tenha uma hipótese de ação para cada um. Terceiro, coletar e analisar: definir fonte, frequência, desdobramentos e responsáveis. O guia mostra por que desdobrar importa: um gráfico com o prazo médio total pode indicar fracasso, enquanto o gráfico por etapa revela que a avaliação e adjudicação foi o gargalo, e que um único edital fora da curva puxou a média. Do mesmo modo, uma meta de homologar todos os certames pode estar falhando só em um tipo de licitação ou em duas secretarias. Quarto, usar os dados para mudar: envolver a equipe, mostrar também os sucessos, manter a curiosidade e simplificar.
Em Long Beach, em 2020, a cidade lançou uma reforma das compras. A análise mostrou que um edital levava, historicamente, oito meses para ser revisado, aberto, avaliado e adjudicado, e que cinco desses meses estavam na etapa de avaliação, de responsabilidade das áreas demandantes, não da central de compras. A central fez treinamentos sobre papéis e prazos e, com essas e outras medidas, o ciclo dessas fases caiu para três meses em 2022, segundo o guia. Hoje a cidade revisa os dados com cada departamento a cada ano.
Em Memphis, a análise mostrou que 20% dos certames eram relançados por falta de concorrência e que mais de 60% recebiam zero ou uma resposta. Com isso, o então diretor de compras propôs ampliar o prazo de resposta para dar mais tempo aos fornecedores, e o painel de compras passou a ser discutido nas reuniões mensais de desempenho do prefeito com os secretários.
Como aplicar no Brasil
A Lei 14.133/2021 já fornece as etapas para o mapa de tempo: planejamento, divulgação, julgamento, habilitação, recursos, adjudicação e contratação. Passos práticos:
- Liste os dados que o órgão já tem. Data de abertura do processo, publicação do edital, sessão, homologação e assinatura do contrato estão no processo administrativo e no sistema de compras.
- Calcule o tempo por etapa em uma amostra. Cinquenta processos do último ano são suficientes para achar o gargalo. Separe por modalidade e por secretaria.
- Conte propostas por certame. Quantos receberam uma proposta só? Quantos foram fracassados ou desertos? Esse é o ponto de partida de Memphis.
- Teste prazos de divulgação mais longos onde a competição é baixa. A lei fixa prazos mínimos para apresentar propostas, como oito dias úteis para bens em menor preço (art. 55), e permite fixar mais quando necessário. Ampliar o prazo é uma hipótese a testar, não uma regra.
- Converse com quem causa o atraso. Se a fase lenta é a elaboração do termo de referência ou o parecer, treine e padronize. O art. 25, §1º, prevê minutas padronizadas sempre que o objeto permitir.
- Leve o painel à reunião de governo. O art. 11, parágrafo único, coloca a governança das contratações na alta administração; um quadro mensal com três números cumpre bem esse papel.
Cuidados e limites
O guia é um material de orientação e apresenta os casos de forma resumida, sem a série completa de dados. A comparação entre Long Beach e um município brasileiro exige cuidado, pois a divisão de responsabilidades entre central e áreas demandantes varia. Cortar prazo não pode virar atalho: a qualidade do termo de referência, a pesquisa de preços e o parecer jurídico continuam obrigatórios. E aumentar o prazo de propostas só ajuda se o problema for de tempo, não de exigências ou de pagamento. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
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