O PCASP é a Parte IV do MCASP. Segundo o manual, plano de contas é a estrutura básica da escrituração contábil, formada por uma relação padronizada de contas que permite registrar atos e fatos de maneira sistematizada e gerar relatórios e demonstrações conforme as necessidades dos usuários.
Para que serve o PCASP
O plano de contas é a espinha dorsal do sistema contábil. Cada lançamento de receita, despesa, bem, dívida ou controle cai em uma conta do plano. Como o PCASP é igual para todos, o Tesouro Nacional consegue ler a contabilidade de milhares de municípios sem precisar de tradução. Para o gestor, isso significa que um erro de classificação, mesmo pequeno, aparece nos demonstrativos e pode gerar inconsistência na entrega de dados.
Como funciona na prática, passo a passo
- A STN publica, junto com o MCASP, a versão do PCASP aplicada ao exercício, com o nível mínimo de contas que todo ente deve adotar.
- O ente (ou a empresa que mantém o sistema) detalha as contas locais abaixo desse nível, conforme suas necessidades.
- Cada ato ou fato registrado no sistema gera lançamentos nas contas correspondentes, muitas vezes de forma automática.
- No fim do período, os saldos das contas alimentam os balanços e a Matriz de Saldos Contábeis.
- Se a conta local não corresponde a nenhuma conta do padrão, a validação do Tesouro aponta divergência.
Exemplo ilustrativo
Imagine que uma prefeitura de pequeno porte contrata um serviço de manutenção. O sistema registra a obrigação a pagar na parte patrimonial, a despesa empenhada na parte orçamentária e, quando houver pagamento, a baixa da obrigação e a saída de caixa. Tudo isso acontece em contas diferentes do plano, mas ligadas entre si. É por isso que o setor de contabilidade precisa conhecer a lógica das classes, e não apenas o número da conta.
Objetivos
- padronizar os registros contábeis do setor público;
- distinguir os registros de natureza patrimonial, orçamentária e de controle;
- atender à administração direta e indireta das três esferas, inclusive empresas estatais dependentes e Regimes Próprios de Previdência Social;
- permitir que cada ente detalhe as contas a partir do nível mínimo estabelecido pela STN;
- viabilizar a consolidação das contas nacionais.
Como é organizado
O PCASP tem oito classes, agrupadas pela natureza da informação:
- Patrimonial: 1 – Ativo; 2 – Passivo e Patrimônio Líquido; 3 – Variações Patrimoniais Diminutivas; 4 – Variações Patrimoniais Aumentativas;
- Orçamentária: 5 – Controles da Aprovação do Planejamento e Orçamento; 6 – Controles da Execução do Planejamento e Orçamento;
- Controle: 7 – Controles Devedores; 8 – Controles Credores.
O código da conta tem sete níveis de desdobramento e nove dígitos (classe, grupo, subgrupo, título, subtítulo, item e subitem).
Inovações trazidas
O manual destaca a segregação das informações orçamentárias e patrimoniais, para que registros de uma natureza não alterem os da outra; o registro dos fatos patrimoniais pelo regime de competência, por meio das variações patrimoniais aumentativas e diminutivas; e o registro de procedimentos gerais como provisões, estoques, imobilizado, intangíveis, reavaliação, depreciação, amortização, exaustão e redução ao valor recuperável (impairment).
Como funciona na prática
Cada lançamento no sistema contábil é feito em contas do PCASP. As informações do município chegam ao Tesouro Nacional por meio da Matriz de Saldos Contábeis (MSC), montada a partir dessas contas. Se o plano local não segue o padrão, a matriz apresenta inconsistências.
Cuidados ao trocar de sistema contábil
A troca de sistema é o momento de maior risco para o plano de contas. Antes de migrar, vale exigir do fornecedor o mapeamento entre as contas do sistema antigo e as do padrão vigente, a migração dos saldos iniciais por conta e por fonte de recursos e um período de testes em que se compare o balancete dos dois sistemas. A equipe de contabilidade deve validar os saldos de abertura e guardar a documentação da migração. Sem essas etapas, é comum aparecer saldo “órfão”, que não pertence a nenhuma conta do padrão, e o problema só é descoberto quando o balanço não fecha.
Erros comuns
- Usar plano de contas local que não “mapeia” para o PCASP, gerando erros na MSC e no Siconfi.
- Ignorar as contas de controle (classes 5 a 8), que sustentam o acompanhamento do orçamento e das disponibilidades por fonte.
- Contabilizar bens sem classificar em ativo imobilizado ou intangível.
- Misturar o registro orçamentário com o patrimonial, em vez de deixar o sistema fazer os lançamentos automáticos.
Diferença entre PCASP e plano de contas local
O PCASP define o padrão nacional até um certo nível de detalhe. O plano de contas do município é o desdobramento desse padrão em contas mais específicas, de acordo com a realidade local. As contas locais precisam “mapear” para o padrão; do contrário, o dado do município não se encaixa na consolidação nacional.
Veja também o MCASP, as DCASP e a Matriz de Saldos Contábeis. A Evoluta trata de rotinas de conferência contábil e de tesouraria no conteúdo sobre inteligência artificial para contabilidade pública.