As DCASP formam a Parte V do MCASP. Seu objetivo é padronizar a estrutura e as definições dos elementos das demonstrações, que devem ser observadas por União, Estados, Distrito Federal e Municípios, permitindo evidenciar, analisar e consolidar as contas públicas em âmbito nacional.
Para que servem as DCASP
As demonstrações são o produto final da contabilidade. É nelas que o prefeito, a Câmara, o Tribunal de Contas e o cidadão enxergam a situação do município: o que foi arrecadado e gasto, quanto há em caixa, o que o ente tem e o que ele deve. Cada demonstração responde a uma pergunta diferente, e juntas formam a prestação de contas do exercício.
Quem deve elaborar
Os entes da federação (União, Estados, Distrito Federal e Municípios) e as entidades que seguem as normas de contabilidade aplicadas ao setor público. No município, a responsabilidade é do contador e do setor de contabilidade, com a assinatura do prefeito e do contador nos demonstrativos oficiais.
Como funciona na prática, em etapas
- Durante o ano, o sistema contábil registra todos os fatos em contas do plano padronizado.
- No fim do exercício, a contabilidade concilia contas bancárias, confere inventário de bens e ajusta saldos.
- O sistema gera as demonstrações e a equipe confere se elas conversam entre si (por exemplo, saldo de caixa do balanço financeiro igual ao do balanço patrimonial).
- Elabora-se o texto das notas explicativas com as políticas contábeis e as explicações relevantes.
- O conjunto integra a prestação de contas e é enviado aos órgãos competentes.
Exemplo ilustrativo
Imagine que o balanço patrimonial de uma prefeitura de pequeno porte mostra um saldo de caixa, mas o balanço financeiro mostra outro. A diferença revela erro de lançamento ou falta de conciliação bancária. Foi para isso que as demonstrações foram desenhadas: cada uma serve de conferência da outra.
O que compõe o conjunto
Segundo o MCASP, compõem as DCASP:
- Balanço Patrimonial;
- Demonstração das Variações Patrimoniais (DVP);
- Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), obrigatória para as empresas estatais dependentes constituídas como sociedades anônimas e facultativa para os demais órgãos e entidades;
- Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC);
- Balanço Orçamentário;
- Balanço Financeiro;
- Notas explicativas, com as principais políticas contábeis e informações elucidativas; e
- informação comparativa com o período anterior.
Base legal e normas
A Lei 4.320/1964 dispõe sobre as demonstrações em seus arts. 101 a 106: o resultado do exercício é demonstrado no balanço orçamentário, no financeiro, no patrimonial e na demonstração das variações patrimoniais. O MCASP explica que a NBC TSP 11 não prevê o Balanço Financeiro, mas sua elaboração e publicação são obrigatórias por força do art. 101 da Lei 4.320. As estruturas dos anexos da Lei 4.320 foram atualizadas pela Portaria STN 438/2012, e somente os demonstrativos acima são exigidos nos termos do manual.
Como funciona na prática
As demonstrações saem do sistema contábil a partir dos saldos do plano de contas. No fim do exercício, a contabilidade fecha o balanço, concilia contas e emite as notas explicativas. Os demonstrativos integram a prestação de contas do prefeito e são enviados ao Tesouro Nacional.
Informações adicionais
O manual incentiva a divulgação de informação complementar, como indicadores de desempenho, revisões de programas e conformidade com leis e normas, para ajudar os usuários a avaliar a gestão.
Como o gestor deve ler as demonstrações
O prefeito não precisa dominar os lançamentos, mas deve saber fazer cinco perguntas ao contador: o orçamento foi cumprido? O caixa fecha com o balanço patrimonial? Há passivos que cresceram além do esperado? Os bens estão inventariados? As notas explicativas contam toda a história, inclusive as ressalvas? Se as respostas forem vagas, o fechamento do exercício precisa ser refeito antes da prestação de contas. Demonstrações bem feitas também servem ao planejamento: mostram a tendência de receita, o peso dos restos a pagar e a pressão das obrigações de longo prazo.
Quem confere as demonstrações
Depois de prontas, as demonstrações passam por várias leituras: o controle interno do município, o Tribunal de Contas e, em alguns casos, o próprio Tesouro Nacional, que valida os dados enviados pelo Siconfi. Por isso, convém que o controle interno revise o conjunto antes da remessa, com foco nas coerências entre as peças e na qualidade das notas explicativas.
Erros comuns
- Publicar apenas o balanço orçamentário e deixar de lado as demonstrações patrimoniais.
- Entregar demonstrações sem notas explicativas ou com notas genéricas.
- Apresentar saldos que não fecham entre as demonstrações (por exemplo, ativo diferente de passivo mais patrimônio líquido).
- Usar modelos antigos dos anexos da Lei 4.320, anteriores à Portaria STN 438/2012.
Diferença entre demonstrações contábeis e demonstrativos fiscais
As DCASP vêm da contabilidade e da Lei 4.320/1964. Já os demonstrativos fiscais, como o RREO e o RGF, vêm da Lei de Responsabilidade Fiscal e acompanham os limites e metas. Os dois grupos usam os mesmos dados de base, mas respondem a perguntas diferentes e têm prazos distintos.
Cada demonstração tem verbete próprio: balanço orçamentário, balanço financeiro e balanço patrimonial. A Evoluta aborda a rotina de fechamento contábil no conteúdo sobre inteligência artificial para contabilidade pública e tesouraria.