O que são notas explicativas
As notas explicativas são a parte escrita das demonstrações contábeis. Enquanto os balanços e a DVP trazem números e quadros, as notas dizem o que está por trás deles: quais critérios foram usados, o que merece destaque e o que o leitor precisa saber para interpretar corretamente as informações. Segundo o MCASP, compreendem a descrição sucinta das principais políticas contábeis e outras informações elucidativas, e fazem parte do conjunto das Demonstrações Contábeis Aplicadas ao Setor Público, ao lado dos balanços, da DVP, da DFC, da DMPL e da informação comparativa com o período anterior.
Em linguagem simples: sem as notas, o leitor vê o número, mas não sabe como ele foi construído nem se há algo atípico escondido nele.
Para que servem
- Dar transparência às escolhas contábeis do ente, como o critério de depreciação ou de avaliação de estoques.
- Detalhar contas de saldo relevante, que não cabem no corpo do balanço.
- Divulgar riscos que não aparecem nos números, como passivos contingentes.
- Explicar resultados atípicos, que podem dar impressão errada se lidos sem contexto.
- Facilitar o trabalho do controle interno, do Tribunal de Contas e da sociedade.
O que costuma constar
- Base de elaboração e políticas contábeis: reconhecimento de receitas, depreciação, avaliação de estoques e de ativos.
- Detalhamento de contas relevantes: dívida ativa, imobilizado, restos a pagar, obrigações previdenciárias.
- Eventos subsequentes: fatos ocorridos depois do encerramento do exercício e antes da divulgação, que podem afetar a leitura das demonstrações.
- Passivos contingentes e provisões: riscos que dependem de eventos futuros ou que não puderam ser estimados com segurança.
- Explicações sobre resultados atípicos: déficit ou superávit fora do padrão, variações bruscas de patrimônio e outros.
O MCASP dá um exemplo ligado ao regime próprio de previdência: se o regime apresentar superávit orçamentário, devem constar notas esclarecendo que ele decorre da natureza do regime. O manual também incentiva a divulgação de informações adicionais, como indicadores de desempenho e conformidade com leis e normas, que ajudam na prestação de contas e na responsabilização.
Como funciona na prática
- Ao final do exercício, a contabilidade fecha as demonstrações e lista os pontos que exigem explicação: contas com variação relevante, mudanças de critério, riscos conhecidos.
- Consulta a procuradoria e as áreas técnicas para obter informações sobre ações judiciais, contratos e obrigações.
- Redige cada nota com referência direta ao item que explica, com números e a razão da variação.
- Revisa o texto para garantir que não foi copiado do ano anterior e que os valores conferem com as demonstrações.
- Publica as notas junto com as demonstrações e as inclui na prestação de contas.
Imagine uma prefeitura de pequeno porte em que o saldo da dívida ativa caiu bastante entre dois exercícios. Sem nota, o leitor pode supor que o município recuperou muito dinheiro. Com a nota, descobre-se que houve baixa de créditos prescritos. A diferença muda totalmente a leitura da gestão.
Passivos contingentes e provisões
As notas são o lugar certo para divulgar os passivos contingentes, que, segundo o MCASP, não são registrados no balanço, mas evidenciados nas notas. Quando passam a ser prováveis, ganham registro e viram provisões. A coerência entre as notas e o Anexo de Riscos Fiscais da LDO é um bom teste de qualidade da informação.
Base legal e normas
- MCASP, 11ª edição: composição das DCASP e conteúdo das notas explicativas.
- Lei 4.320/1964 e normas do Conselho Federal de Contabilidade aplicadas ao setor público, que fundamentam as demonstrações às quais as notas se referem.
Um roteiro simples para escrever boas notas
Para sair do texto genérico, a equipe contábil pode seguir um roteiro de perguntas aplicado a cada demonstração: o que mudou de forma relevante em relação ao ano anterior? Houve mudança de critério ou de estimativa? Existe risco conhecido que não aparece nos números? Algum saldo depende de decisão futura, como uma ação judicial? O que um leitor sem formação contábil precisaria saber para não tirar conclusão errada? As respostas viram o texto das notas.
Outra boa prática é pedir contribuição das áreas que conhecem os fatos: a procuradoria para as ações judiciais, o setor de patrimônio para os bens, o setor de tributação para a dívida ativa e o RPPS para as questões previdenciárias. As notas são o único espaço em que a contabilidade pode dar contexto, e o gestor que investe nelas ganha em credibilidade perante o controle externo e a sociedade.
Erros comuns
- Notas genéricas, com o mesmo texto de todos os anos, sem relação com os fatos do exercício.
- Omitir passivos contingentes e riscos conhecidos.
- Não explicar resultados atípicos, como déficit ou variações fortes de saldos.
- Valores nas notas que não conferem com os das demonstrações.
- Entregar as notas tarde demais para que o controle interno as revise.