Dinheiro aprovado não vira obra sozinho. Entre o orçamento e a máquina na rua existe um ciclo de contratação de obras que, em muitas prefeituras, leva meses a mais do que o necessário. O Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), documentou como Oklahoma City, nos Estados Unidos, atacou esse problema. O relato está no Project Feature sobre construção e recapeamento de ruas em Oklahoma City, de março de 2019.
A ideia em resumo
Em setembro de 2017, os eleitores aprovaram o pacote “Better Streets, Safer City”, de US$ 1,23 bilhão em dez anos. O desafio, descrito pelo GPL, era executar um aumento de três vezes no gasto com projetos sem crescimento relevante de pessoal. A Secretaria de Obras Públicas precisava tornar seus processos mais eficientes e atrair mais empresas qualificadas para as licitações.
A estratégia foi tratar a contratação como um sistema, e não como uma série de tarefas isoladas. Quatro passos organizaram o trabalho.
O que a pesquisa mostrou
Primeiro, enxergar o ciclo inteiro. O GPL conduziu um exercício de mapeamento de processos com engenheiros e gestores de programa, revisitando práticas que não mudavam havia décadas. Apareceram problemas em várias etapas: gestão do contrato, relacionamento com fornecedores e coordenação entre órgãos. As soluções foram classificadas por impacto e viabilidade.
Segundo, criar uma estrutura para executar. Um comitê dirigido pelo diretor da secretaria escolheu as duas estratégias de maior impacto e formou grupos de trabalho para cada uma, com ações específicas, responsáveis e prazos, e com os recursos de gestão necessários.
Terceiro, simplificar o ciclo das obras de projeto e licitação. Atrasos de até um mês na assinatura de contratos foram atacados cadastrando o fornecedor no sistema financeiro da cidade ao mesmo tempo em que o contrato era negociado, o que cortou até três semanas por contrato. Também foi criada uma cláusula para que os projetistas continuassem trabalhando enquanto o Conselho aprovava o relatório preliminar, e a cidade planejava eliminar uma exigência redundante de autorização do Conselho para negociar contratos.
Quarto, melhorar o modelo de contratação do recapeamento. Com base em práticas de outras cidades, o grupo elevou o valor dos contratos e das ordens de serviço para atrair empresas maiores, ajustou a pré-qualificação para excluir fornecedores com mau desempenho passado, e passou a prever a divulgação antecipada do investimento planejado e escopos detalhados com locais e cronograma do ano, para reduzir a incerteza de custos de quem propõe.
O resultado estimado foi uma redução de até 9,5 semanas, por contrato, no prazo de formalização (até a assinatura) dos contratos de projeto e obra (a página resumida fala em até dez semanas, e o relatório completo, em 9,5). Ficaram como próximos passos o pagamento por desempenho e um sistema de avaliação de fornecedores.
Como aplicar no Brasil
O método cabe em qualquer prefeitura que tenha obras paradas na burocracia. Um roteiro:
- Mapeie uma obra típica, da demanda à ordem de serviço. Registre cada etapa, quem a executa e quanto tempo leva de fato. Você vai achar tempos de espera que ninguém planejou.
- Procure etapas que podem andar em paralelo. Em Oklahoma, cadastrar o fornecedor enquanto se negocia o contrato poupou semanas. No Brasil, pense em análise jurídica, parecer técnico, empenho e cadastros que podem correr juntos.
- Remova exigências redundantes. Confira o que é lei, o que é norma interna e o que é hábito. A Lei 14.133/2021, em seu art. 18, define o conteúdo da fase preparatória; exigência que não vem da lei nem do regulamento local merece ser revista.
- Alinhe com o plano anual de contratações. O art. 12, VII, da Lei 14.133/2021 trata do plano de contratações anual, e o art. 18 pede que a preparação seja compatível com ele, quando elaborado, e com as leis orçamentárias. Divulgar a programação do ano ajuda o mercado a se preparar.
- Dê informação ao mercado. Escopos com locais, quantitativos e cronograma reduzem o risco percebido e tendem a atrair mais propostas. O art. 21 permite audiência pública antes da licitação.
- Crie um comitê e grupos de trabalho com prazo. Com responsáveis, entregas e data, as melhorias deixam de ser intenção.
- Prepare a avaliação de fornecedores. Registre o desempenho em cada contrato; o art. 144 permite remuneração variável vinculada a metas e prazos, quando prevista no edital e no contrato.
Cuidados e limites
O relato é do próprio GPL e traz uma estimativa de redução de prazo (“stand to reduce”), não uma medição depois da implantação. A legislação americana e a de Oklahoma City não são a brasileira, e cada ajuste precisa passar por assessoria jurídica e controle interno: atalhos que reduzam controles não são o objetivo. Elevar o valor dos contratos para atrair empresas maiores pode reduzir a participação de pequenos negócios; no Brasil, o tratamento diferenciado a micro e pequenas empresas da Lei Complementar 123/2006 (arts. 42 a 49) se aplica às licitações da Lei 14.133/2021 (art. 4º) e precisa ser considerado. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
Para melhorar o fluxo de contratações, veja o serviço de mapeamento e redesenho de fluxos e processos, o de assessoria à contratação pública (Lei 14.133/2021) e o curso de fase interna da licitação na Lei 14.133/2021.
