Quando cada secretaria contrata sozinha o mesmo tipo de serviço, a prefeitura perde a visão do conjunto: quanto gasta, quanto paga por unidade, quem entrega melhor. Foi o que o Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), encontrou em Minneapolis (Minnesota, Estados Unidos) ao analisar a contratação de agências de pessoal temporário. O resultado, descrito em um Project Feature de março de 2019, é um bom exemplo de contrato-mestre com vários fornecedores avaliados por desempenho.
A ideia em resumo
Todo ano a cidade precisava de pessoal temporário para cobrir ausências, reforçar serviços em eventos especiais e manter operações críticas. Historicamente, cada departamento contratava por conta própria. Podia acessar rapidamente as agências com que já trabalhava, mas ignorava quais outras atendiam colegas, quanto cobravam e que resultados entregavam. A prefeitura, assim, tinha uma visão incompleta dos gastos e nenhum critério comum para avaliar esses contratos.
O que a pesquisa mostrou
O GPL entrevistou agências para entender como elas mesmas definem e medem sucesso. Em seguida, a cidade reuniu um grupo de trabalho com os departamentos que mais contratavam e fixou seis objetivos: encontrar candidatos motivados e qualificados, colocá-los rapidamente, reduzir o tempo de integração e manter apoio, garantir que a primeira pessoa indicada permaneça até o fim do prazo, cumprir as expectativas de desempenho e contribuir para uma força de trabalho diversa. O grupo criou indicadores que poderiam ser acompanhados em todos os contratos.
A área de compras decidiu então centralizar tudo em um edital-mestre, que forma um grupo de agências qualificadas, do qual as secretarias escolhem. Entre as características do edital:
- as empresas descrevem como definiram e mediram o sucesso em trabalhos anteriores e informam o histórico dos últimos dois a três anos;
- agência e prefeitura geram dados de desempenho de cada colocação;
- os preços das funções mais comuns são pedidos em formulário padrão, para comparar propostas;
- a cidade se compromete a compartilhar os dados de desempenho e conversar com as selecionadas sobre melhoria contínua;
- há um processo para que as secretarias considerem desempenho passado, preço comparado e uso ao escolher a agência.
Segundo o GPL, o edital recebeu 19 respostas, de grandes grupos (com receita anual acima de US$ 500 milhões) a empresas pequenas, locais e de minorias. A cidade selecionou sete firmas, todas com contratos de valor comparável, equivalentes a 50% do gasto esperado em três anos. Os outros 50% serão destinados às mais eficientes, com base nos dados coletados. Pela análise do GPL dos dados históricos e das propostas de preço, os novos contratos podem reduzir custos em até 20%, melhorando os resultados. Trata-se, portanto, de uma estimativa de potencial, e não de economia comprovada.
Como aplicar no Brasil
O objeto do caso, pessoal temporário, não se transpõe ao setor público brasileiro: a investidura em cargo ou emprego público exige concurso, ressalvados os cargos em comissão e a contratação por tempo determinado para necessidade temporária de excepcional interesse público prevista em lei (Constituição, art. 37, II e IX), e a terceirização de mão de obra tem limites próprios. O que serve é o método, aplicável a serviços como manutenção, transporte, tecnologia e reprografia:
- Levante o que cada secretaria contrata do mesmo serviço e quanto paga por unidade.
- Defina metas e indicadores comuns em um grupo de trabalho com as áreas que mais gastam.
- Avalie o registro de preços ou outra forma de contratação conjunta. O art. 40 da Lei 14.133/2021 manda que o planejamento de compras considere o sistema de registro de preços quando pertinente (inciso II); o sistema também serve a serviços (art. 6º, XLV), e o art. 82 trata do conteúdo do edital correspondente.
- Peça preços em formulário padrão para os itens mais frequentes, e dados de desempenho em contratos anteriores.
- Use o desempenho na escolha. O art. 88, § 3º, prevê avaliação do contratado com base em indicadores objetivos, registrada no cadastro; o § 4º condiciona a anotação à regulamentação do cadastro.
- Crie a rotina de compartilhar os resultados com os fornecedores, em reuniões periódicas.
Cuidados e limites
A consolidação reduz o poder de escolha das secretarias e exige governança clara sobre quem decide, quando e com que critério. Dividir o valor entre vários contratados pede regras objetivas para evitar disputa interna e favorecimento. Resultados de redução de custo são projeções do GPL. Antes de qualquer adaptação, a procuradoria deve avaliar o enquadramento (registro de preços, credenciamento ou contrato) e os limites legais do objeto. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
