O SIAFIC (Sistema Integrado de Administração Financeira e Controle) é o sistema que registra, em um só banco de dados, a execução orçamentária, financeira e patrimonial do ente. A LRF determina que a transparência da gestão fiscal seja assegurada também mediante a adoção de sistema integrado de administração financeira e controle que atenda a padrão mínimo de qualidade estabelecido pelo Poder Executivo da União (art. 48, §1º, III).
Para que serve o Siafic
O Siafic é o “sistema nervoso” da gestão financeira. Em vez de cada secretaria, a Câmara e as autarquias manterem planilhas e sistemas isolados, a lei pede um sistema único, com um só banco de dados, em que todo ato de receita e despesa deixa rastro. Isso dá confiabilidade aos números, alimenta o portal de transparência e reduz o trabalho de preparar relatórios para o Siconfi e para o Tribunal de Contas.
Quem deve ter
Todos os entes: União, Estados, Distrito Federal e Municípios. Cada ente deve manter um único Siafic, utilizado por todos os Poderes e órgãos, incluindo autarquias, fundações, fundos e empresas estatais dependentes. O Executivo cuida de contratar ou desenvolver o sistema e de manter as regras, sem interferir nos atos dos ordenadores dos demais Poderes.
Como funciona na prática, em etapas
- O município diagnostica o sistema atual e compara com os requisitos do padrão mínimo de qualidade.
- Elabora plano de ação para os pontos de inadequação, com responsáveis e prazos.
- Integra Câmara, autarquias e fundos ao mesmo banco de dados, mantendo a autonomia de cada ordenador.
- Define perfis e controles de acesso, trilhas de auditoria e documentação de suporte dos registros.
- Passa a gerar, a partir do sistema, os relatórios fiscais e os dados do portal de transparência.
Exemplo ilustrativo
Imagine um município em que a Câmara usa um programa contábil próprio, sem comunicação com o da prefeitura. Para consolidar as contas, a equipe digita dados duas vezes. Com um Siafic único, o lançamento feito na Câmara entra no mesmo banco, preservando sua autonomia, e os relatórios saem consolidados.
Sistema único
A LRF também determina que todos os Poderes e órgãos do ente, incluídos autarquias, fundações públicas, empresas estatais dependentes e fundos, utilizem sistemas únicos de execução orçamentária e financeira, mantidos e gerenciados pelo Poder Executivo, resguardada a autonomia (art. 48, §6º).
Decreto 10.540/2020
O padrão mínimo de qualidade foi fixado pelo Decreto 10.540, de 5 de novembro de 2020. Segundo o texto reproduzido no portal de transparência de um município, o decreto prevê que:
- o Siafic é a solução de tecnologia mantida pelo Poder Executivo, usada por todos os Poderes e órgãos, que registra atos e fatos orçamentários, financeiros e patrimoniais;
- deve haver um único Siafic por ente federativo, e o Executivo responde por contratar ou desenvolver, manter e definir as regras contábeis e de segurança, sem interferir nos atos dos ordenadores dos demais Poderes;
- os procedimentos contábeis seguem as normas gerais de consolidação das contas públicas, e o registro é feito por partidas dobradas, de forma analítica e com documentação de suporte;
- a não observância do padrão sujeita o ente à penalidade prevista na LRF;
- os entes deveriam observar o decreto a partir de 1º de janeiro de 2023, após elaborar plano de ação de adequação (art. 18). O Decreto 11.644/2023 admitiu, excepcionalmente e mediante comunicação ao Tribunal de Contas, implantar os requisitos conforme o plano do Anexo, com etapas até 1º de janeiro de 2025; esse prazo final já passou.
Na prática
O município pode contratar sistema de terceiros ou usar solução própria, desde que atenda ao padrão. O sistema deve alimentar o portal de transparência, o Siconfi e os demais relatórios fiscais, sem retrabalho de planilhas.
O que perguntar ao contratar ou renovar o sistema
Ao contratar ou renovar o sistema, o gestor deve exigir do fornecedor a demonstração de aderência aos requisitos do padrão mínimo, a previsão de atendimento ao PCASP e à Matriz de Saldos Contábeis, a possibilidade de uso por todos os Poderes com perfis separados, a integração com o portal de transparência e a guarda dos registros de auditoria. Convém verificar também quem é o dono dos dados e como será feita a devolução da base ao fim do contrato. Esses itens evitam dependência excessiva do fornecedor e dão segurança em caso de troca de sistema.
Erros comuns
- Câmara e autarquias mantendo sistemas contábeis separados, sem integração com o do Executivo.
- Contratar sistema sem checar aderência ao padrão mínimo e à MSC.
- Trocar de sistema sem migrar integralmente os dados e saldos do anterior.
- Deixar a gestão do sistema nas mãos do fornecedor, sem controle de acessos e perfis internos.
Diferença entre Siafic e Siafi
O Siafi é o sistema da União, mantido pelo governo federal. O Siafic é a denominação do sistema de cada ente, que pode ser desenvolvido pelo próprio ou contratado de terceiros, desde que atenda ao padrão mínimo. Municípios não usam o Siafi; usam o seu Siafic e enviam os dados ao Siconfi.
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