Quem quer saber como montar o PCA (plano de contratações anual) precisa começar por uma distinção: a Lei 14.133/2021 trata o plano como instrumento de planejamento, não como formulário. O objetivo é racionalizar as contratações, alinhá-las ao planejamento estratégico e subsidiar a elaboração das leis orçamentárias. Para a prefeitura, isso significa conversar com todas as secretarias antes de o orçamento fechar.
O que diz a lei sobre o PCA
O art. 12, inciso VII, da Lei 14.133 afirma que, a partir dos documentos de formalização de demandas, os órgãos responsáveis pelo planejamento de cada ente federativo poderão, na forma de regulamento, elaborar o plano de contratações anual. O verbo é “poderão”: a lei não obriga expressamente, e a regra detalhada depende do regulamento de cada ente. Mesmo assim, o art. 18 manda compatibilizar a fase preparatória com o plano “sempre que elaborado”, e o ETP deve demonstrar a previsão da contratação no plano (art. 18, § 1º, II).
O § 1º do art. 12 acrescenta que o plano deve ser divulgado e mantido à disposição do público em sítio eletrônico oficial e será observado pelo ente nas licitações e na execução dos contratos. O art. 174, § 2º, inclui os planos de contratação anuais entre as informações do Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP).
Na administração federal, o plano é regulamentado pelo Decreto 10.947/2022, que não se aplica automaticamente a estados e municípios. Para eles, vale o regulamento local. Se a prefeitura ainda não tem esse regulamento, ele é o primeiro passo; o decreto federal pode servir de modelo.
Passo a passo para montar o PCA
1. Defina quem coordena e o calendário
Designe a unidade responsável pela consolidação (normalmente compras ou planejamento) e fixe datas: quando as secretarias entregam as demandas, quando o plano é consolidado, quando é aprovado e quando é revisado. O calendário deve caber antes da elaboração da proposta orçamentária, porque o plano existe também para alimentá-la.
2. Peça as demandas por escrito
Cada secretaria formaliza suas necessidades em um documento de formalização de demanda. O modelo federal (art. 8º do Decreto 10.947/2022) pede justificativa da necessidade, descrição sucinta do objeto, quantidade quando aplicável, estimativa preliminar do valor, data pretendida de conclusão, grau de prioridade (baixo, médio ou alto), dependência entre demandas e área responsável. O município pode adotar esses campos como ponto de partida e adaptá-los.
3. Consolide e elimine duplicidades
Reúna as demandas em uma só planilha ou sistema. Procure itens iguais pedidos por secretarias diferentes: compras conjuntas podem ganhar escala e evitar fracionamento de despesa. O TCU cita justamente a racionalização das compras e a prevenção do fracionamento entre as finalidades do plano.
4. Inclua as contratações diretas
No modelo federal, o plano abrange todas as contratações previstas para o ano seguinte, inclusive as diretas dos arts. 74 e 75 da lei (art. 6º do Decreto 10.947/2022). O mesmo decreto dispensa de registro algumas situações, como informações sigilosas, pequenas compras de pronto pagamento e certas dispensas dos incisos VI a VIII do art. 75 (art. 7º). O regulamento municipal pode adotar regra semelhante. Incluir as diretas evita que a dispensa e a inexigibilidade apareçam só no meio do ano, sem planejamento.
5. Defina prioridades com um colegiado
O orçamento nunca cobre tudo. Reúna um grupo com representantes das áreas e do gabinete para ordenar as demandas por prioridade e viabilidade. Registre os critérios usados; eles servem de resposta quando uma secretaria pergunta por que ficou de fora.
6. Compare com o orçamento
Confronte o total estimado com a previsão de receita e com o PPA e a LDO. Demandas que não cabem voltam para ajuste, adiamento ou fonte alternativa de recursos. Esse cruzamento é o que torna o plano útil para a lei orçamentária.
7. Aprove e publique
A autoridade competente aprova o plano. Depois, divulgue no sítio oficial e no PNCP, como pedem o § 1º do art. 12 e o art. 174. No âmbito federal, o plano é disponibilizado automaticamente no PNCP (art. 14 do Decreto 10.947/2022). Confirme no regulamento municipal como será a divulgação. Municípios com até 20 mil habitantes têm até 1º de abril de 2027 para cumprir as regras de divulgação em sítio eletrônico oficial e, enquanto não adotarem o PNCP, publicam em diário oficial (art. 176 da Lei 14.133).
8. Acompanhe e revise
Plano parado vira peça decorativa. Reveja-o periodicamente, registre o que foi contratado, o que foi adiado e o que mudou. Alterações precisam ser divulgadas.
Como o PCA conversa com o resto do planejamento
O plano é o elo entre três momentos. Antes dele, estão o planejamento estratégico, o PPA e a LDO, que dizem o que o governo pretende entregar. Depois, estão as fases preparatórias de cada licitação ou contratação direta, que partem de uma demanda já prevista. No meio, o PCA traduz as prioridades em um calendário de compras e contratos, com valores estimados que ajudam a calibrar a proposta orçamentária.
Na prática, isso muda a rotina das secretarias. Em vez de pedir compras ao longo do ano conforme a urgência aparece, cada área aprende a prever o que vai precisar, justificar e priorizar. O setor de compras ganha tempo para planejar editais, agrupar itens e acompanhar prazos, e o gestor tem uma visão consolidada do que está por vir e de quanto custará.
Vale também conversar com o controle interno e com a procuradoria. Eles podem apontar riscos de fracionamento, indicar contratações que dependem de autorização legislativa e sugerir pontos de atenção para as contratações diretas previstas. Registrar essas observações na ata de aprovação do plano deixa o processo documentado.
Erros comuns
- Montar o plano depois do orçamento: o plano perde a função de subsidiar a LOA.
- Demandas genéricas: “material de expediente” sem quantidade nem justificativa não ajuda a planejar.
- Deixar de fora as contratações diretas: elas também fazem parte do planejamento.
- Não divulgar: o § 1º do art. 12 manda manter o plano à disposição do público.
- Plano sem ligação com o ETP: o estudo precisa demonstrar a previsão da contratação no plano.
- Sem regulamento local: a lei remete ao regulamento; sem ele, cada secretaria faz de um jeito.
Checklist final do PCA
- Regulamento municipal do plano publicado ou em elaboração.
- Responsável pela consolidação e calendário definidos.
- Documento de formalização de demanda padronizado.
- Demandas recebidas de todas as secretarias.
- Duplicidades tratadas e compras conjuntas avaliadas.
- Contratações diretas previstas incluídas.
- Prioridades definidas e registradas.
- Confronto com PPA, LDO e previsão orçamentária feito.
- Plano aprovado pela autoridade competente.
- Publicação no site oficial e no PNCP.
