Quando uma secretaria decide comprar um sistema, quem deve estar na mesa desde o início? Em geral, só ela e, no fim, o jurídico. O Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), mostrou em um Project Feature de fevereiro de 2021 como a cidade de Portland, nos Estados Unidos, reorganizou sua compra de tecnologia para evitar que sistemas caros chegassem sem atender aos moradores, sem integrar à infraestrutura da cidade ou sem segurança adequada.
A ideia em resumo
Segundo o relato, grandes projetos de TI são complexos e, quando dão errado, custam caro para corrigir. Portland dependia da colaboração de três atores: o escritório central de compras, os especialistas em tecnologia e a secretaria que compra e vai usar o sistema. Mas eles se coordenavam mal. Secretarias chegavam a passar até um ano trabalhando numa compra sem a participação da área de tecnologia, redigindo editais com requisitos técnicos vagos ou fora dos padrões da cidade. Sem a entrada precoce de compras, às vezes escolhiam o instrumento errado ou não estudavam o que o mercado oferecia, e recebiam propostas fracas. Havia uma revisão robusta de editais e contratos que evitava os maiores problemas antes da assinatura, mas devolvia a secretaria à estaca zero, com grandes atrasos.
O que a pesquisa mostrou
Com o apoio do GPL, a cidade fez três mudanças.
- Reuniões mensais entre compras e tecnologia. Elas passaram a identificar compras futuras, padronizar papéis e trocar boas práticas. Cada área aprendeu com a outra: a de tecnologia ganhou noção de instrumentos de contratação, e compras entendeu o que a de TI procura em segurança e dados. A cidade também testou um quadro de previsão de compras para visualizar e priorizar o que vinha pela frente.
- Um guia para as secretarias. O pacote detalha seis etapas da contratação de tecnologia, com papéis, boas práticas e obstáculos comuns, e mostra editais anteriores como exemplo. Entre as práticas citadas estão reunir as partes cedo, fazer demonstrações com os finalistas e realizar reunião de partida e encontros regulares de desempenho com o contratado.
- Um modelo de edital orientado a resultados. O modelo anterior era difícil de navegar e exigia muitas edições manuais. O novo destaca o desafio de negócio, os resultados esperados e o que é padrão e o que deve ser personalizado. Dois editais serviram de piloto: uma carteira digital de transporte (com metas como mais carteiras emitidas, menor tempo de cadastro e menos viagens individuais de carro) e um sistema de registro de imóveis de aluguel (com metas como percentual de proprietários em conformidade, tempo por registro e satisfação de proprietários e inquilinos).
O texto não traz resultados quantificados. As expectativas da cidade são de longo prazo: entregar projetos mais rápido, atender melhor usuários e moradores, integrar-se à infraestrutura e resolver problemas de negócio. O ganho descrito até então é de processo: uma nova norma de colaboração e ferramentas para repeti-la.
Como aplicar no Brasil
A Lei 14.133/2021 faz da fase preparatória uma etapa de planejamento, com descrição da necessidade em estudo técnico preliminar e definição do objeto por termo de referência ou projeto (art. 18). Soluções de TI pedem a participação técnica. Um caminho:
- Institua a regra da mesa tripla. Nenhuma compra de sistema avança sem a assinatura inicial da área de TI, do setor de compras e da secretaria usuária no ETP.
- Faça reunião mensal entre compras e TI. Pauta fixa: o que vem no plano de contratações, quem precisa de apoio, que requisitos técnicos se repetem.
- Crie um roteiro de etapas. Do levantamento da necessidade à fiscalização, com responsáveis e documentos modelo.
- Escreva metas de uso. Além de requisitos técnicos, diga que resultado o sistema precisa gerar, como tempo de atendimento ou índice de conformidade.
- Peça demonstrações. Quando a modalidade e o edital permitirem, inclua prova de conceito ou demonstração com o licitante provisoriamente vencedor (art. 17, § 3º, da Lei 14.133/2021), conforme o regulamento do ente.
- Trate privacidade e segurança desde o início. A LGPD exige medidas técnicas e administrativas para proteger dados pessoais (art. 6º, VII) e indicação de encarregado pelo poder público (art. 23, III).
Cuidados e limites
É um relato do próprio laboratório sobre um projeto de processo, sem medição de resultado dos sistemas adquiridos. A estrutura de três atores de Portland depende de uma área de tecnologia com capacidade técnica; em municípios menores, essa função pode estar em consórcio ou em outro ente. Demonstrações e provas de conceito devem respeitar a isonomia entre licitantes e as regras de cada modalidade. E editais de tecnologia também precisam observar regras sobre propriedade de dados, interoperabilidade e saída do fornecedor, que o texto não aprofunda. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
Veja também o curso de estudo técnico preliminar e termo de referência, o de LGPD no setor público e o de GovTech e automação na gestão pública.
