O conceito é amplo: basta que a informação, sozinha ou combinada com outras, permita identificar uma pessoa. Um número de matrícula, uma placa de veículo associada ao proprietário ou uma foto com legenda podem ser dados pessoais. Muitos servidores só percebem a dimensão disso quando começam a mapear o que a prefeitura guarda.
O que é dado pessoal
O art. 5º, I, da Lei nº 13.709/2018 (LGPD) define dado pessoal como a “informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável”. “Identificada” é quando o nome ou documento já aparece; “identificável” é quando, com outras informações disponíveis, é possível chegar à pessoa. Só pessoas naturais (seres humanos) têm dados pessoais; informações sobre empresas, como CNPJ e faturamento, não são dados pessoais, embora possam trazer dados de seus sócios ou representantes.
Exemplos comuns em prefeituras e câmaras
- Nome, CPF, RG, título de eleitor, endereço, telefone, e-mail.
- Matrícula funcional, dados da folha de pagamento, dependentes.
- Cadastros de saúde, educação (matrículas), assistência social e tributos.
- Imagens de câmeras de monitoramento e fotos de eventos.
- Gravações e transcrições de sessões e audiências, com nomes dos participantes.
- Dados de contato de fornecedores pessoas físicas e de candidatos em concursos.
Para que serve entender o conceito
Para saber quando a LGPD se aplica, quando é preciso base legal, aviso ao titular e medidas de segurança. Em prefeituras e câmaras, dados pessoais estão em cadastros de saúde, educação, assistência social, folha, protocolo, convênios, imagens de câmeras e sessões. Se a informação se enquadra no conceito, o órgão deve tratá-la com finalidade, necessidade e segurança.
Dado pessoal, dado sensível e dado anonimizado
| Tipo | O que é | Tratamento |
|---|---|---|
| Dado pessoal | Informação de pessoa identificada ou identificável | Exige base legal do art. 7º |
| Dado pessoal sensível | Origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, saúde, vida sexual, dado genético ou biométrico, entre outros. Veja dado pessoal sensível | Exige base legal do art. 11, mais restrita |
| Dado anonimizado | Dado que não permite identificar o titular por meios técnicos razoáveis. Veja anonimização | Em regra, fora da LGPD |
Base legal e transparência
O dado anonimizado, que não permite identificação por meios técnicos razoáveis, não é considerado dado pessoal, salvo se o processo de anonimização for revertido ou puder ser revertido com esforços razoáveis (art. 12). Informações de gestão pública, como nome e cargo de servidor, seguem também a Lei de Acesso à Informação: a transparência convive com a proteção. O art. 7º, §3º, dispõe que o tratamento de dados pessoais cujo acesso é público deve considerar a finalidade, a boa-fé e o interesse público que justificaram sua disponibilização. Isso significa que dado público não é “terra de ninguém”: a divulgação de uma lista de aprovados em concurso, por exemplo, tem finalidade própria e não autoriza qualquer outro uso. Veja informação pessoal.
Como funciona na prática
- Identificar onde estão os dados: formulários, sistemas, planilhas, papéis, câmeras e e-mails.
- Classificar: separar dados comuns de sensíveis e de crianças e adolescentes.
- Definir finalidade e base legal para cada tratamento.
- Definir prazo de guarda e acesso: quem pode ver, por quanto tempo.
- Proteger: controle de acesso, backup, descarte seguro.
Imagine uma câmara municipal de pequeno porte que publica no diário oficial a lista de visitantes de uma audiência, com CPF e endereço. Só o nome seria necessário para a finalidade. Ao identificar que CPF e endereço são dados pessoais desnecessários ali, a câmara passa a publicar apenas o essencial, reduzindo o risco de fraudes e de reclamações.
Erros comuns
- Achar que dado “público” (como lista de aprovados) pode ser usado para qualquer fim.
- Divulgar CPF completo e endereço em publicações oficiais sem necessidade.
- Guardar dados além do necessário.
- Considerar que só nome e CPF são dados pessoais, esquecendo imagens, placas, matrículas e dados combinados.
- Tratar dados de crianças e adolescentes sem as cautelas da lei.
Perguntas rápidas para identificar um dado pessoal
Quando houver dúvida, faça três perguntas: a informação se refere a uma pessoa física? Essa pessoa pode ser identificada por ela, ou combinada com outras informações a que o órgão ou terceiros têm acesso? A identificação é possível com esforços razoáveis? Se as respostas forem sim, trate como dado pessoal. É melhor adotar a cautela do que descobrir, depois de um incidente, que uma planilha aparentemente inofensiva continha informações capazes de identificar pessoas. Lembre-se também de que dados de crianças e adolescentes exigem cuidados adicionais previstos na lei.
Dado pessoal em documentos e sistemas
O dado pessoal não está apenas em bancos de dados: está em papéis arquivados, fotos, vídeos, áudios de sessões, e-mails e mensagens. Ao desenhar rotinas de proteção, o município deve considerar todos esses formatos, com atenção para a guarda de documentos físicos, o controle de impressões, o descarte de papéis e a gestão de acessos em pastas compartilhadas.
