Na maioria das prefeituras, as reuniões de acompanhamento falam de saúde, educação e obras. Compras e contratos raramente entram na pauta do prefeito, embora quase tudo o que a cidade entrega passe por um contrato. A cidade de Memphis, no Tennessee (Estados Unidos), mudou isso, e o Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), registrou a experiência em um Project Feature de março de 2020. Em resumo, a prefeitura pôs os dados de compras na reunião de desempenho do prefeito.
A ideia em resumo
Memphis comprava serviços que o morador sente no dia a dia, como limpeza de bibliotecas e centros comunitários, manutenção de parques, sistemas de tecnologia e equipamentos de segurança contra incêndio. Apesar de já acompanhar com dados vários serviços, a cidade tratava compras como função de retaguarda. Faltavam recursos para planejar as contratações mais importantes, e os contratos muitas vezes não traziam metas claras nem métricas padronizadas. O resultado, segundo o GPL, era serviço irregular, como a limpeza inconsistente de bibliotecas e centros comunitários.
O que a pesquisa mostrou
O projeto teve três frentes.
1. Painéis de compras na reunião mensal do prefeito. O escritório de gestão de desempenho produziu painéis que, pela primeira vez, mostraram a duração do processo de compra, o nível de concorrência e a frequência com que licitações precisavam ser relançadas. Os dados revelaram que muitas contratações eram refeitas porque ninguém respondia ao primeiro chamamento. A discussão deu ao responsável pelas compras um mandato para propor soluções.
2. Encontros com as áreas que mais contratam. A área de compras passou a se reunir com os dirigentes das cinco divisões de maior volume para revisar as contratações futuras e escolher quais mereciam apoio extra, como padronizar métricas e aplicar a contratação orientada a resultados. O GPL informa que o número de divisões que previam suas compras de forma regular e correta passou de zero para cinco.
3. Duas solicitações reescritas. A divisão de parques tinha oito pedidos de cotação praticamente iguais para jardinagem, e a de bibliotecas, três para limpeza. Antes, a divisão em vários pedidos buscava facilitar a participação de pequenos negócios. A solução foi reunir cada grupo em uma só solicitação, permitindo mais de um contratado e mantendo um programa de mercado reservado a pequenas empresas. As novas solicitações definiram metas e padrões de qualidade para tarefas-chave e previram inspeções, com uma ferramenta em que o prestador envia fotos com data, hora e localização do serviço concluído.
O GPL estima que unir onze solicitações em duas reduzirá em mais de 50% as horas de trabalho de equipe para contratar esses serviços, liberando tempo para acompanhar o contrato. Os ganhos para bibliotecas e parques são descritos como esperados, e não como medidos.
Como aplicar no Brasil
- Inclua um bloco de compras na reunião de resultados do gabinete. Comece com três números: tempo entre o pedido e a assinatura, quantidade de propostas por licitação e percentual de certames desertos ou fracassados e relançados.
- Use o plano anual. A Lei 14.133/2021 (art. 18) pede que a fase preparatória se compatibilize com o plano de contratações anual, sempre que elaborado. Peça às secretarias com mais contratos que informem o que vão contratar e escolha as três mais críticas.
- Procure objetos repetidos. Mapeie contratações semelhantes feitas em separado e avalie se reuni-las ganha escala. O art. 18, § 1º, IV, pede que as estimativas de quantidade considerem interdependências entre contratações, a fim de permitir economia de escala.
- Pese a ampliação da competição. O art. 47, § 1º, manda considerar, ao decidir sobre parcelamento, o custo de vários contratos, a vantagem de dividir em itens e o dever de ampliar a competição e evitar a concentração de mercado. Reunir ou dividir é decisão técnica que precisa de justificativa no estudo preliminar.
- Escreva metas de qualidade e um roteiro de vistoria nos contratos de limpeza, conservação e jardinagem, e peça comprovação por foto com data e local, se o contrato permitir.
Cuidados e limites
O relato não traz medição de resultado final, e os números de redução de esforço são projeções do GPL. Memphis tinha um escritório de gestão de desempenho e reuniões mensais já consolidadas; um município pequeno talvez precise começar com uma planilha simples e uma reunião trimestral. Unir contratos pode reduzir a participação de pequenas empresas, e por isso a decisão deve ponderar competição, tratamento favorecido a microempresas e capacidade de fiscalização. Em contratos com mão de obra, a fiscalização exige cuidados específicos que este texto não detalha. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
