Há contratos de apoio de TI que viram simples locação de gente: o fornecedor manda técnicos, a prefeitura paga horas, e o conhecimento nunca fica no órgão. Naperville, em Illinois (Estados Unidos), percebeu isso e resolveu mudar o jeito de contratar. O Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), registrou o caso em um Project Feature de março de 2018. A lição é sobre contratação de suporte de TI com foco em parceria e transferência de conhecimento.
A ideia em resumo
Todo ano a cidade contratava serviços de TI para reforçar a equipe, apoiar projetos especiais e manter sistemas. Com o tempo, segundo o GPL, o número e a qualidade das empresas interessadas caíram, e o departamento sentia que as contratadas não tinham desempenho alto nem ajudavam a elevar o conhecimento interno. A aposta era que reformar o edital e a estrutura do contrato permitiria parcerias focadas em desempenho e em troca de conhecimento. O apoio técnico foi voluntário, na iniciativa What Works Cities.
O que a pesquisa mostrou
- Definir o que se quer. Em conversas aprofundadas e exercícios de lógica com a chefia de TI e as finanças, a cidade percebeu que tentava resolver vários problemas, nem sempre bem definidos, com uma única contratação. Passou a trabalhar com um conjunto concreto de resultados.
- Edital por qualificação e aviso prévio. O novo edital de qualificação, mais fácil de entender, incorporou os resultados. Semanas antes da publicação, a cidade montou uma lista de empresas e enviou mensagens do tipo “reserve a data”. Segundo o GPL, o número de downloads do edital subiu 300% e o de respondentes 150%, na comparação com tentativas anteriores, e o departamento considerou as respostas mais qualificadas em média.
- Entrevista com cenário. Como parceria e transferência de conhecimento eram prioridades, o GPL recomendou um exercício de encenação de reuniões de planejamento de projeto e de avaliação de desempenho. A atividade mostrou se a empresa trabalha com modelo único para todos ou trata o cliente como parceiro, com necessidades próprias. A comissão disse que o exercício a ajudou a decidir melhor do que perguntas tradicionais.
- Seleção em duas fases. Antes, uma só empresa ganhava o contrato, independentemente da necessidade do projeto, o que, segundo a cidade, levava a alocar equipes menos qualificadas e a estourar orçamentos. Na primeira fase, a cidade monta uma lista curta de empresas qualificadas a partir das respostas e das entrevistas. Na segunda, cada novo projeto é oferecido às empresas da lista, que competem por ele, com possibilidade de considerar desempenho em projetos anteriores, para que atuem como parceiras de longo prazo, e não só competindo por preço.
O relato conclui que a cidade melhorou a qualidade do processo, ampliou o grupo de fornecedores interessados e qualificados e escolheu parceiros capazes de entregar alto desempenho e transferência de conhecimento, além de adotar modelos e procedimentos aplicáveis a outras contratações estratégicas. Não há dados de resultado do trabalho executado.
Como aplicar no Brasil
- Delimite o problema. Em estudo técnico preliminar, separe o que é manutenção contínua do que é projeto pontual, e o que a equipe própria precisa aprender. O art. 18, § 1º, da Lei 14.133/2021 pede a descrição da necessidade pela perspectiva do problema e o levantamento de mercado.
- Avise o mercado com antecedência. Divulgue o planejamento no plano de contratações anual, quando elaborado (art. 18), e use os canais oficiais e o Portal Nacional de Contratações Públicas, sem favorecer ninguém.
- Escreva o edital em linguagem simples, com resultados desejados e critérios de seleção claros.
- Avalie a qualidade da proposta técnica. O art. 36, § 1º, admite o julgamento por técnica e preço, se o estudo técnico preliminar mostrar que a qualidade técnica é relevante, em hipóteses como serviços técnicos especializados de natureza predominantemente intelectual e bens e serviços especiais de tecnologia da informação e comunicação, com avaliação por banca de metodologia e plano de trabalho (art. 37, II). A simulação de reunião do caso americano não tem previsão equivalente automática; qualquer dinâmica desse tipo precisa estar prevista no edital e ser objetiva.
- Pense em modelos de duas fases. A pré-qualificação (art. 80) seleciona antes os licitantes, e a licitação seguinte pode ficar restrita aos pré-qualificados (§ 10). Registro de preços e credenciamento (art. 79) são outras formas de manter empresas aptas, cada uma com regras próprias de convocação. O desenho depende da análise jurídica.
- Exija transferência de conhecimento no termo de referência, com documentação, treinamento e entrega de códigos e dados conforme o caso.
Cuidados e limites
Os números de downloads e de respondentes comparam com tentativas anteriores da própria cidade, sem grupo de controle. O relato não mede o desempenho dos parceiros escolhidos. A competição por projeto entre empresas pré-selecionadas pode afastar o desempenho anterior como critério se não houver regras objetivas, e o uso de cenários na seleção requer cuidado com a vinculação ao edital e o julgamento objetivo. Municípios pequenos podem ter poucos fornecedores locais, e o aviso prévio deve ser feito a todos os interessados, de forma pública. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
