Prorrogar é o caminho mais fácil: o fornecedor já conhece o serviço, o processo é rápido e ninguém precisa justificar uma nova licitação. O custo é invisível, porque o contrato vai se repetindo sem que alguém pergunte se o serviço melhorou. A cidade de Louisville, em Kentucky (Estados Unidos), tentou organizar essa pergunta. O Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), relatou a experiência em um Project Feature de março de 2018. O foco aqui é a renovação de contratos públicos com revisão prévia.
A ideia em resumo
Segundo o GPL, Louisville renovava contratos ano após ano sem avaliar desempenho nem considerar melhorias possíveis, e assim perdia a chance de obter resultados melhores com o dinheiro. O projeto, feito com apoio técnico voluntário na iniciativa What Works Cities, desenhou um sistema estratégico de compras para identificar os contratos mais importantes e difíceis que estavam por vencer e para buscar soluções.
O que a pesquisa mostrou
O sistema tem um comitê e grupos de trabalho. O Comitê de Compras Estratégicas reúne dirigentes de alto nível e escolhe contratos que vencem no trimestre seguinte e atendem a três critérios: são de alto valor ou estratégicos, estão perto da renovação e poderiam render melhores resultados com planejamento e gestão mais cuidadosos. Cada contrato escolhido recebe um grupo de três pessoas: alguém da secretaria dona do contrato, alguém de outra secretaria e alguém da área de orçamento e gestão. O grupo se reúne seis vezes para aprender boas práticas, identificar problemas e propor melhorias, que o comitê aprova.
O piloto cobriu três contratações: serviços de segurança patrimonial, reparos e recapeamento de calçadas e manutenção de elevadores. Depois do teste, a cidade formalizou o sistema com ajustes. Entraram no comitê representantes do escritório de melhoria de desempenho e inovação do prefeito, da área de gestão de riscos e da de tecnologia. Os grupos passaram a se reunir menos vezes, para reduzir o tempo exigido dos servidores, e um servidor ficou responsável por coordenar o sistema. O comitê também passou a recomendar melhorias gerais nas compras.
O compartilhamento é parte do desenho: nos grupos, servidores trocam soluções para problemas de contratação, e a cidade formalizou oportunidades para disseminar entre secretarias o que funcionou. Segundo o relatório, as recomendações dos grupos seriam incorporadas quando os três contratos fossem relicitados, e o comitê passou a se reunir a cada trimestre. Ele também revisa dados de compras para identificar tendências e propor políticas gerais, como incluir uma ficha de avaliação do fornecedor em projetos de manutenção de prédios. O texto não relata os resultados dos contratos revisados.
Como aplicar no Brasil
- Faça a lista dos contratos que vencem em 6 a 12 meses e classifique por valor, impacto no cidadão e histórico de problemas.
- Crie um comitê enxuto (prefeito ou secretário-chefe, planejamento, finanças, controle interno, procuradoria) com reunião trimestral. A Lei 14.133/2021, art. 11, parágrafo único, atribui à alta administração a governança das contratações, com gestão de riscos e controles internos.
- Monte grupos de três, com alguém da área que usa o serviço, alguém de outra secretaria e alguém de planejamento ou orçamento. Dê a eles um roteiro de perguntas: o serviço melhorou? O preço continua vantajoso? Há alternativas no mercado?
- Use a prorrogação como momento de decisão. O art. 107 permite prorrogar serviços e fornecimentos contínuos, se previsto no edital e se a autoridade atestar que condições e preços seguem vantajosos, com possibilidade de negociar com o contratado ou extinguir o contrato.
- Ligue o resultado ao plano anual. O art. 18 pede que o planejamento se compatibilize com o plano de contratações anual, sempre que elaborado.
- Divulgue as boas práticas às demais secretarias, em reunião semestral ou documento curto.
Cuidados e limites
O relato não informa os resultados dos contratos revisados, apenas o desenho do sistema e a decisão de usá-lo nas licitações seguintes. O trabalho dos grupos exige tempo de servidores já sobrecarregados, e a própria cidade reduziu o número de reuniões depois do piloto. Em municípios pequenos, vale começar com três contratos e uma reunião por trimestre. O comitê não substitui a decisão do ordenador de despesas, nem as regras legais de prorrogação, e o parecer jurídico deve acompanhar cada decisão. O limite máximo de vigência dos contratos depende de sua natureza. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
