O encarregado recebe reclamações e pedidos dos titulares, recebe comunicações da ANPD, orienta funcionários e contratados e apoia a elaboração de documentos da LGPD. Sua identidade e contato devem ser públicos. É uma peça-chave da conformidade, mas é comum o equívoco de achar que ele “responde por tudo”: quem responde pela conformidade é o agente de tratamento.
O que é o encarregado
É a pessoa indicada pelo controlador e pelo operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) (art. 5º, VIII, da LGPD). O termo “DPO” (Data Protection Officer) é a expressão em inglês, muito usada em contratos e currículos. Veja DPO.
Para que serve
Dá um ponto de contato claro para o cidadão e para a ANPD, e uma função de orientação interna sobre as práticas de proteção de dados. Também facilita a resposta a incidentes e a prestação de contas.
Atribuições do encarregado (art. 41, §2º)
- Aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências.
- Receber comunicações da ANPD e adotar providências.
- Orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais.
- Executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares.
Base legal
O art. 41 da Lei nº 13.709/2018 determina que o controlador indique encarregado, com identidade e informações de contato divulgadas publicamente, de forma clara e objetiva, preferencialmente no sítio eletrônico. O art. 23, III, exige que o poder público indique encarregado ao realizar operações de tratamento de dados pessoais. A Resolução CD/ANPD nº 18/2024 regulamenta o tema, nos seguintes pontos: a indicação deve ser feita por ato formal (art. 3º); os entes públicos devem indicar encarregado, preferencialmente entre servidores ou empregados públicos de reputação ilibada, com a indicação publicada no diário oficial (art. 5º); o agente define as qualificações necessárias (art. 7º); o encarregado pode ser pessoa natural, interna ou externa, ou pessoa jurídica (art. 12); deve se comunicar em português (art. 13); não se exige certificação específica (art. 14); e deve atuar com autonomia técnica, evitando conflito de interesses (arts. 10 e 18). Cumprir as atribuições não torna o encarregado responsável pela conformidade, que é do agente de tratamento (art. 17). Como a ANPD pode atualizar suas normas, o município deve conferir a versão vigente.
Como funciona na prática
- O prefeito (ou o presidente da Câmara) designa o encarregado por portaria, publicada no diário oficial.
- O site traz nome e contato do encarregado, em local de destaque.
- Há substituto formal para ausências.
- O encarregado atende pedidos de titulares, orienta setores, acompanha incidentes e dialoga com a ANPD.
- Recebe tempo, recursos e acesso à alta administração para exercer a função.
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que designa, por portaria, um servidor efetivo do setor de controle como encarregado, com substituto, e publica o nome e o e-mail no site. Quando um morador pede cópia dos seus dados, o encarregado coordena a resposta. Quando acontece um incidente, é ele quem reúne informações e apoia a comunicação à ANPD.
Conflito de interesses: quem não deve ser encarregado
A resolução enfatiza autonomia técnica e a necessidade de evitar conflito de interesses. Em termos práticos, convém evitar nomear quem decide sobre as finalidades e os meios dos tratamentos (como o responsável pela área de TI que escolhe os sistemas, ou o chefe de pessoal que decide o que coletar), porque ele passaria a fiscalizar a si mesmo. Em municípios pequenos, nem sempre isso é possível; nesse caso, é importante formalizar as salvaguardas, como a atuação com autonomia técnica e o apoio da procuradoria e do controle interno.
Encarregado interno, externo e compartilhado
A resolução admite que o encarregado seja pessoa natural, interna ou externa, ou pessoa jurídica. Alguns municípios pequenos optam por serviços externos ou por arranjos compartilhados (como consórcios), o que exige contrato claro, disponibilidade para atender e acesso aos dados e sistemas. A escolha deve considerar o porte do município e o volume de tratamento.
Erros comuns
- Nomear quem decide sobre os dados ou quem fiscaliza a si mesmo (conflito de interesses).
- Não divulgar contato ou deixar o canal sem resposta.
- Designar sem dar tempo, recursos e autonomia.
- Achar que o encarregado responde sozinho pela conformidade do órgão.
- Não nomear substituto formal.
- Não publicar a portaria de designação no diário oficial.
Divulgação do encarregado no site
A identidade e o contato do encarregado devem aparecer em local de destaque do site, de forma clara e objetiva, com nome, e-mail ou formulário e, se possível, telefone e horário de atendimento. Também é boa prática indicar no mesmo local a política de privacidade e o caminho para exercer os direitos do titular. A portaria de designação publicada no diário oficial dá segurança jurídica à indicação e permite comprovar o cumprimento da regra em fiscalizações.
