O que são restos a pagar não processados
Os restos a pagar não processados correspondem a empenhos em que a liquidação ainda não ocorreu até 31 de dezembro (Lei 4.320/1964, art. 36). Pode ser uma obra em andamento, um contrato de fornecimento com entregas futuras ou um serviço sem atesto. Em linguagem simples: a prefeitura reservou o dinheiro e assumiu o compromisso, mas o fornecedor ainda não entregou o que foi contratado, ou a entrega ainda não foi conferida.
Por que existem
Há despesas que naturalmente atravessam o ano: obras que terminam em março, entregas parceladas, serviços que dependem de condições externas. Sem os restos a pagar, o empenho seria perdido em 31 de dezembro e o contrato teria de ser reempenhado no ano seguinte. A inscrição preserva o compromisso, mas exige responsabilidade: só deve ser mantido o que a prefeitura efetivamente conseguirá pagar.
Limite da disponibilidade de caixa
O RGF do último quadrimestre separa as despesas liquidadas das empenhadas e não liquidadas, e destaca as inscritas por atenderem a uma das condições do inciso II do art. 41 (vetado), as inscritas até o limite do saldo da disponibilidade de caixa e as não inscritas por falta de disponibilidade de caixa, cujos empenhos foram cancelados (LRF, art. 55, III, “b”). Em outras palavras, empenhos que não têm caixa para sustentá-los devem ser cancelados, não empurrados ao exercício seguinte.
Essa regra dialoga com o art. 42 da LRF, que veda contrair, nos dois últimos quadrimestres do mandato, obrigação de despesa que não possa ser cumprida integralmente dentro dele ou que tenha parcelas a pagar no exercício seguinte sem suficiente disponibilidade de caixa. Veja regra dos dois últimos quadrimestres.
Despesas plurianuais e fonte de recursos
Os empenhos de créditos com vigência plurienal, não liquidados, só são computados como restos a pagar no último ano de vigência do crédito (Lei 4.320, art. 36, parágrafo único). A disponibilidade de caixa é apurada por fonte de recursos (LRF, art. 50, I), o que significa que o saldo de uma fonte não pode ser usado para cobrir restos de outra.
Fontes: Lei 4.320/1964 e Lei Complementar 101/2000.
Como funciona na prática
- Em dezembro, a contabilidade levanta todos os empenhos sem liquidação.
- Cada setor informa quais empenhos ainda são necessários e têm entrega prevista.
- O saldo da disponibilidade de caixa por fonte é apurado.
- Inscrevem-se em restos a pagar não processados os empenhos que cabem no saldo; os demais são cancelados.
- No exercício seguinte, conforme a obrigação é cumprida, ocorre a liquidação e o pagamento, à conta de restos a pagar.
- Os saldos que perderam o objeto são analisados para cancelamento.
Exemplo ilustrativo
Imagine uma prefeitura que empenhou a compra de equipamentos para uma unidade de saúde, com entrega prevista para fevereiro. Em 31 de dezembro, o empenho não foi liquidado. Se houver caixa na fonte correspondente, o empenho é inscrito em restos a pagar não processados, e a compra é liquidada e paga no ano seguinte, quando o fornecedor entregar. Se não houver caixa, o empenho precisa ser cancelado, e a despesa só poderá ser retomada com novo empenho, à conta do orçamento do exercício seguinte.
Validade dos restos não processados
Alguns entes fixam, por decreto, prazo de validade para os restos a pagar não processados, após o qual eles são cancelados se a liquidação não ocorrer. Essa regra depende da legislação de cada ente: a prefeitura deve conferir o decreto local de encerramento do exercício e de execução orçamentária. Veja cancelamento de restos a pagar.
Diferença entre restos a pagar não processados e processados
Nos não processados, a obrigação do credor ainda não foi verificada. Nos processados, já foi. A diferença afeta a certeza da dívida, a forma de demonstração no RGF e a possibilidade de cancelamento.
Erros comuns
- Inscrever restos sem apurar a disponibilidade de caixa por fonte.
- Manter empenhos antigos, sem objeto, que distorcem o balanço.
- Liquidar sem a efetiva entrega apenas para evitar o cancelamento.
- Deixar de comunicar à contabilidade a perda do objeto do contrato.
- Ignorar o decreto local sobre prazo de validade.
Controle durante o ano, e não só em dezembro
A decisão sobre os restos a pagar não processados não deve ficar para o fim do exercício. Um bom controle inclui: evitar concentrar empenhos em dezembro sem previsão real de entrega; acompanhar o cronograma físico-financeiro das obras e das entregas contratadas; comunicar à contabilidade contratos suspensos, rescindidos ou com objeto alterado; e revisar, ao menos a cada quadrimestre, os empenhos antigos ainda sem liquidação. Assim, quando chega o encerramento, a lista de empenhos a inscrever já está depurada, e a programação financeira do ano seguinte parte de números reais.
Essa disciplina também ajuda no controle da regra dos dois últimos quadrimestres do mandato, em que o excesso de empenhos sem caixa é um dos pontos mais fiscalizados.