A liquidação consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito (Lei 4.320/1964, art. 63). É a etapa em que a administração confirma que o bem foi entregue ou o serviço foi prestado, antes de autorizar o pagamento.
O que se verifica
A liquidação tem por fim apurar (art. 63, §1º):
- a origem e o objeto do que se deve pagar;
- a importância exata a pagar;
- a quem se deve pagar, para extinguir a obrigação.
Nos fornecimentos e serviços, a liquidação se apoia (§2º) no contrato, ajuste ou acordo; na nota de empenho; e nos comprovantes da entrega do material ou da prestação efetiva do serviço.
Por que importa
- Pré-requisito do pagamento: o pagamento só é efetuado quando ordenado após sua regular liquidação (art. 62).
- Controle do contrato: é o momento de conferir quantidade, qualidade, prazo e eventuais glosas. O fiscal do contrato atesta a execução.
- Fim do exercício: as despesas empenhadas e liquidadas, mas não pagas até 31 de dezembro, ficam como restos a pagar processados; as empenhadas e não liquidadas, como não processados (Lei 4.320, art. 36).
- Transparência: a LRF manda divulgar, no momento da realização da despesa, os atos praticados em cada fase, com número do processo, bem ou serviço e beneficiário (art. 48-A, I).
Boa prática de controle
A liquidação costuma apoiar-se no atesto do fiscal ou gestor do contrato, no termo de recebimento e na nota fiscal. Separar quem atesta, quem liquida e quem paga reduz o risco de erro e de fraude e facilita o trabalho do controle interno.
Erros comuns
- Liquidar com atesto genérico, sem conferir a entrega efetiva.
- Pagar antes de liquidar, ou liquidar apenas na hora de pagar, sem que ninguém tenha verificado o objeto.
- Liquidar despesa de exercício errado, misturando competências.
- Não guardar os comprovantes (nota fiscal, termo de recebimento, relatório de fiscalização) no processo.
- Deixar a liquidação na mão de quem também empenha e paga, sem segregação de funções.
A liquidação na rotina: o momento de conferir
Se o empenho reserva o dinheiro e o pagamento o entrega, a liquidação é o intervalo em que a Administração pergunta: o que foi contratado foi mesmo entregue? É a hora de conferir quantidade, qualidade, prazo e preço, comparar com o contrato e a nota de empenho e só então autorizar o pagamento. Pular essa etapa, ou fazê-la de forma superficial, é uma das principais causas de pagamento indevido, superfaturamento e glosas dos tribunais de contas.
Passo a passo da liquidação
- Entrega ou execução. O fornecedor entrega o bem ou presta o serviço e emite a nota fiscal.
- Atesto do fiscal ou gestor. O responsável pelo recebimento confere o objeto e registra o atesto no documento ou no sistema, conforme as regras do recebimento provisório e definitivo.
- Conferência dos documentos. A contabilidade confere contrato, nota de empenho, nota fiscal, certidões exigidas e valores.
- Lançamento da liquidação. O sistema registra o estágio, reconhecendo a obrigação como líquida e certa.
- Ordem de pagamento. A autoridade competente autoriza o pagamento, observada a ordem cronológica.
Exemplo hipotético: uma prefeitura de pequeno porte contrata a entrega de 500 unidades de um material. O fornecedor entrega 450. Se a liquidação for feita sem conferência, o município pagará por 500. Com a conferência, o fiscal registra a entrega parcial, a contabilidade liquida apenas 450 e o saldo do empenho fica para a entrega seguinte ou para anulação.
Liquidação, atesto e recebimento: qual a diferença
- Recebimento: verificação física ou técnica do objeto, que pode ser provisório e definitivo.
- Atesto: declaração formal do fiscal ou gestor de que o objeto foi entregue conforme o contrato.
- Liquidação: estágio contábil em que se reconhece o direito do credor, com base nos documentos e no atesto.
Os três estão ligados, mas não são a mesma coisa. Muitos órgãos tratam o atesto como se fosse a liquidação, o que gera falhas de registro contábil e de controle.
Liquidação e fim do exercício
O que foi empenhado, liquidado e não pago até 31 de dezembro vira restos a pagar processados. O que foi empenhado e ainda não liquidado vira não processado. Por isso, a data de liquidação muda a classificação da obrigação no balanço e influencia a análise de disponibilidade de caixa para restos a pagar. Liquidar despesa de um exercício no exercício seguinte, ou vice-versa, é erro de competência.
Perguntas que a contabilidade deve se fazer antes de liquidar
- O objeto foi efetivamente entregue ou o serviço efetivamente prestado?
- O atesto vem de quem tem competência e conhecimento para atestar?
- Os valores da nota fiscal conferem com o contrato e o empenho?
- As exigências de regularidade do fornecedor foram cumpridas, conforme o contrato?
- Os comprovantes estão no processo para consulta do controle?