O que é recebimento provisório e definitivo
O recebimento é o momento em que a Administração aceita formalmente o que o contratado entregou. Ele marca a passagem do objeto ao patrimônio e à responsabilidade do órgão e, em regra, antecede o pagamento final. Por isso a lei exige termo escrito e conferência, em duas etapas: uma primeira, mais rápida, e outra definitiva, mais cuidadosa.
Para que serve
As duas etapas separam a entrega física da aceitação final. O recebimento provisório registra que o objeto foi entregue e passou na verificação inicial. O definitivo confirma, depois de verificação mais detalhada, que tudo está de acordo com o contrato. Se o objeto tiver defeito, a Administração ainda pode rejeitá-lo, no todo ou em parte.
Regras do art. 140
- Obras e serviços: o recebimento provisório é feito pelo responsável pelo acompanhamento e pela fiscalização, mediante termo detalhado, quando verificado o cumprimento das exigências de caráter técnico. O definitivo é feito por servidor ou comissão designada pela autoridade, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais.
- Compras: o provisório é feito de forma sumária pelo responsável pelo acompanhamento e fiscalização, com verificação posterior da conformidade do material; o definitivo, por servidor ou comissão, mediante termo detalhado.
Pontos de atenção da lei
- O objeto pode ser rejeitado, no todo ou em parte, se estiver em desacordo com o contrato (§ 1º).
- O recebimento não exclui a responsabilidade civil pela solidez e segurança da obra ou do serviço, nem a responsabilidade ético-profissional (§ 2º).
- Os prazos e os métodos de recebimento são definidos em regulamento ou no contrato (§ 3º).
- Ensaios, testes e demais provas exigidos por normas técnicas oficiais correm por conta do contratado, salvo disposição em contrário (§ 4º).
- O recebimento definitivo de projeto não exime o projetista da responsabilidade objetiva por falhas (§ 5º).
- Em obra, o recebimento definitivo não exime o contratado, pelo prazo mínimo de 5 anos, da responsabilidade objetiva pela solidez e segurança dos materiais e serviços e pela funcionalidade da obra (§ 6º).
Como funciona na prática
- O contratado comunica a conclusão da entrega ou da etapa.
- O fiscal confere contrato, proposta e termo de referência, verifica quantidade, qualidade e prazo e faz os testes exigidos.
- Se estiver tudo certo, emite o termo de recebimento provisório. Se houver pendências, registra-as e fixa prazo para correção, usando o registro de ocorrências.
- Passado o prazo de observação previsto, servidor ou comissão designada faz a verificação detalhada.
- Emite o termo de recebimento definitivo, assinado por quem foi designado.
- Só então o gestor libera a garantia e o pagamento final, conforme o contrato.
Exemplo ilustrativo: uma prefeitura de pequeno porte recebe um lote de computadores para as escolas. No provisório, o fiscal confere sumariamente a quantidade e a embalagem. Depois, a comissão testa o funcionamento e compara as especificações com o termo de referência; só então assina o definitivo, e a nota é liberada para pagamento.
Relação com o pagamento
O contrato define quando se paga cada parcela e como se mede o que foi executado. O pagamento segue a ordem cronológica prevista no art. 141. Lembre que a garantia contratual só deve ser liberada depois do recebimento definitivo.
Diferença entre recebimento provisório e definitivo
O provisório é rápido e verifica o cumprimento inicial; o definitivo é detalhado e comprova o atendimento integral das exigências. Quem assina também muda: o responsável pela fiscalização no provisório, servidor ou comissão designada no definitivo. Para a visão do conjunto, veja fiscalização de contratos.
Base legal
Lei nº 14.133/2021, arts. 140 e 141. Prazos e métodos detalhados devem constar do contrato ou do regulamento do ente.
Prazos e critérios: o que deve constar do contrato
Como a lei remete prazos e métodos ao regulamento ou ao contrato (art. 140, § 3º), o texto contratual precisa ser claro. Boas práticas incluem prever, no termo de referência e no contrato, em quantos dias úteis o fiscal fará a verificação inicial, qual o período de observação antes do definitivo, quais testes serão exigidos, como será tratada a rejeição e em quanto tempo o contratado deve corrigir. Contrato silencioso nesses pontos gera conflitos e atrasos de pagamento.
Quem deve compor a comissão de recebimento
Para objetos complexos, convém que a comissão reúna perfil técnico compatível com o objeto (engenharia, tecnologia, saúde, por exemplo) e perfil administrativo para conferir documentos. A designação por portaria, com substitutos, evita que o recebimento fique parado por afastamento de um membro. Mantenha a segregação de funções, para que quem recebe definitivamente tenha independência em relação a quem executou ou apoiou o contratado.
Erros comuns
- Dar recebimento definitivo sem termo detalhado.
- Receber objeto com defeito “para não atrasar”.
- Misturar, na mesma pessoa, o fiscal e quem dá o definitivo, sem controle algum.
- Liberar a garantia antes do recebimento definitivo.
- Deixar de fixar prazos de observação e de correção no contrato.
