O que é segregação de funções
A segregação de funções parte de uma ideia simples de controle: quem executa uma etapa não deve ser quem a confere. Se a mesma pessoa define o objeto, escolhe o fornecedor, atesta a entrega e autoriza o pagamento, um erro ou uma fraude pode passar despercebido, porque ninguém olha o trabalho de ninguém. A Lei nº 14.133/2021 incluiu o princípio entre os que regem as licitações (art. 5º) e o detalhou no art. 7º.
O que a lei determina
O art. 7º, § 1º, determina que a autoridade que designa os agentes das contratações deve observar a segregação de funções, sendo vedada a designação do mesmo agente público para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes. O § 2º estende as regras do caput e do § 1º, inclusive os requisitos de designação, aos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno.
A lei não lista quais funções são incompatíveis. Cabe a cada órgão identificar, no seu fluxo, os pontos de maior risco e separar quem faz de quem confere.
Quem deve observar
A responsabilidade começa na autoridade máxima do órgão (ou quem as normas de organização indicarem), que designa agentes e promove a gestão por competências (art. 7º, caput). Mas todos os integrantes da primeira linha de defesa convivem com o princípio no dia a dia: agente de contratação, equipe de apoio, fiscal e gestor do contrato, ordenador de despesa.
Como aplicar na prática
- Mapeie o fluxo da contratação, do DFD ao pagamento.
- Identifique os pontos de risco: definição do objeto, pesquisa de preços, julgamento, fiscalização, atesto, liquidação e pagamento.
- Separe os papéis: quem pesquisa preços não julga; quem fiscaliza não paga; quem autoriza a despesa não atesta o recebimento.
- Formalize as designações por portaria, com atribuições claras, e registre a lógica no regulamento do órgão.
- Revise periodicamente, porque férias, licenças e mudanças de equipe quebram a separação sem que ninguém perceba.
Exemplo ilustrativo: numa prefeitura de pequeno porte com poucos servidores, o mesmo setor recebia a nota, atestava o serviço e processava o pagamento. A solução foi simples: o fiscal designado atesta a execução, e um servidor de outro setor confere a documentação e processa o pagamento. Sem aumentar o quadro, criou-se uma dupla checagem.
O desafio dos municípios pequenos
Em estruturas enxutas, é comum faltar gente para separar tudo. A segregação não exige um servidor para cada etapa em todas as situações; exige que o órgão desenhe controles compensatórios: conferência por outra pessoa, revisão pela assessoria jurídica ou pelo controle interno, uso de sistema que registre quem fez cada ato e consórcios ou cooperação entre entes para compartilhar equipe. O importante é documentar a escolha e o motivo.
Segregação de funções e linhas de defesa
O princípio conversa diretamente com as linhas de defesa do art. 169: a primeira linha opera, a segunda orienta e controla, a terceira audita. Se a mesma pessoa ocupa papéis em mais de uma camada, o modelo perde força. Também se relaciona com a governança das contratações, de responsabilidade da alta administração.
Erros comuns
- Designar o mesmo servidor como agente de contratação, fiscal e gestor do mesmo contrato.
- Permitir que quem atesta a entrega também libere o pagamento.
- Entender que, por ser município pequeno, o princípio “não se aplica”.
- Não aplicar as mesmas regras ao jurídico e ao controle interno, como manda o art. 7º, § 2º.
- Designar agentes por simples afinidade, sem checar os requisitos do art. 7º (por exemplo, vínculos com contratados habituais).
