Empenho da despesa

O empenho é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição (Lei 4.320/1964, art. 58). Ele reserva a dotação para aquela despesa e antecede a liquidação e o pagamento.

Regras básicas

• Limite: o empenho não pode exceder o limite dos créditos concedidos (art. 59).
• Prévio: é vedada a realização de despesa sem prévio empenho (art. 60). A emissão da nota de empenho pode ser dispensada apenas em casos especiais previstos em legislação específica (§1º).
• Documento: para cada empenho se extrai a nota de empenho, com nome do credor, especificação e importância da despesa e a dedução do saldo da dotação (art. 61).
• Constituição: são vedadas a realização de despesas ou a assunção de obrigações diretas que excedam os créditos orçamentários ou adicionais (art. 167, II).

Modalidades

A Lei 4.320 prevê o empenho por estimativa, quando o valor não pode ser determinado (por exemplo, consumo de energia), e o empenho global, para despesas contratuais sujeitas a parcelamento (art. 60, §§2º e 3º). O ordinário é o de valor certo, pago de uma vez.

LRF e fim de mandato

A criação de despesa que aumente gasto precisa de estimativa de impacto e declaração do ordenador, e essas exigências são condição prévia para o empenho e a licitação (LRF, art. 16, §4º, I). Nos dois últimos quadrimestres do mandato, é vedado contrair obrigação que não possa ser cumprida integralmente dentro dele, ou com parcelas no exercício seguinte sem disponibilidade de caixa (LRF, art. 42). O texto atual da Lei 4.320 também veda aos Municípios empenhar, no último mês do mandato, mais que o duodécimo da despesa prevista (art. 59, §1º).

Erros comuns

• Empenhar depois de a despesa ter sido realizada (empenho “a posteriori”), o que contraria a vedação do art. 60.
• Usar empenho global ou por estimativa para despesas que poderiam ter valor certo.
• Empenhar sem saldo na dotação ou na fonte de recursos correta.
• Deixar empenhos antigos “parados”, sem liquidar nem cancelar, inflando os restos a pagar.
• Assumir contratos no fim do mandato sem checar a regra do art. 42 da LRF.

O empenho na rotina da prefeitura

Na vida real, o empenho é a primeira porta que toda despesa precisa atravessar. Antes de comprar, contratar ou prestar um serviço, o setor de contabilidade verifica se há dotação, saldo e fonte de recursos, e emite a nota de empenho. É nesse momento que o dinheiro fica “reservado” para aquele compromisso, impedindo que a mesma dotação seja usada duas vezes. Sem empenho, não há despesa regular.

Passo a passo do empenho

1. Necessidade e autorização. A secretaria solicita a despesa, e a autoridade competente ou o ordenador a autoriza.
2. Conferência orçamentária. A contabilidade confere dotação, saldo, fonte e classificação (natureza, função, programa).
3. Documentos exigidos. Se a despesa gera aumento de gasto, verificam-se a estimativa de impacto e a declaração do ordenador (LRF, art. 16).
4. Emissão da nota de empenho. O sistema gera o documento com credor, especificação, valor e dedução do saldo da dotação.
5. Entrega ao fornecedor. A nota é encaminhada, junto com o contrato, a ordem de fornecimento ou a autorização.
6. Acompanhamento. Execução do objeto, liquidação e pagamento. Se a despesa não se realizar, o empenho pode ser anulado.

Exemplo hipotético: uma prefeitura de pequeno porte compra materiais de escritório. A contabilidade confere que há saldo na dotação e emite empenho pelo valor do contrato. O fornecedor entrega, o fiscal atesta, a despesa é liquidada e paga. Se o contrato for reduzido, a parte do empenho que não será usada deve ser anulada, devolvendo o saldo à dotação.

Empenho ordinário, global e por estimativa

A Lei 4.320/1964 prevê três formas. O empenho ordinário tem valor certo e é pago de uma vez. O por estimativa serve a despesas cujo valor não se pode determinar de antemão, como consumo de energia e água. O global é usado em despesas contratuais e outras sujeitas a parcelamento, como contratos de prestação de serviços de duração determinada. O gestor deve escolher a modalidade que melhor reflete a natureza da despesa, e não a que for mais conveniente.

Diferença entre empenho, contrato e nota fiscal

• Empenho: ato orçamentário que reserva a dotação e cria a obrigação de pagamento.
• Contrato: instrumento jurídico que define direitos, deveres, prazos e preços entre Administração e fornecedor.
• Nota fiscal: documento do fornecedor que comprova a venda ou prestação, base para a liquidação.

Os três se complementam, e a ausência de um deles, principalmente do empenho, compromete a regularidade da despesa. Veja também nota de empenho.

Cuidados no fim do mandato

O último ano de gestão exige atenção redobrada. Além da vedação do art. 42 da LRF, o texto atual da Lei 4.320 limita o empenho, nos Municípios, no último mês do mandato (art. 59, § 1º), conforme já exposto. O gestor que assume compromissos sem lastro de caixa deixa dívida para o sucessor e pode responder pessoalmente. Antes de empenhar contratos de longa duração no segundo semestre do último ano, confira a regra dos dois últimos quadrimestres.