O que é nota de empenho
A nota de empenho é o documento que formaliza o empenho da despesa. A Lei 4.320/1964 determina que, para cada empenho, se extraia um documento denominado nota de empenho, que indicará o nome do credor, a especificação e a importância da despesa, bem como a dedução desta do saldo da dotação própria (art. 61). Em termos simples, é o “recibo” de que o município reservou dinheiro do orçamento para pagar determinado credor por determinado fim.
Para que serve
A nota de empenho dá segurança a todos: ao fornecedor, porque comprova a existência de crédito orçamentário; ao gestor, porque documenta o compromisso e o saldo restante; e aos órgãos de controle, porque permite rastrear cada despesa. É também o ponto de partida do ciclo seguinte: liquidação e pagamento.
O que o MCASP acrescenta
- Em casos como a folha de pagamento, em que seria impraticável emitir um empenho para cada credor, o empenho pode ficar arquivado em banco de dados, com formatação e modelo oficial do ente.
- É recomendável constar do contrato o número da nota de empenho, que dá ao credor a garantia de crédito orçamentário disponível.
- Nos casos em que o contrato é facultativo, a lei de licitações admite substituí-lo pela nota de empenho, hipótese em que o empenho representa o próprio contrato.
Nota de empenho como contrato
A Lei 14.133/2021 estabelece que o instrumento de contrato é obrigatório, salvo nas hipóteses de dispensa de licitação em razão de valor e de compras com entrega imediata e integral dos bens adquiridos e dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica, casos em que a Administração poderá substituí-lo por outro instrumento hábil, como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço (art. 95). Por isso, a nota de empenho deve conter as informações essenciais do objeto, do prazo e das condições, pois pode funcionar como instrumento contratual.
Como funciona na prática
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que adquire material de limpeza por dispensa de pequeno valor, com entrega imediata. O roteiro é:
- O processo é instruído com a justificativa, a pesquisa de preços e a escolha do fornecedor.
- A contabilidade verifica o saldo da dotação e emite a nota de empenho, indicando o credor, a descrição dos itens, o valor, a dotação e a fonte.
- A nota é enviada ao fornecedor, que entrega os itens no prazo.
- O setor recebedor confere os produtos e atesta o recebimento.
- A despesa é liquidada e paga, e a nota de empenho vai ao processo.
Se o valor empenhado for insuficiente, o empenho pode ser reforçado; se exceder o realizado, é anulado parcialmente.
Base legal
- Lei 4.320/1964, arts. 58 a 61.
- MCASP, 11ª edição.
- Lei 14.133/2021, art. 95.
Diferença entre nota de empenho, contrato e ordem de compra
O contrato disciplina direitos e obrigações das partes, com cláusulas detalhadas. A nota de empenho comprova a reserva de crédito, e, quando a lei permite, substitui o contrato. A ordem de compra ou de serviço é a determinação operacional de execução. Podem andar juntas, mas têm funções diferentes. Veja também reserva de dotação e anulação de empenho.
Conteúdo mínimo e boas práticas
Além do exigido pela lei, é recomendável que a nota traga a dotação orçamentária, a natureza da despesa, a fonte de recursos, o número do processo, o número do contrato ou da ata e o prazo de entrega. Quando funciona como contrato, deve também indicar condições de pagamento e sanções. A emissão deve ser feita por servidor autorizado, com assinatura do ordenador de despesa ou de quem ele delegar, e a numeração deve ser sequencial, para dar rastreabilidade.
Exemplo ilustrativo: nota de empenho como contrato
Imagine que uma prefeitura de pequeno porte compre materiais de escritório por dispensa em razão do valor, com entrega imediata e integral. O processo reúne a justificativa da necessidade, a pesquisa de preços, a escolha do fornecedor e a verificação de saldo. A contabilidade emite a nota de empenho com a identificação completa do fornecedor, a descrição dos itens, quantidades, valores unitários e totais, o prazo de entrega, o local, as condições de pagamento e a dotação. O fornecedor recebe a nota por meio eletrônico, entrega os itens e a nota fiscal. O servidor responsável confere, atesta e encaminha para liquidação. Como o objeto foi entregue de forma integral e imediata, não há obrigação futura, e a nota de empenho cumpre o papel de instrumento hábil, dispensando contrato formal. Se houvesse obrigações futuras, como assistência técnica prolongada, o contrato seria necessário.
Nota de empenho e transparência
Os dados dos empenhos devem ser divulgados em meios eletrônicos de acesso público, em tempo real, conforme a Lei Complementar 131/2009, que alterou a LRF para exigir a disponibilização de informações pormenorizadas sobre a execução orçamentária e financeira. Isso inclui o número do empenho, o credor, o objeto e o valor. A qualidade da descrição da nota de empenho é, portanto, também uma questão de transparência: descrições vagas dificultam o controle social, enquanto descrições claras permitem que qualquer pessoa entenda o que foi comprado e por que preço.
Rotina de conferência
Vale instituir uma rotina simples de conferência: antes de emitir a nota, checar o saldo e a fonte; ao emitir, verificar a descrição e os dados do credor; após a entrega, conferir se o valor liquidado coincide com o empenhado; e, no fim do contrato ou do exercício, analisar os saldos de empenhos para eventual anulação. Essa disciplina reduz erros, evita saldos esquecidos e melhora a qualidade das informações publicadas.
Erros comuns
- Emitir nota de empenho sem verificar o saldo da dotação.
- Descrição genérica do objeto, que impede o controle e a fiscalização.
- Usar a nota como contrato quando a lei exige instrumento contratual formal.
- Emitir empenho após a prestação do serviço, quando deveria ser prévio.
- Não anular o saldo do empenho que não será utilizado.
- Falta de assinatura ou de identificação do responsável.
