Para reescrever um despacho ou um ofício em linguagem simples, comece pelo leitor e pela ação que ele precisa tomar. Só depois ajuste as palavras. Quando o documento deixa a pessoa sem saber o que fazer, o resultado costuma ser telefonema, volta ao balcão e outro despacho.
O método abaixo tem seis passos e serve para ofícios, notificações, despachos e avisos. Antes dele, vale conhecer o que a legislação já diz sobre o assunto.
O que a lei já pede de um texto público
A Lei 13.460/2017 trata dos direitos do usuário de serviços públicos. Ela inclui entre as diretrizes a “utilização de linguagem simples e compreensível, evitando o uso de siglas, jargões e estrangeirismos” (art. 5º, inciso XIV). A lei vale para a administração direta e indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios (art. 1º, § 1º).
A Política Nacional de Linguagem Simples foi instituída pela Lei 15.263/2025. Ela alcança a administração direta e indireta de todos os Poderes e entes federativos. O art. 5º lista técnicas de redação, como frases curtas, voz ativa, jargão explicado ou trocado e teste com o público-alvo.
A Lei Complementar 95/1998 trata da redação das leis. Ela pede clareza, precisão e ordem lógica nas disposições normativas (art. 11). Por ser federal, sua aplicação obrigatória a atos do município depende da lei local.
A Constituição Federal inclui a publicidade entre os princípios da administração pública. Também exige que a divulgação de atos e serviços tenha caráter educativo, informativo ou de orientação social (art. 37, caput e § 1º).
Passo a passo para reescrever o documento
Aplique a sequência a cada despacho ou ofício, na ordem em que aparece. Cada passo tem uma pergunta de controle.
- Identifique o leitor e a ação. Escreva, em uma linha, quem vai ler e o que essa pessoa precisa fazer depois. Se não conseguir resumir, o texto ainda não está pronto. O guia federal de linguagem simples dos Estados Unidos, no Digital.gov, chama de primeira regra escrever para o público do conteúdo.
- Coloque a informação principal no início. Abra com a decisão, o pedido ou o prazo. Deixe o histórico e a fundamentação para depois. O mesmo guia recomenda começar pelo propósito e pelo ponto central.
- Troque o jargão por palavras comuns. Prefira “com” a “mediante” e “para” a “a fim de”. Mantenha o termo técnico quando não houver equivalente exato, e explique-o na primeira vez. A Lei Complementar 95 admite a nomenclatura própria da área quando o assunto é técnico.
- Use frases curtas e voz ativa. Escreva “o requerente deve enviar”, não “deverá ser enviada pelo requerente”. Troque “procedemos à análise” por “analisamos”: o guia americano trata disso como verbos escondidos. Como parâmetro editorial, mire frases de até 25 palavras.
- Organize com títulos e listas. Use lista numerada para as etapas, na ordem em que acontecem. Use lista simples para os documentos exigidos. Destaque prazo, local e documentos em linhas próprias, para que o olho os encontre.
- Revise com um leitor real. Entregue o texto a alguém de fora do setor. Pergunte o que ele faria a seguir. Se a resposta divergir do esperado, reescreva o trecho e repita a leitura com outra pessoa.
Antes e depois: dois exemplos
Ofício, antes: “Em atenção ao expediente em epígrafe, cumpre-nos informar que, após análise dos documentos acostados, verificou-se a ausência de comprovante de residência, razão pela qual solicita-se a regularização no prazo de dez dias, sob pena de arquivamento.”
Ofício, depois: “Seu pedido está parado porque falta o comprovante de residência. Envie o documento em até dez dias para [local ou canal]. Se o documento não chegar nesse prazo, o pedido será arquivado.”
O conteúdo jurídico é o mesmo: a pendência, o prazo e a consequência. Mudaram a ordem, o tratamento direto ao leitor e o tamanho das frases. O local de entrega, que antes ficava implícito, agora aparece.
Despacho, antes: “Defiro o pedido de licença, conforme o parecer jurídico anexado ao processo, e determino o envio dos autos à Divisão de Pessoal para as providências cabíveis.”
Despacho, depois: “Pedido de licença aprovado, conforme o parecer jurídico anexado ao processo. Envie o processo à Divisão de Pessoal para as providências.”
Quando o ato exigir fundamento legal, ele permanece no texto. A simplificação muda a forma de dizer, não o que foi decidido.
Erros comuns ao simplificar
- Cortar o fundamento legal. A referência exata à norma dá segurança. Mantenha-a e acrescente uma frase dizendo o que a norma determina.
- Trocar termo com efeito jurídico sem consulta. Palavras como “deferir” e “sobrestar” podem ter efeito processual. Valide a troca com a procuradoria.
- Encurtar sem organizar. Um texto curto que esconde a ação no fim continua difícil. A ordem importa tanto quanto o tamanho.
- Padronizar sem testar. Um modelo copiado em cem documentos multiplica o erro. Teste antes de replicar.
Como aplicar no seu município
Comece pelos documentos que mais chegam ao cidadão: notificações, respostas a pedidos e comunicados de pendência. Um trabalho de consultoria em linguagem simples no setor público, por exemplo, costuma partir desse diagnóstico e reescrever os modelos de maior uso.
Depois de aprovada, cada versão vira um modelo padrão. Quando o texto produzir efeito jurídico, a procuradoria ou a assessoria jurídica deve validar a versão final. Registre os termos técnicos mantidos e a explicação adotada, para que outros servidores reproduzam o padrão.
As equipes de balcão e telefone ajudam a escolher os modelos, porque conhecem as dúvidas que se repetem. Esse é o ponto de contato com o atendimento humanizado e a experiência do usuário.
Atenção: cada município tem lei própria. Confira a lei orgânica, os decretos e qualquer regulamentação local da Lei 15.263/2025 antes de padronizar os modelos.
